L’interview de Gilles Trichet : « J’ai décroché Qualiopi en tant que formateur indépendant » 

Parmi les premiers défricheurs, Gilles Trichet a décroché sa certification Qualiopi le 3 février 2020, alors qu’elle ne sera exigée que le 1^er janvier 2022* pour bénéficier de financements publics et mutualisés. Les particularités de son parcours : il disposait déjà d’une certification inscrite sur la liste Cnefop, il n’avait pas de locaux et il a dû lever une non-conformité relevée pendant l’audit. Explications, partage d’expérience et analyse de Gilles Trichet, consultant indépendant jusqu’en 2019, devenu Chef de projet Formation chez Lafayette Associés.

* La date à laquelle la certification Qualiopi sera indispensable pour bénéficier des financements publics et paritaires a été reportée au 1er janvier 2022 par l’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 (voir ci-dessous).

Vous avez « décroché » la certification Qualiopi en tant que consultant indépendant le 3 février 2020, comment avez-vous procédé ?

Je dispose d’une certification qui était inscrite sur la liste du Cnefop

En tant que formateur indépendant, je disposais de la certification ICPF qui est inscrite sur la liste du Cnefop. Cela m’a permis de bénéficier des modalités d’audit aménagées. Il m’a fallu formaliser mes pratiques sur les indicateurs de Qualiopi qui n’étaient pas dans le Décret Qualité de 2015 ni dans celles déjà prévues par les exigences de la Certification ICPF Pro.

J’ai mené la démarche en tant que formateur indépendant

Je précise, j’ai engagé ma démarche de certification Qualiopi en tant que formateur indépendant au dernier trimestre 2019. J’ai rejoint depuis le cabinet Lafayette Associés. Je partage mon expérience au titre de formateur indépendant pour les rassurer sur le fait que c’est possible et que Qualiopi n’est pas réservé aux « gros » organismes de formation.

J’ai choisi l’organisme certificateur Afnor pour Qualiopi

J’ai choisi l’Afnor comme organisme certificateur pour l’audit Qualiopi. Cependant, je conserve la certification ICPF Pro qui pose des exigences plus larges que celles du Référentiel national Qualité. J’aurais pu choisir l’ICPF, qui fait également partie de la liste des organismes certificateurs et qui est sur la liste Cnefop. J’ai choisi de jouer la complémentarité entre la certification ICPF,  particulièrement destinée et adaptée aux Indépendants et Qualiopi délivrée par l’Afnor, un organisme certificateur certes généraliste, mais néanmoins présent depuis longtemps sur le champ de la formation.

Grâce à la certification ICPF Pro, l’audit de l’Afnor se centre sur un périmètre plus restreint

Être détenteur de la certification ICFP, inscrite sur la liste du Cnefop, vaut présomption de conformité aux 6 critères du « Décret Qualité » du 30 juin 2015 (n° 2015-790), lesquels ont été repris dans les 7 du texte du 6 juin 2019. L’Afnor a concentré son audit, sur les 9 indicateurs supplémentaires présents dans le Référentiel national Qualité (Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019), sur lequel repose Qualiopi.

Pour demander les modalités d’audit aménagées, il faut que l’organisme de formation dispose d’un label/certification inscrit sur la liste Cnefop (en date du 31 décembre 2018). Cette certification doit être active à la date de la demande de l’audit. Les conditions aménagées prévoient un audit initial basé sur 9 indicateurs. S’ajoutent à ces 9 indicateurs (1), ceux qui sont spécifiques à certaines activités, comme les parcours de formation conduisant à une certification.

Je n’avais pas de locaux et cela n’a pas posé de problème

L’ audit de certification Qualiopi mené par l’Afnor s’est déroulé à ma demande dans ses propres locaux. J’avais simplement mon ordinateur. L’auditeur m’a questionné sur ma façon de travailler. Au regard des pratiques que j’ai présentées, il m’a demandé de produire quelques pièces documentaires pour confirmer ce que je disais. Il ne s’agit pas d’un inventaire exhaustif de pièces, c’est une démarche globale qui est observée.

