Du DataDock au Cofrac : les obligations d’aujourd’hui et celles de demain.

— mise à jour de l’article le 28 juin 2021 —

DataDock, Cofrac, Qualiopi, sept critères, 32 indicateurs… Disons-le tout net, les organismes de formation sont bousculés par le nouveau Décret Qualité introduit par réforme de la formation professionnelle. On fait le point ensemble sur les obligations encore en vigueur aujourd’hui et celles qui prendront effet au 1er janvier 2021 (désormais 1er janvier 2022) suite à l’adoption de ce décret. Il faudra cependant être prêt avant fin 2020 (désormais fin 2021), car votre transformation intérieure, qui doit se voir de l’extérieur, ne pourra pas se faire en quelques semaines. Il est donc primordial d’anticiper pour être fin prêt en temps voulu.

Par Sarah Hafiz d’après une analyse croisée avec Valérie Gonzalez d’OK Solution.

Ce qu’il faut retenir en résumé des changement liés au nouveau Décret Qualité introduit par la réforme de la formation professionnelle :

• Le numéro de déclaration d’activité auprès de la Direccte reste et restera obligatoire. Un bilan pédagogique et financier annuel doit toujours être transmis dans le cadre d’une activité de formateur ou de centre de formation.
• Le référencement au DataDock permet aujourd’hui de bénéficier de financements paritaires (Opco) et publics. Cela sera toujours le cas jusqu’au 31 décembre 2021.
• À partir du 1er janvier 2022, il faudra avoir décroché la certification Qualiopi basée sur le Référentiel national de certification Qualité (RNCQ) pour continuer à bénéficier de financements paritaires et publics. Il faudra être prêt (bien) avant cette date, car il risque d’y avoir un engorgement en fin d’année.

La date à laquelle la certification Qualiopi sera indispensable pour bénéficier des financements publics et paritaires a été reportée au 1er janvier 2022 par l’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 (voir ci-dessous).

Nous allons maintenant entrer dans le détail des différentes évolutions liées au nouveau Décret Qualité introduit par la réforme de la formation professionnelle. Cela vous permettra d’anticiper au mieux les démarches administratives ou certifications à mettre en place pour continuer à exercer au mieux votre activité de formateur ou de centre de formation.

Toujours obligatoire : le numéro de déclaration d’activité à la Direccte

Jusqu’au 1er janvier 2017, seule une déclaration d’activité auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) était nécessaire pour exercer une activité de formation et prétendre à un financement des Opca (devenus Opco). Cette démarche administrative, et les obligations qui lui sont liées restent obligatoires dans le cadre du nouveau Décret Qualité introduit par la réforme de la formation professionnelle.

Un enregistrement, pas un agrément. Le numéro de déclaration d’activité (NDA) obtenu est un numéro d’enregistrement. Il n’est pas un agrément ni une habilitation de l’État. Il n’y a pas de contrôle automatique de l’État après sa délivrance. Des contrôles ciblés peuvent cependant avoir lieu en cas de présomption de fraude.

Toujours nécessaire. Cette demande de déclaration reste la première démarche obligatoire à réaliser lors de la création d’un organisme de formation.

Pour ne pas perdre son numéro d’activité. Premièrement, chaque année, vous devez avoir exercé au moins une activité de formation. Deuxième obligation : vous devez envoyer à l’administration votre bilan pédagogique et financier retraçant votre activité d’organisme de formation. Sans quoi ce numéro sera déclaré caduc et il vous faudra déposer une nouvelle demande de déclaration d’activité.

Exonération de TVA. Le numéro de déclaration d’activité ne suffit pas à lui seul pour bénéficier de l’exonération de TVA. Un document Cerfa complémentaire, le n° 3511, intitulé « Demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue » est à adresser au Service des Impôts des entreprises.

Depuis 2017 : le DataDock, non obligatoire, mais conseillé

À partir du 1er janvier 2017, une première pierre est posée en matière de contrôle de la qualité des organismes de formation. C’est un vrai changement issu de la loi du 5 mars 2014, détaillé dans le décret Qualité du 30 juin 2015 . L’ensemble des financeurs de la formation (paritaires et publics) ont l’obligation d’exercer un contrôle des organismes de formation avec lesquels ils travaillent.

Certifications Qualité ou DataDock. Les Opca/Opco et autres financeurs publics se sont concertés en 2016 pour créer la même année un catalogue de référence commun. En répondant aux 21 indicateurs du DataDock, l’organisme de formation référencé démontre qu’il remplit les six critères exigés. Il s’agissait de détailler les éléments de preuves à fournir par l’organisme de formation. Les financeurs pouvaient piocher leurs organismes de formation dans ce catalogue tout en ajoutant des indicateurs qui leur étaient propres.

Le DataDock n’est pas la seule voie pour répondre à ces six critères. L’obtention de labels ou certifications Qualité répertoriés à l’origine par le Cnefop (Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnels) permet également d’y répondre. Ces labels et certifications, désormais suivis par France Compétences, donnent lieu à un renouvellement après un audit documentaire à distance, ou éventuellement dans l’organisme de formation. C’est différent pour le DataDock : la démarche est réalisée une seule fois.

Pas une certification ni label. Le DataDock est un référencement. Ce n’est ni un label ni une certification qui permettrait d’attester de la qualité d’une formation ou d’une qualification. Les labels justement prévoient des audits réguliers d’évaluation de maintien de la qualité afin d’être garants d’une certaine exigence.

