Animer une formation professionnelle

Votre premier contrat est décroché, la date de la formation est fixée, vous n’avez plus qu’à préparer votre session. Comment animer sa première formation professionnelle en présentiel quand on débute dans le métier ? Pour les personnes dont la formation est une activité secondaire ou une reconversion, la réponse n’est pas toujours évidente.

Sans prétendre vous révéler toutes les ficelles du métier, cet article vous donnera quelques pistes pour structurer et réussir l’animation de votre première formation.

Les compétences nécessaires pour animer une formation

Animer une formation requiert un certain nombre de compétences et qualités :

• compétences techniques : connaissance parfaite de la discipline enseignée, impliquant un développement continu de votre expertise ;
• compétences organisationnelles : savoir gérer son temps, structurer le déroulement de la formation, définir les priorités ;
• compétences didactiques et pédagogiques : si vous êtes formateur occasionnel ou n’avez jamais été formé à la pédagogie, des formations existent pour acquérir ces compétences ;
• qualités humaines :
  • avoir l’envie et la passion de transmettre ses connaissances ;
  • créativité, afin de dynamiser les formations : savoir se renouveler et proposer des séquences originales en fonction de l’auditoire ;
  • savoir écouter et détecter les besoins des stagiaires avant et pendant la formation et être prêt à s’adapter en conséquence ;
  • savoir créer un environnement d’apprentissage idéal : bienveillance, écoute active, aptitude à désamorcer les conflits ;
  • capacités d’adaptation : pour comprendre et vous adapter à la culture de l’entreprise ou du public auprès duquel vous intervenez, et rester serein face aux imprévus.

Le déroulement de la formation

Préparation de l’espace

Si vous réalisez une formation en présentiel, arrivez suffisamment en avance pour installer votre matériel, organiser l’espace pour la formation et surtout avoir le temps de gérer des aléas techniques (ordinateur ou vidéoprojecteur qui ne s’allume pas, matériel manquant, etc.).

Ouverture et introduction

L’accueil des stagiaires et les premières minutes de la session sont pour le formateur l’occasion de mettre en place une ambiance bienveillante et chaleureuse.

Commencez par vous présenter : qui êtes-vous, quelle est votre expérience, votre expertise ?

N’oubliez pas de mentionner les aspects logistiques : horaires, durée des pauses, organisation du déjeuner, emplacement des toilettes, de la machine à café, etc.

Si la taille du groupe le permet, demandez aux stagiaires de se présenter à tour de rôle en introduisant un « ice breaker ». Par exemple, vous pouvez demander à chacun de répondre à 3 questions (notez-les au tableau avant de commencer) : quel est votre nom ? Quel est votre rôle au sein de l’entreprise ? Si vous étiez un animal/une fleur/un objet, lequel ou laquelle seriez-vous ? Quel film/livre/série recommandez-vous ?

Enfin, avant de rentrer dans le vif du sujet, présentez le déroulement de la formation en rappelant les objectifs généraux et les différentes séquences.

Les séquences de la formation

Chaque séquence se décline en plusieurs étapes :

1. Plan de la séquence : présenter le déroulement de la séquence à venir.
2. Découverte du sujet : déterminer ce que les stagiaires savent déjà du sujet. Exemple : posez des questions ouvertes et notez les réponses sur le tableau.
3. Exposé théorique : sur tableau, PowerPoint ou tout autre outil de présentation.
4. Exercice : mise en pratique de l’exposé théorique et ancrage des connaissances. Les activités vous permettent également de faire la transition vers la séquence suivante.

Bien entendu, selon le contenu de la formation, vous pouvez alterner autant d’exposés théoriques et d’exercices que vous le souhaitez. Prenez en compte les périodes de baisse d’attention des stagiaires et alternez exposés courts (une vingtaine de minutes maximum) et activités dynamisantes.

Conclusion et évaluation de la formation

L’étape d’évaluation et de conclusion de la journée a plusieurs objectifs :

1. Faire un bilan de la journée basé sur le plan de séquence, en vérifiant que tout a été abordé et revenir sur ce qui a été vu.
2. Consolider les connaissances, par une réactivation des sujets abordés et des exercices réalisés.
3. Recueillir les objectifs de mise en œuvre de l’acquis par les stagiaires : il s’agit de les inciter à « rouvrir leurs cahiers » après la formation pour mettre en pratique ce qu’ils ont appris. Vous pouvez par exemple leur proposer de se fixer des objectifs et de réaliser un plan d’action sur un carnet de bord. Si la formation se déroule sur plusieurs sessions suffisamment espacées, leur proposer de faire un compte rendu des actions qu’ils auront mises en œuvre au début de la prochaine session.
4. Demander aux stagiaires si la formation a rempli ses objectifs : cela vous permet d’ajuster vos méthodes et votre contenu pour de prochaines sessions, mais aussi d’identifier les informations manquantes que vous pouvez leur transmettre ultérieurement, par e-mail ou sur l’extranet de la formation, par exemple.
5. Faire remplir le questionnaire de satisfaction : le questionnaire de satisfaction est indispensable pour obtenir un retour à chaud sur la formation et dégager des axes d’amélioration, mais aussi pour identifier de nouveaux besoins de formation. Pour le formateur, il s’agit d’un outil précieux pour améliorer sa pratique.
   Laissez suffisamment de temps aux stagiaires pour remplir le questionnaire entièrement.

