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Qualiopi et sous-traitance : que dit le Référentiel et le Guide de lecture ?

La sous-traitance d’une prestation de formation est abordée dans 4 indicateurs du Référentiel national Qualité (Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019). Le Guide de lecture du Référentiel Qualiopi, édité par le Ministère du Travail, détaille les exigences attendues à ce sujet de la part des organismes certifiés.

À lire dans cet article : 

  1. Le respect du référentiel pour la sous-traitance et le portage salarial (indicateur 27)
  2. La coordination des intervenants externes (indicateur 18)
  3. La sélection des intervenants externes (indicateur 21)
  4. La formation des formateurs indépendants (sous-traitants et salariés portés) (indicateur 22)

1- Le respect du référentiel par le sous-traitant (indicateur 27)

L’indicateur n° 27 est consacré au sujet

  • Dans le texte : « Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel ».
  • Niveau attendu : « Démontrer les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant ou le salarié porté ».

L’indicateur 27 est un indicateur commun d’appréciation du critère 6 : « L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ». Il s’applique à l’ensemble des structures certifiées.

Les précisions du Guide de lecture

La page 32 comprend deux passages essentiels :

  • « Cela ne signifie pas une obligation de certification des sous-traitants : la responsabilité de la qualité appartient au donneur d’ordre, charge à ce dernier de mettre en place les modalités qui assurent la chaîne de la qualité y compris avec les sous-traitants ».
  • Les éléments de preuves : contrats de prestations de service, tous les éléments qui permettent de démontrer les modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants (process de sélection, justificatifs présentés par les sous-traitants et les salariés portés, animation qualité dédiée, charte).

Ce qu’il faut retenir

– Le Référentiel national Qualité prévoit le recours à la sous-traitance ou au portage salarial.

– Un organisme certifié peut faire appel à un sous-traitant ou à un formateur en portage salarial même si la structure juridique (avec un numéro de déclaration d’activité) n’est pas certifiée Qualiopi.

– L’indicateur n° 27 fait référence à l’organisation à mettre en place. S’il est bien mis en œuvre, les exigences des indicateurs n° 18, 21 et 22 en découlent :

  • Processus de sélection des sous-traitants et salariés portés (indicateur 21 pour l’évaluation des compétences des intervenants).
  • Pièces justificatives nécessaires au contrat de sous-traitance (indicateur 22 pour le justificatif de formation continue).
  • Charte de sous-traitance.
  • Pilotage des sous-traitants (indicateur 18 pour la coordination logistique, administrative et pédagogique).
  • Animation d’une démarche Qualité dédiée à la sous-traitance.

2- La coordination des intervenants externes (indicateur 18)

Que dit l’indicateur n° 18 de la sous-traitance ?

  • Dans le texte : « Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…) ».
  • Niveau attendu : « Démontrer l’existence d’une coordination des fonctions nécessaires à la prestation ».

L’indicateur 18 est un indicateur commun d’appréciation du critère 4 « L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ». Il s’applique à l’ensemble des structures certifiées.

Les précisions du Guide de lecture

Les passages importants à ne pas rater page 23 :

  • « Les intervenants externes » correspondent à « tous les sous-traitants intervenant dans le cadre d’un contrat de prestation de service ».
  • « Les intervenants internes » correspondent aux « dirigeants et salariés intervenant dans le cadre d’un contrat de travail (dont formateurs occasionnels) ».
  • Un « prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions ».
  • Principaux éléments de preuve concernés : organigramme, champ d’intervention, liste des intervenants/contributeurs, référent pédagogique, contrats de prestations de services…

Ce qu’il faut retenir

– L’organisme certifié Qualiopi assure la coordination des intervenants externes au même titre que pour l’ensemble de l’équipe pédagogique.

– Dans le cadre d’une sous-traitance, chaque formateur ou formatrice externe doit être intégré à l’organisation et associé aux pratiques notamment pédagogiques dans un objectif de satisfaction globale des parties prenantes.

3- La sélection des intervenants externes (indicateur 21)

Que dit l’indicateur n° 21 de la sous-traitance ?