Une démarche faite à distance. Pour le DataDock, les pièces administratives sont déposées sur une plate-forme en ligne. C’est également le cas actuellement pour certains labels et certifications listés par le Cnefop/France Compétences.

Autres obligations à respecter. Les organismes de formation sont également contrôlés par les financeurs en matière de respect des obligations légales des organismes de formation : un règlement intérieur, un programme de formation, remise d’un certain nombre d’informations et de documents avant l’inscription ; l’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation ; l’ingénierie pédagogique, l’innovation des moyens mobilisés, tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues.

Un OF sans référencement au DataDock. Un OF qui ne travaille pas avec des financeurs publics et paritaires de la formation peut continuer à exercer avec son seul numéro de déclaration d’activité (NDA). Les actions de formation achetées par les entreprises pour leurs collaborateurs entrent dans l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel à réaliser tous les 6 ans pour chaque salarié, dès lors que l’OF dispose de ce numéro et respecte le cadre de l’action de formation professionnelle continue.

2022 : la (quasi) incontournable certification Qualiopi

La certification unique a désormais un nom : Qualiopi. Il était courant d’utiliser le terme de certification « Cofrac », par abus de langage. Le Comité français d’accréditation (Cofrac) ne délivre pas de certification. Il accrédite les organismes certificateurs autorisés à le faire.

Si de nombreux organismes de formation étaient déjà très investis dans leur démarche qualité, ils désormais devront avoir obtenu une certification sur la base du Référentiel national de certification Qualité des actions concourant au développement des compétences (RNCQ)* pour bénéficier des financements paritaires ou publics. C’est une certification basée sur un référentiel unique. La certification Qualiopi permettra d’accéder à tous les financements paritaires sans autre procédure. Avec le DataDock, l’organisme financeur pouvait rajouter des critères qui lui étaient propres. 

Financements publics et paritaires. Disposer de la certification Qualiopi basée sur les critères du référentiel national de certification Qualité sera exigé aux organismes de formation pour qu’ils puissent bénéficier de financements des opérateurs de compétences (Opco, auparavant Opca), de l’État, des régions, de la Caisse des dépôts et consignations, de Pôle emploi ou de l’Agefiph.

7 critères et 32 indicateurs. Le Référentiel national de certification Qualité, détaillé dans l’annexe du Décret du 6 juin 2019 liste 7 critères qui sont détaillés en 32 indicateurs. 6 critères sont dans la lignée de ceux exigés pour obtenir le DataDock. Le critère n°6 intitulé “L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel” est relativement nouveau. Il consiste à détailler les obligations liées à la veille opérée par l’organisme de formation : veille juridique, veille sur l’évolution des compétences et veille sur l’innovation pédagogique. Les six autres critères consistent à communiquer sur son offre de manière claire et transparente, à proposer des formations adaptées aux besoins spécifiques des apprenants, à accompagner les apprenants à chaque étape du parcours de formation, à offrir un cadre qui se prête bien aux apprentissages et aux sessions de formation, à former en continue l’équipe qui constitue son organisme de formation et à prendre en compte les retours des apprenants afin de s’inscrire dans une démarche de remise en question continue.

Audit préalable sur site. L’organisme certificateur contrôle les données transmises par l’OF et réalise un audit sur site pour s’assurer que ce qui est déclaré est bien mis en œuvre et correspond au RNCQ.

Audit de surveillance un an après. Entre 14 et 24 mois après, l’organisme certificateur s’assure du maintien des actions déclarées auparavant. Sauf cas particulier, il peut être réalisé à distance.

Audit de renouvellement tous les 3 ans. La certification Qualiopi est délivrée pour 3 ans. À son terme, un nouvel audit sur place est réalisé pour vérifier que tous les éléments de preuve sont bien conformes au Référentiel unique. L’organisme de formation peut à ce moment-là changer de certificateurs.

Le coût. Il faudra compter à partir de 1500 euros pour l’audit initial et un audit de suivi pour un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros HT annuel. Le tarif se base sur le nombre de journées d’intervention de l’organisme certificateur, qui dépend de la taille de l’entreprise. L’Arrêté du 6 juin 2019 fixe le cadre.

Perdre sa certification. La certification Qualiopi pourra être suspendue ou retirée, si l’organisme certificateur détecte lors de l’audit de surveillance des non-conformités aux 7 critères et 32 indicateurs de qualité.

Sans certification. Sans certification Qualiopi, l’organisme de formation ne peut pas bénéficier de financements paritaires ou publics. Il peut toujours travailler comme prestataire de formation pour les entreprises gérant leurs propres plans de développement de compétences. Cependant, cette certification sera très certainement exigée par les services chargés de la formation à l’avenir.

Le ministère du Travail a publié une première liste des organismes certificateurs qui sont autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) à démarrer les activités de certification des prestataires d’actions de formation, de bilans de compétences, d’actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et de formations par apprentissage. Cette liste sera complétée au fur et à mesure. Nous aurons l’occasion d’en reparler dans nos prochains articles.

* Le Référentiel national de certification qualité des actions concourant au développement des compétences (RNCQ) est détaillé en annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences.

** L’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 reportant la date d’exigence de la certification Qualiopi du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022.

Pour aller plus loin :

1. « Du DataDock au Cofrac : les obligations d’aujourd’hui et celles de demain »
2. « Critère n°1 de la Certification Qualité : communiquer sur son offre »
3. « Critère n°2 de Qualiopi : proposer des formations adaptées aux besoins »