Concernant les locaux pour une formation, le référentiel exige de s’assurer que la formation se déroule dans des conditions qui garantissent de bonnes conditions d’apprentissage ainsi que la sécurité des personnes. Il s’agit donc d’en obtenir la garantie auprès de la personne à qui appartiennent les locaux. C’est aussi du bon sens, si la salle de formation d’une entreprise dans laquelle intervient un formateur est située en sous-sol, sans lumière du jour, les bonnes conditions ne sont pas garanties. Mais le formateur n’en est pas responsable. Par contre, il doit rectifier son organisation pour les interventions suivantes. Il met par exemple en exergue dans ses conditions générales de vente les garanties que doit apporter l’entreprise d’accueil en la matière. C’est une illustration de ce que l’on appelle l’amélioration continue. Il s’agit de trouver des solutions aux événements critiques qui peuvent se présenter, et non de sanctionner ce qui a été fait.

Une non-conformité a été pointée et ce n’est pas grave

Je le dis pour dédramatiser le risque d’une non-conformité, qu’elle soit mineure ou majeure. L’Afnor a relevé une non-conformité qui a ensuite été levée. L’audit Qualiopi n’est pas un contrôle de l’Urssaf ou de la Dirrecte. On confond les significations francophone et anglo-saxonne du terme audit. En anglais, l’audit est en effet un contrôle. En français, audit vient d’audition, auditoire, il contient la notion d’écoute.

Le guide de lecture du Référentiel est un document indispensable. Cependant, les éléments de preuve évoqués ne sont que des exemples. Le document de référence reste le texte du Référentiel national Qualité. Certes il y a une place à l’interprétation par le prestataire audité et c’est voulu, car cela offre de la souplesse pour s’adapter aux différentes situations. Il ne faut pas attendre la sortie d’un nouveau texte juridique qui préciserait le référentiel par une liste exhaustive de documents à produire. Ce n’est pas l’esprit de la démarche Qualiopi, ni de toutes les démarches Qualité.

Quelle est la marche à franchir entre DataDock et Qualiopi ?

 Le référencement DataDock, qui était déclaratif, a montré ses limites

Pour les organismes de formation qui sont déjà dans une démarche d’amélioration continue, avec ou sans certification, Qualiopi est un prolongement.

Pour planter le décor, à l’heure actuelle 50 000 organismes de formation disposent du référencement DataDock dont environ 7000 d’un label/certification inscrit sur la liste Cnefop. Pour les 7000, la démarche Qualité a enclenché une logique d’amélioration continue que le référentiel Qualiopi confirme. Pour les 50 000 organismes de formation DataDockés, la marche à franchir dépend de la façon dont ils sont entrés dans le système DataDock. Ce dernier était déclaratif et reposait sur la production de documents qui servaient d’éléments de preuve. Lorsque les documents fournis reflètent réellement le mode d’organisation, il va s’agir d’une continuité, nécessitant un investissement certain. Lorsque ce n’était pas le cas et que les documents fournis étaient, disons un embellissement de la réalité, ça va être plus compliqué. Il est possible qu’il faille tout reprendre. Le jeu en vaut la chandelle. L’organisme de formation va tirer profit de la démarche Qualité.

La certification Qualiopi n’est exigée que pour les financements publics et mutualisés

Rappelons que le financement du plan de développement de compétence des entreprises de plus de 50 salariés ne passe plus par les Opco, à l’exception des versements volontaires. DataDock et la liste Cnefop, et prochainement Qualiopi, concernent uniquement les actions de formation bénéficiant de financements publics et mutualisés.

