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Qualiopi : êtes-vous prêt pour l’audit de suivi ?

Les audits de suivi de la certification Qualiopi ont déjà commencé. Qualiopi n’est pas un diplôme que l’on affiche sur les murs de son bureau à vie. C’est une dynamique de changement au fil de l’eau. L’erreur majeure, lors de l’audit de suivi, est de vouloir montrer que tout fonctionne parfaitement. Or pour faire vivre la démarche Qualité, il faut être en mesure de relater les aléas et surtout les solutions mises en place. 

Nous avons interviewé Célia Brunet qui accompagne à la certification Qualiopi des organismes prestataires concourant aux actions de développement des compétences (OPAC) de tailles diverses : organismes de formation, centres de bilans de compétences, centres de VAE ou centres de formation par l’apprentissage. Elle est également auditrice qualité Qualiopi, mandatée par des Organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (Cofrac).

À noter : les textes relatifs au Référentiel national Qualité indiquent le terme d’« audit de surveillance ». Le terme « audit de suivi », un peu moins « militaire », est également usité. Il s’agit bien de la même chose.

Au 15 juin, 20 000 opérateurs étaient déjà entrés dans la démarche : 10 500 organismes de formation étaient certifiés et 9 500 étaient en cours de certification (*). Et vous, où en êtes-vous ?

S’interroger au plus tard un an après la certification Qualiopi

La préparation à l’audit de suivi se déclenche… dès le lendemain de l’obtention de la certification. Si un an après, vous avez « laissé de côté Qualiopi », il est grand temps de faire le point.

Se préparer à l’audit de surveillance, c’est se demander :

  • L’organisme de formation fonctionne-t-il conformément aux processus présentés lors de l’audit initial ?
  • Les processus sont-ils toujours conformes aux exigences du Référentiel national Qualité (RNQ) ?
  • Les processus présentés lors de l’audit initial sont-ils mis bien mis en œuvre au quotidien ?
  • Est-ce qu’ils sont connus et appliqués de toutes les personnes impliquées (direction, équipe pédagogique interne/externe, équipe support…) ?
  • Lorsqu’un dysfonctionnement est constaté, est-il tracé et analysé ? Les solutions trouvées sont-elles partagées à tous/toutes et véritablement appliquées ?

Quel est l’objectif de l’audit de suivi ?

L’audit initial a été pour un grand nombre d’organismes de formation l’occasion de formaliser leurs pratiques, et souvent, de les faire évoluer. La démarche Qualité n’est pas un calendrier pluriannuel visant à repasser le même examen. C’est le fait de s’assurer en permanence que le fonctionnement choisi est le plus optimal pour répondre aux indicateurs du Référentiel national Qualité. Et qu’audit après audit, les processus s’améliorent. Le réflexe, c’est : planifier les actions, les mettre en oeuvre, vérifier les résultats et corriger les actions si besoin. C’est le principe de la roue de Deming : Planifier – Faire – Vérifier – Corriger.

En appréhendant la démarche Qualité comme une opportunité, et non une contrainte, vous devez avoir comme interrogations prioritaires :

  • Les résultats de l’audit initial ont-ils fait l’objet de transformations post-certification ?
  • Est-ce que je ne passe pas à côté d’indicateurs ?
  • Est-ce que l’organisation du Système de management de la Qualité est claire ?
  • Quelles sont les personnes référentes sur la démarche ? Quels temps sont dédiés pour le suivi ?
  • Quels moyens sont mis en œuvre pour être en recherche permanente d’amélioration ?

L’audit de suivi est un temps dédié à l’observation du pilotage de la démarche Qualité. C’est un zoom sur les résultats à atteindre (les indicateurs) et les modalités mises en œuvre pour y parvenir. Dans l’audit initial, un focus fort était fait sur les moyens mis en œuvre, ou programmés pour respecter les attendus. Dans l’audit de suivi, ce sont les résultats de ces moyens mis en œuvre, autrement dit l’efficience de ces processus, qui sont évalués.

Quand aura lieu votre audit de suivi ?

