Après avoir discuté des enjeux d’une stratégie de transformation digitale et des premières actions à mener pour la mettre en place, le troisième chantier du Guide de la Transformation digitale s’intéresse à la communication interne. Car digitaliser son entreprise c’est un travail d’équipe ! Il ne suffit pas d’imposer un logiciel ou de nouveaux processus à vos collaborateurs, il faut parvenir à les intégrer dans la nouvelle dynamique de votre entreprise. On l’a vu, le digital, ce ne sont pas que des outils, ce sont aussi de nouvelles façons de travailler : parvenir à intégrer plus de collaboration au quotidien, c’est ça aussi la transformation digitale.
Les enjeux d’une bonne communication
La gestion du changement est un vrai problème managérial et même ceux qui gèrent de petites équipes ne sont pas épargnés bien au contraire ! Il faut savoir désamorcer les résistances tôt, car il suffit d’une personne qui refuse de s’impliquer et c’est toute la dynamique de groupe qui est impactée ! Bien communiquer sur les enjeux pour son organisme de formation et sur les prochaines évolutions qui vont avoir lieu, c’est important à plusieurs égards. Tout d’abord, on l’a déjà vu, cela permet de vaincre la résistance au changement. Bien souvent, le changement fait peur, soit parce qu’on n’en perçoit pas l’intérêt, soit parce qu’on a peur d’être dépassé par le manque de compétences. C’est à vous d’anticiper les réserves de vos salariés et formateurs : d’une part, en présentant les avantages et l’enjeu qu’il y a à faire sa transformation digitale et d’autre part, en leur donnant l’opportunité de se former !
Au-delà de la résistance au changement, bien communiquer sur les différentes évolutions qui vont avoir lieu permet à vos collaborateurs d’acquérir rapidement de l’autonomie. Pour votre organisme de formation, cela signifie moins de processus et une prise de décision plus rapide et plus efficace !
Enfin, une bonne communication incite chacun de vos collaborateur à s’impliquer dans ce processus. En effet, mettre en place une logique de collaboration est un moyen de mieux intégrer les nouveaux outils digitaux et de favoriser la prise d’initiatives.
Instaurer une culture de la collaboration
Au delà d’une bonne communication, le Guide de la Transformation digitale propose plusieurs axes de travail afin d’instaurer une culture de la collaboration en entreprise. J’en ai identifié trois qui peuvent aisément s’appliquer aux organismes de formation.
Tout d’abord, il s’agit d’intégrer vos salariés au niveau stratégique ce qui signifie qu’il faut leur faire comprendre les enjeux de votre transformation digitale, mais aussi les faire participer à cette fameuse transformation ! Pour cela, il est possible de leur proposer des formations, de les impliquer dans le travail de veille, mais également d’être à l’écoute de leurs besoins et de leur vision du secteur : un formateur au contact des stagiaires aura une perception plus précise de leurs besoins tandis qu’un assistant de formation saura quant à lui ce qui doit être amélioré sur le plan administratif !
Dans un deuxième temps, cette implication doit se traduire sur un plan opérationnel. Plutôt que de choisir seul les nouveaux processus, faites participer vos salariés à cette prise de décision ! Par exemple, listez ensemble les critères de choix pour un logiciel, testez à plusieurs certaines solutions ou certains processus, ou encore, prenez le temps d’écouter les retours de chacun à l’issue de chaque test. Entamer sa transformation digitale, ce n’est pas que s’équiper en logiciels : donnez à vos collaborateurs l’opportunité de tester des choses nouvelles ! Ils peuvent ainsi découvrir de nouvelles façons de former, de gérer la relation client ou de démarcher…
Enfin, afin de maintenir cette implication dans le temps, il est très important de reconnaître les efforts de chacun et de s’assurer que tout le monde s’implique de façon égale y compris la direction générale. Montrer l’exemple est encore le meilleur moyen de convaincre tous vos partenaires !