Les financements mutualisés rassemblent les financements paritaires et les versements volontaires. Les financements paritaires sont fléchés sur les entreprises de moins de 50 salariés, l’apprentissage et des projets de formation spécifiques à la branche professionnelle. Les versements volontaires réalisés par les entreprises aux Opco sont des enveloppes gérées par les Opco qui « appartiennent » encore aux entreprises qui les ont versées. Par contre, le circuit de financement passant par la case Opco, ils entrent dans le périmètre des financements mutualisés. Le principe était déjà le même pour DataDock.

La certification « Référent Qualité formation professionnelle » de La Fayette Associés est inscrite au Répertoire spécifique. Quel est son intérêt pour un organisme de formation ?

Les organismes de formation ont souvent besoin de se former à la Qualité

Mettre en place un système de management de la Qualité peut nécessiter aux organismes de formation de développer leurs propres compétences, tout particulièrement lorsqu’une démarche basée sur l’amélioration continue est nouvelle.

En se formant sur l’évolution du cadre légal et réglementaire du champ de la formation professionnelle, les organismes de formation « gagnent des points » pour remplir deux critères de Qualiopi :

• Le critère n° 5 « La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations »
• Le critère n°6 «« L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel  ».

La préparation de la certification sur 3 jours intègre des cas pratiques

Les formations à Qualiopi fleurissent sur le marché. Certaines durent seulement une journée. La préparation de la certification « Référent Qualité formation professionnelle » est un programme de trois jours qui va au-delà de la découverte Référentiel national Qualité. Il permet aux participants de travailler sur des cas concrets issus de l’actualité de leurs propres structures). Cela permet de repartir avec des clés sur mesure à activer. Les besoins entre un formateur indépendant et un organisme de formation de taille importante sont très différents, mais les compétences visées par la Certification sont transverses aux différents formats d’activité.

La certification Référent Qualité formation professionnelle permet un financement CPF

En préparant une certification inscrite au Répertoire spécifique, les organismes de formation peuvent la faire financer sur leur compte personnel de formation. Soit en tant que salarié d’un organisme de formation, soit en tant que travailleur indépendant. À noter pour les formateurs indépendants non-salariés, le nombre d’heures acquises par les professionnels indépendants sera disponible en avril 2020 sur l’application CPF.

France Compétences, Ministère du Travail et Cofrac : qui fait quoi ?

Certains labels/certifications de la liste du Cnefop continuent d’exister même si le Cnefop n’existe plus

Rappelons que la liste Cnefop est constituée de labels et de certifications qui, pour la plupart, continuent d’exister même si la liste Cnefop n’aura plus de valeur à partir du 1^er janvier 2021 (désormais 1er janvier 2022) du fait du basculement vers Qualiopi. Cette certification repose sur un seul et unique Référentiel Qualité, là où les labels et certifications de la liste Cnefop ont chacun le leur.

Les certifications et labels de la liste Cnefop vont en partie continuer à exister pour des entreprises engagées dans une démarche Qualité qui va au-delà du périmètre de Qualiopi. Qualiopi est une base commune minimale.

Le processus d’accréditation du Cofrac se poursuit

Il y a un autre paramètre à connaître qui peut porter à confusion. Les organismes certificateurs ont fait l’objet d’un premier examen de leur dossier de demande d’accréditation par le Cofrac.

Une démarche d’accréditation étant très longue, le Ministère du Travail a donc autorisé depuis septembre 2019, ces organismes certificateurs à réaliser les audits Qualiopi. Depuis, trois organismes certificateurs ont reçu à proprement parler l’accréditation Cofrac (Bureau Veritas, Afnor et I-cert).

Si jamais, c’est une hypothèse, un organisme certificateur n’obtenait pas son accréditation Cofrac, la certification Qualiopi ou la démarche déjà engagée par un organisme de formation resterait valide. Il y aurait un transfert  vers un autre certificateur accrédité. Même si c’est très hypothétique, il est important de le comprendre.

Les 7 instances de labellisation concernent un champ particulier de la formation

France compétences a reconnu dernièrement 7 instances de labellisation. Elles peuvent délivrer la marque Qualiopi en dehors d’un parcours d’audit « normal », réalisé par une tierce partie. Les organismes de formation de droit privé ne sont pas concernés que dans certaines conditions très spécifiques.