  • Dans le texte : « Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations. »
  • Le niveau attendu : « Démontrer que les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies en amont et sont adaptées aux prestations. La maîtrise de ces compétences fait par ailleurs l’objet d’une évaluation par le prestataire ».

L’indicateur 21 est un indicateur commun d’appréciation du critère 5 : « La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ». Il s’applique à l’ensemble des structures certifiées.

La précision clé du Guide de lecture

Le passage important à ne pas rater page 26 :

  • « Cet indicateur concerne également les sous-traitants du prestataire ».
  • Principaux éléments de preuve concernés indiqués par le Guide de lecture : « analyse des besoins de compétences, modalités de recrutement, modalité d’intégration des personnels, curriculum vitae des formateurs, formations initiales et continues des formateurs, échanges de pratiques…

Ce qu’il faut retenir

– L’organisme certifié Qualiopi s’assure que tous les formateurs et formatrices externes disposent des compétences nécessaires à la réalisation des actions de formation.

– Cette exigence n’est pas « sous-traitée au sous-traitant ». Il en a la responsabilité à travers des modalités de recrutement et d’évaluation des compétences.

4- La formation des formateurs indépendants (sous-traitants et salariés portés) (indicateur 22)

Que dit indirectement l’indicateur n° 22 de la sous-traitance ?

  • Dans le texte : « Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés adaptées aux prestations qu’il délivre »
  • Niveau attendu : « Démontrer l’existence d’un plan de développement des compétences pour l’ensemble de son personnel ».
  • L’indicateur utilise le terme de salariés, mais le guide de lecture précise ce qu’il en est pour les prestataires indépendants.

L’indicateur 22 est un indicateur commun d’appréciation du critère 5 : « La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ». Il s’applique à l’ensemble des structures certifiées.

La précision clé du Guide de lecture

La phrase à ne pas rater page 27 : « Les prestataires indépendants démontrent leur démarche de formation continue ».

Ce qu’il faut retenir

– Un document de preuve relatif à la formation continue du formateur externe (sous-traitant ou salarié porté) doit être fourni chaque année. L’organisme certifié Qualiopi doit avoir un processus dédié : demande des documents, archivage des documents et mise à jour régulière des éléments.

– Cela n’empêche pas, au contraire, la structure certifiée, d’intégrer les intervenants externes aux dispositifs informels de partage de compétences : communauté de pairs, groupe d’analyse et d’échange de pratiques… Cela entre dans le cadre de la coordination pédagogique attendue dans l’indicateur 18.

 

À lire également : 

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Documents à consulter

Le Guide de lecture Qualiopi (Version 7 de mars 2021) est disponible sur le site du Ministère du Travail

Le Référentiel national Qualité est détaillé en annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences et disponible sur le site Legifrance.fr

Conseil en visibilité, notoriété et attractivité des acteurs de la formation professionnelle et des RH. D’abord journaliste pour la presse spécialisée RH et Formation, je co-construis maintenant avec les prestataires RH leur prise de parole pour que celle-ci révèle et démontre leur expertise. Ce qui fait la différence doit pouvoir s’exprimer clairement.

4 Comments

  1. Bonjour,
    J’ai une question, est-ce qu’un sous-traitant ou un co-traitant doivent toujours avoir un numéro d’activité de formation ?

    1. Bonjour,
      Un grand merci pour votre question qui me permet de faire le rappel.

      Pour réaliser une action de formation, un numéro de déclaration d’activité est exigé, que ce soit dans le cas d’une sous-traitance ou non.

      Voici le texte utilisé dans la documentation de la Préfecture de région de l’Ile de France : “Toute personne physique ou morale qui réalise des prestations de formation professionnelle doit déclarer son activité dans les trois mois suivant la première convention de formation professionnelle ou le premier contrat de formation professionnelle conclu”.

      Pour la source mot à mot, c’est dans l’article L6351-1 du Code du Travail : ” Toute personne qui réalise des actions prévues à l’article L. 6313-1 dépose auprès de l’autorité administrative une déclaration d’activité, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle, conclus respectivement en application des articles L. 6353-1 et L. 6353-3.”

      Belle journée. Barbara

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