S’inspirer des startups pour changer sa façon de travailler : la charte de travail
Les startups ont la réputation d’évoluer très vite, pour parvenir à s’adapter constamment à des secteurs très compétitifs, elles misent sur l’implication de leurs salariés via la création d’une charte de travail à laquelle tous adhèrent. Ces chartes de travail peuvent servir à formaliser la culture d’une entreprise en hyper croissance. Pour les organismes de formation, il s’agit de favoriser l’implication de chacun et de mettre en place de nouvelles et bonnes habitudes de travail.
Je vous propose d’appliquer à votre organisme de formation les conseils livrés par le Guide de la Transformation Digitale aux start-up dans le domaine du travail et de la collaboration.
Le formateur formé
Que l’on soit formateur ou membre de l’équipe administrative, la transition digitale implique de se former aux nouveaux processus de l’organisme, aux nouveaux logiciels de l’entreprise, ou encore aux nouvelles façons de former et d’accompagner ses stagiaires. Vous ressentez le besoin de vous améliorer sur une thématique ? Formez-vous et partagez le fruit de votre apprentissage avec vos collaborateurs !
Le client est roi
Les startups placent le client au cœur de leur stratégie car c’est lui qui déterminera le succès de leur produit ou service. Pour les organismes de formation, de nombreux aspects de la relation client sont à prendre en compte : le contenu de la formation bien sûr, mais également les infrastructures mises à disposition, le suivi post-formation ou encore les services annexes facturés par l’organisme de formation. Si la démarche qualité est aujourd’hui requise pour tout organisme qui souhaiterait être certifié, il existe désormais de nombreux outils pour aller plus loin que le simple questionnaire de satisfaction (nous vous en parlions d’ailleurs ici).
Définir des indicateurs de succès… Et les suivre
Les startups ont peu de ressources et de grandes exigences de résultats : pour optimiser au maximum chacune de leurs décisions, elles mettent en place des “indicateurs de succès” (parfois appelés KPI pour “Key Performance Indicators”). Nul besoin d’en avoir beaucoup, mais quelques un suffisent pour suivre l’évolution de son organisme de formation : le nombre de clients, le nombre de stagiaires, le chiffre d’affaires ou encore le taux de satisfaction des stagiaires.
Done is better than perfect
Cette expression anglaise signifie qu’il vaut mieux faire quelque chose d’imparfait plutôt que d’attendre d’avoir un résultat impeccable… Au risque de ne rien faire du tout. La capacité à passer à l’action est très importante lorsqu’il s’agit de passer le cap du numérique. Mieux vaut commencer à proposer des formations e-learning à partir du moment où vos clients le demandent, plutôt que d’attendre d’avoir le bon matériel, le bon logiciel et la bonne plateforme de distribution. Accepter d’aller parfois vite, au détriment de la perfection vous permet de rester compétitif : d’abord parce que vous répondez tout de suite au besoin du client, mais aussi parce que vous allez pouvoir améliorer progressivement votre offre en vous basant sur l’expérience et les retours de ce dernier !
La curiosité avant tout !
Dans les précédents chapitres, le guide insistait déjà sur la nécessité de mettre en place un travail de veille pour améliorer sa culture digitale. Pour votre organisme de formation, n’ayez pas peur de piocher des idées ailleurs ! Rester curieux, c’est encore le meilleur moyen d’anticiper les prochaines évolutions de son secteur.
Comme n’importe quel projet, réussir sa transformation digitale nécessite de travailler en équipe. Il faut parvenir à faire comprendre les enjeux et les nouveaux processus de la transformation digitale à votre entreprise. Ce sont les premières actions à mettre en place lorsque vous décidez de faire entrer votre organisme de formation dans l’ère du numérique.
Si l’humain est un essentiel pour réussir à sa transformation digitale, les outils technologiques ont eux aussi leur rôle à jouer et c’est ce que nous verrons dans un prochain article !
Retrouvez les deux épisodes précédents du Guide de la Transformation Digitale :