Ce dispositif concerne les structures de droit public qui ont besoin de la marque Qualiopi pour bénéficier des financements publics et mutualisés. Il s’agit par exemple des services de formation des universités. Étant des organisations de droit public, elles ne peuvent pas se voir attribuer la certification Qualiopi par l’un des organismes certificateurs qui sont eux de droit privé.

Les 7 instances de labellisation sont : l’Association pour la promotion du label APP, la Fédération Nationale des CIBC, France Education International, Ministère de l’éducation nationale et de la jeunesse, Ministère de l’intérieur, Région Occitanie, Réseau des Écoles de la 2e Chance en France.

Les auditeurs des organismes certificateurs sont des professionnels de la Qualité et de la Formation

En ce qui concerne les professionnels qui mènent les audits à proprement parler, il peut s’agir d’auditeurs internes, salariés par l’organisme certificateur ou des auditeurs externes, qui interviennent en tant que sous-traitants. Dans la mesure où les auditeurs doivent démontrer des compétences en Démarche Qualité et des connaissances approfondies du secteur de la formation, le nombre de personnes disponibles est à ce jour limité.

Un auditeur indépendant ou un organisme certificateur AA peut accompagner un organisme de formation BB pour préparer Qualiopi. Par contre, l’auditeur ou l’organisme certificateur AA ne peut pas conseiller l’organisme de formation BB s’il choisit l’organisme certificateur AA. Il ne faut pas d’ailleurs que l’auditeur AA ait eu le moindre lien avec l’organisme de formation BB, comme avoir été formateur pour ce dernier. Ce sont des exigences posées par la norme ISO 17065 qu’utilise le Cofrac pour accréditer les organismes certificateurs.

Quels sont les critères clés pour choisir un organisme certificateur ?

Quel que soit l’organisme certificateur : le référentiel est le même

Qualiopi repose sur le seul Référentiel national Qualité du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019. Un organisme certificateur peut être propriétaire d’un label ou d’une certification différente, qui était auparavant sur la liste Cnefop. Il s’agit de deux choses différentes. Le périmètre et les critères de l’audit Qualiopi sont les mêmes pour tous les organismes certificateurs. Les labels et certifications de la liste Cnefop conservent leurs propres référentiels.

La durée de l’audit est encadrée par l’État

L’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national a encadré la durée de l’audit. La durée d’un audit initial dépend du chiffre d’affaires de l’organisme de formation. Pour les organismes de formation (colonne L.6313-1 – 1° du tableau), il va de 1 jour (pour un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros) à 1,5 jour pour un chiffre d’affaires supérieur à 750 000 euros. En rajoutant 0,5 jour pour chaque site supplémentaire pour les chiffres d’affaires dépassant 150 000 euros. La durée de l’audit est réduite lorsqu’il se déroule dans des conditions aménagées (1) pour les organismes de formation détenteurs d’un label/certification inscrit sur la liste Cnefop.

Il faut comparer les prix, car chaque organisme certificateur fixe son tarif

Chaque organisme certificateur fixe son tarif. Les organismes de formation ont intérêt à demander plusieurs devis. Tous les coûts sont à prendre en compte, notamment ceux relatifs aux déplacements ou à l’hébergement lorsqu’il y a plusieurs sites. Les conditions générales de vente sont à lire attentivement. Les modalités de paiement également. Certains organismes certificateurs peuvent prévoir un paiement comptant et d’autres une mensualisation des paiements.

Il est conseillé de choisir un organisme certificateur connu par ses clients

Le choix de l’organisme certificateur relève aussi de la stratégie d’entreprise. Selon le domaine d’activité de l’organisme de formation, et donc ses principaux clients, certains organismes certificateurs sont plus connus que d’autres. La notoriété peut concerner un secteur économique restreint dans lequel une norme Qualité est prépondérante.