Quelques bonnes pratiques pour dynamiser la formation

• Rythmer la formation en alternant différentes modalités. L’objectif est de profiter au mieux des périodes d’attention des stagiaires. Alternez tours de table, apports théoriques avec différents moyens de présentation, exercices, quiz ou tests, simulations et jeux de rôles, etc. Les pauses sont l’occasion de détendre l’atmosphère au sein du groupe. Si vous sentez que votre auditoire y serait réceptif, vous pouvez lancer des sujets de conversation, raconter des anecdotes, passer des vidéos humoristiques, etc.
• Oublier les PowerPoint indigestes avec des kilomètres de texte. L’image, la vidéo, la schématisation sont beaucoup plus dynamiques et efficaces pour l’ancrage des connaissances. Tentez de trouver des moyens originaux de transmettre votre savoir (YouTube ou Dailymotion sont d’excellentes sources d’inspiration !). Des applications comme Prezi ou slid.es permettent de créer des présentations animées et dynamiques. Moins il y a de texte sur vos supports, plus il vous sera facile de vous en détacher et d’exprimer tous vos talents oratoires.
• Éliminer les fautes d’orthographe ou de grammaire de vos supports ! Il existe des logiciels de correction bien plus puissants que les correcteurs standards (Antidote, ProLexis, par exemple).
• Avoir un plan B en cas de problème technique (panne ou oubli de matériel, etc.). Avant la formation, essayez d’imaginer les pires situations qui pourraient se produire et les stratégies qui vous permettraient d’y faire face efficacement. Vous gagnerez en sérénité le jour de la formation.

Les outils et documents de la formation

Fil conducteur de la session

Réservé au formateur, il s’agit du plan détaillé des séquences, basé sur les objectifs pédagogiques déterminés lors de la conception de la formation.

• Indiquer la durée prévue de chaque séquence avec les horaires de début et de fin. Au fil de la journée, noter les horaires réels auxquels les séquences ont débuté et se sont terminées. Vous pourrez ensuite corriger le déroulé en prévision des prochaines sessions.
• Indiquer l’objectif d’apprentissage pour chaque séquence.
• Répertorier tous les thèmes traités par ordre chronologique — mettre en relief les plus importants et ceux qui peuvent être laissés de côté si le temps manque.
• Répertorier la méthode utilisée pour chaque sujet abordé (présentation, vidéo, jeu de rôle, etc.).
• Dans votre fil conducteur, n’oubliez pas les pauses et le temps laissé au groupe pour remplir les questionnaires de satisfaction. Vous pouvez par exemple faire un rétroplanning de la journée : fixez chaque bloc de temps en partant de l’heure de fin prévue.

Supports de formation à distribuer

• Être le plus synthétique possible, avec des fiches ou documents sur mesure (plus agréables que les photocopies de livres).
• Ne pas négliger l’importance du papier : les stagiaires aiment toujours sortir de la formation avec de la documentation.
• Une bibliographie contenant ressources papier et ressources en ligne.
• Si votre formation s’y prête, vous pouvez y joindre d’autres types de supports : clé USB, carnet de bord à remplir, etc.

Outils d’animation

Les possibilités d’intégrer le numérique dans le présentiel sont multiples. En voici quelques exemples :

• Applications de présentation (Prezi, PowerPoint) : laissez tomber le bon vieux PowerPoint ! Aujourd’hui des applications existent pour créer des présentations animées bien plus attrayantes : Prezi, slid.es, etc.
• Vidéos (YouTube, Dailymotion, vimeo) : YouTube et consorts regorgent de ressources utiles à projeter en formation : vidéos explicatives, infographies animées, interviews, etc.
• Applications pour l’engagement des stagiaires : des applications en ligne comme Socrative, Google Classrooms ou Kahoot permettent d’améliorer l’engagement des stagiaires en proposant des activités ludiques, des questionnaires, des sondages à remplir sur ordinateur, smartphone ou tablette.

Documents obligatoires

• Feuille d’émargement : elle atteste de la réalité de l’action de formation et doit être remplie et signée par les stagiaires pour chaque demi-journée.
• Questionnaire d’évaluation et de satisfaction : à remplir en fin de formation.
• Attestations de fin de formation : elles sont nominatives et doivent contenir les objectifs de la formation, la nature de la formation, la durée de l’action de formation et les résultats de l’évaluation des acquis.

Pour simplifier la saisie et l’analyse des données, l’émargement et l’évaluation de la formation peuvent être dématérialisés.