Mise à jour du 9 avril 2020 : l’entrée en vigueur de Qualiopi, certification nécessaire pour bénéficier de financements publics et paritaires, a été repoussée au 1er janvier 2022 (prévue initialement le 1er janvier 2021) conformément aux mesures annoncées dans l’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020.
Pouvez-vous nous dire quels sont les métiers de Ok Solution ?
Ok Solution est une entreprise qui accompagne les professionnels de formation dans tous les aspects liés à leur activité de formation : depuis la création leur activité et l’obtention d’un numéro d’activité jusqu’à l’obtention d’une certification qualité.
Certains organismes de formation choisissent d’être accompagnés par nos soins et d’autres préfèrent suivre nos formations en certification, gestion administrative, etc. pour acquérir les compétences nécessaires et devenir autonomes.
De quelle manière Ok Solution accompagnera les organismes de formation vers l’obtention d’une certification qualité ?
Notre expertise dans le domaine qualité nous permet d’accompagner les organismes de formation pour les aider à obtenir une certification ou à être référencés dans le DataDock.
Nous disposons d’une équipe de spécialistes de la qualité en formation. Ces dernièr/es sont à même de traduire un vocabulaire très technique propre au monde de la qualité en un langage simple à comprendre pour les organismes de formation.
Pour cela, nous réalisons dans un premier temps un entretien avec les organismes de formation pour connaitre leurs objectifs et la manière dont ils travaillent.
Par la suite, nous réalisons un audit de la situation et analysons différents éléments tels que l’engagement des collaborateurs dans la démarche qualité. Par ailleurs, nous vérifions les éléments de preuve nécessaires à l’obtention d’une certification qualité.
Nous aidons nos clients à constituer un dossier de candidature que nous pouvons même déposer à leur place s’ils le souhaitent.
Lorsqu’il s’agit d’une certification nécessitant un audit sur site, nous pouvons réaliser un audit à blanc dans les mêmes conditions que celles qui auront lieu le Jour-J. Ces entraînements permettent de relever des failles et de les corriger afin que tout se déroule au mieux lorsque le « vrai » audit aura lieu.
Durant un audit, nous pouvons nous substituer au rôle du responsable qualité et ainsi répondre à toutes les interrogations de l’auditeur.
Pourriez-vous dans un premier temps nous expliquer quelle est la différence entre une certification qualité et le DataDock ?
Le DataDock est une première marche vers la certification qualité. Contrairement aux certifications de type CNEFOP ou encore celle issues du Référentiel National Qualité, le DataDock est une procédure « one shot » qui n’a pas besoin d’être renouvelée.
L’effort à fournir de la part de l’organisme de formation est par conséquent plus limité. En effet, le DataDock est un processus qui ne nécessite que l’envoi de pièces administratives par voie électronique.
A contrario, la certification qualité vise à vérifier le mode de fonctionnement d’un organisme de formation et sa capacité à répondre « sur le terrain » aux critères qualité.
Parce qu’elle a lieu de manière récurrente (tous les 3 ou 4 ans), la certification incite les organismes de formation à maintenir un certain niveau de qualité dans le temps. Enfin, cette démarche nécessite un audit sur site, il y a donc un véritable échange avec l’auditeur contrairement au DataDock.
La certification CNEFOP était une étape supplémentaire dans l’escalier de la qualité. Au dessus des exigences du DataDock et un peu en dessous des exigences du Référentiel National (RNCQ).
La démarche reste similaire par rapport à l’audit régulier du niveau de qualité.
Le RNCQ est légèrement amélioré par rapport au référentiels existants jusque là (7 critères – jusqu’à 32 indicateurs).
De plus, l’audit se déroulera obligatoirement en présentiel (c’est une nouveauté par rapport à beaucoup des référentiels « CNEFOP » qui préféraient proposer un audit en ligne – raisons économiques oblige).
Lire aussi : Du DataDock au Cofrac : les obligations d’aujourd’hui et celles de demain.
Quels sont, selon vous, les critères de choix d’un organisme certificateur pour un organisme de formation ?
Choisir un organisme certificateur sera uniquement une mise en concurrence parmi ceux qui seront positionnés sur ce marché (et le nombre d’acteurs ne sera pas très important !).
La liste des organismes accrédités par le Cofrac sera publiée sur leur site internet et je pense qu’ils communiqueront largement sur cela 😉! Précisons toutefois que la durée des audits sera fixée préalablement par le législateur.
Outre ces éléments, l’organisme de formation peut s’appuyer sur d’autres critères tels que la relation qu’il entretient avec l’organisme certificateur, la situation géographique de celui-ci ou encore son intégration dans un réseau régional ou national.
Pouvez-vous expliquer la définition du nouveau critère « L’inscription du prestataire dans son environnement professionnel » ?
Le nouveau critère signifie que l’organisme de formation est forcément intégré au sein d’un environnement socio-économique, et doit donc être « connecté » à ce qui l’entoure (et le prouver !).
Concrètement, cela signifie qu’il doit se tenir informé avec les évolutions de son secteur, suivre des formations pour améliorer ses compétences de formateur, suivre des blogs ou sites internet sur son métier.
Il s’agit de prouver à l’auditeur que l’organisme de formation ne vit pas en « autarcie » et qu’il n’est pas isolé, arrêté sur ses acquis et cherche en permanence à s’améliorer et à entretenir ses compétences.
Lire aussi : Les 7 critères Qualiopi : ce qu’il faut savoir
Quels conseils donneriez-vous aux organismes de formation qui souhaitent obtenir une certification qualité (par exemple, les premières étapes à mettre en œuvre) ?
La première étape consiste à comprendre ce qu’est une démarche qualité et de mener une analyse de son organisme de formation et comprendre la manière dont il fonctionne.
Par la suite, il est nécessaire d’adopter une vision globale et de prendre le recul nécessaire pour déterminer comment répondre de manière simple aux exigences qualité.
Le référentiel qualité ne concerne que les organismes de formation qui souhaitent bénéficier de fonds publics et paritaires, conseillez-vous malgré tout aux autres OF d’entamer cette démarche ?
Oui, nous recommandons également aux organismes de formation qui ne sont pas contraints légalement à obtenir une certification qualité d’entamer cette démarche.
En effet, l’obtention d’une certification peut constituer un avantage concurrentiel pour un organisme de formation car c’est un gage de confiance supplémentaire pour rassurer un client.
De plus, cela montre que si vous êtes experts dans votre domaine d’enseignement, vous êtes aussi expert en pédagogie et que votre organisation est tournée vers le « client » (et pas uniquement le contenu de vos formations). Par exemple, si une entreprise hésite entre deux formateurs qui offrent la même prestation et disposent d’un même niveau d’expertise, la certification peut réellement faire une différence.
Le mot de la fin ?
Nous savons qu’entamer une démarche qualité n’est pas une chose aisée et que certains organismes de formation appréhendent cette étape. C’est important pour nous de rassurer les organismes de formation.
Beaucoup d’entre eux dispensent déjà des formations de qualité et l’obtention d’une certification ne sera qu’une formalité !
L’auditeur est un individu comme un autre, dont la mission très cadrée est de s’assurer de la conformité d’un organisme de formation par rapport à un référentiel.
Du fait de la récurrence de sa mission, il a également tout intérêt à établir une relation de confiance avec l’organisme de formation. Il s’agit donc d’une relation gagnant/gagnant !