La réactivité de l’organisme certificateur sera déterminante

L’audit se déroule dans un délai maximal de 30 jours, après signature du contrat conclu entre l’organisme certificateur et l’organisme de formation. Il existe le risque que la signature du contrat entre l’organisme certificateur et l’organisme de formation ne soit pas immédiate. C’est un critère de choix important. Très clairement, et là ce n’est pas pour faire peur, plus on avancera dans l’année 2020, plus il y aura des embouteillages au sein des organismes certificateurs. Je le redis : tous les textes pour préparer Qualiopi sont sortis, on n’en attend plus.

CPF : pourquoi les organismes de formation doivent-ils s’intéresser de près au Répertoire spécifique ?

Le Répertoire spécifique a vocation à accueillir un grand nombre de certifications

Le Répertoire spécifique peut accueillir des certifications sur une thématique qui y est déjà présente. Le but est d’en accueillir un grand nombre. L’objectif n’est pas d’exclure des certifications, mais au contraire d’éviter des périmètres réservés. Le processus d’inscription n’est pas aussi complexe qu’il peut en avoir l’air.

Les certifications n’appartiennent pas à tout le monde

On a vu ces derniers mois des organismes de formation solliciter un enregistrement sur la plate-forme du CPF en utilisant le code CPF d’une certification avec laquelle ils n’avaient pas de partenariat. Or, que ce soit pour une certification du RNCP ou du Répertoire spécifique, les certifications « appartiennent » aux structures qui les ont déposées.

CPF : partenariats entre propriétaire de la certification et organisme de formation

La structure propriétaire d’une certification inscrite au RNCP ou au Répertoire spécifique peut proposer plusieurs options à d’autres organismes de formation :

• Autoriser un organisme de formation à préparer la certification.
• Autoriser l’organisme de formation à être centre de certification.
• Ou les 2.

Le partenariat fait l’objet d’une convention et d’une rétribution entre les deux structures qui est librement fixée.

Un organisme de formation qui a fait inscrire sa certification sur l’un des deux répertoires peut tout à fait refuser ce type de partenariat. C’est là aussi une question de stratégie d’entreprise. On peut vouloir rester le seul à opérer sur sa certification, ou au contraire, mettre en place des partenariats pour devenir une référence sur le marché.

C’est la raison pour laquelle les organismes de formation peuvent se lancer dans la création de leurs propres certifications, notamment pour le Répertoire spécifique, qui est plus accessible au plus grand nombre

Pourquoi le CPF et Qualiopi seront intimement liés en 2021 (désormais 2022) ?

Le financement du CPF est assuré par la Caisse des dépôts et consignations. Les organismes de formation proposant des formations préparant à une certification éligible devront à partir du 1^er janvier 2021 (désormais 1er janvier 2022*) être certifiés Qualiopi.

Le compte personnel de formation n’est pas seulement mobilisé par des particuliers « de leur côté ». Les entreprises proposent de plus en plus à leurs collaborateurs une formation d’une durée prolongée s’ils mobilisent les heures de leur compte personnel de formation. Dans ce cas, d’un côté la formation est inscrite au plan de développement de compétences de l’entreprise, laquelle pourra abonder le compte du salarié. De l’autre, elle bénéficie d’un financement public, via la Caisse des dépôts et consignations. La marque Qualiopi sera donc exigée.

 

(1) Comme le prévoit l’Article 10 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au Référentiel national Qualité, l’audit dans les conditions aménagées porte sur les 9 indicateurs 1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26 et 32, tel qu’il est mentionné en dernière page du Guide de lecture du Référentiel national Qualité, disponible sur le site du Ministère du Travail. Sa durée est également réduite, comme indiqué dans ce même arrêté. La description des 9 indicateurs est détaillée dans l’annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au Référentiel national Qualité.

 

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*L’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 reportant la date d’exigence de la certification Qualiopi du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022.