Les textes de référence indiquent que l’audit de suivi se déroule entre le 14e et 22e mois suivant la date d’obtention de la certification. Avec les aménagements liés au Covid-19, les dates connaissent des décalages pour les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021.

Les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021 ont une validité de 4 ans, du fait du contexte Covid. Autre adaptation qui en découle : l’audit de suivi doit avoir lieu entre le 14e et le 28e mois après la délivrance de la certification.

  • Pour les premières certifications Qualiopi, délivrées en décembre 2019, les audits de surveillance ont commencé en février 2021 et devront avoir lieu avant avril 2022, soit entre le 14e et le 28e mois après la délivrance de la certification. La certification a une validité de 4 ans.
  • Pour celles délivrées en décembre 2020, il devra avoir lieu entre février 2022 et avril 2023, soit entre le 14e et le 28e mois après la délivrance de la certification. La certification a une validité de 4 ans.
  • Pour celles délivrées en janvier 2021, l’audit de surveillance devra se dérouler entre mars 2022 et novembre 2022, soit entre le 14e et le 22e mois. La certification a une validité de 3 ans.

Comment se déroule l’audit de suivi ?

Il se déroule sur une demi-journée (sauf périmètre élargi comme la VAE et l’apprentissage ou l’exercice de l’activité sur plusieurs sites).

Sur ce temps court, il est nécessaire de pouvoir produire de manière express les éléments de preuve. L’auditeur vous demandera de lui indiquer comment vous déployez l’ensemble de vos processus sur un parcours complet de formation. C’est ce que l’on appelle l’échantillonnage : s’assurer de la cohérence de l’ensemble en vérifiant sa mise en œuvre sur un exemple. Le plus souvent, ce sera sur des actions de formation récentes, notamment sur de nouvelles formations, que seront observées vos pratiques professionnelles.

Comment préparer l’audit de suivi ?

On peut résumer plusieurs points clés sur lesquels investir ses propres vérifications.

Appropriation et communication sur la démarche

Toute l’équipe doit être impliquée. Lorsqu’un dysfonctionnement est observé et corrigé, chacun doit être informé des nouvelles façons de faire. Cela ne doit pas rester déclaratif.

L’intégration d’une nouvelle personne dans l’équipe (pédagogique/support) est une situation idéale pour tester son organisation. Est-ce que les consignes données à la personne arrivant lui permettent de répondre aux attendus ?

Évoluer en même temps que son écosystème

Dès lors qu’il y a un départ ou une arrivée dans l’équipe, une nouvelle offre de formation, l’utilisation d’un nouveau logiciel, le recours à un nouveau prestataire, un nouveau partenariat… les changements organisationnels qui sont liés ne doivent pas fragiliser « les pratiques Qualiopi », mais au contraire les renforcer.

Contrôle de son système de documentation

L’arrivée de l’audit est l’occasion de vérifier si l’organisation des documents tient la route. On parle de GED (Gestion Électronique des Documents ou Gestion documentaire) et de versioning (archivage des différentes versions des documents). Est-ce que les transformations des documents font bien l’objet de nouvelles versions ? Est-ce que les dates sont mises à jour ? Est-ce que toute l’équipe utilise les mêmes versions ?

C’est en démontrant que les dysfonctionnements/aléas relevés ont généré une modification de votre documentation et mise en œuvre que votre démarche Qualité sera probante.

Tableau de suivi et d’avancement des actions correctives

C’est LE document central de la démarche Qualité qui vise à relever les dysfonctionnements, à élaborer des solutions, à les mettre en œuvre et à vérifier leurs effets.

C’est là où le pilotage de la démarche devient stratégique :

  • De quelle façon la remontée des dysfonctionnements est-elle organisée et systématisée ?
  • Quelle personne dans la structure tient à jour ce tableau ?
  • Quels sont les temps consacrés au suivi des améliorations : tous les mois / tous les trois mois ?
  • L’organisation du suivi est-elle assez simple pour être réellement effectuée ?

Des outils trop complexes sont souvent peu ou mal utilisés. Le Système de management de la Qualité est alors inopérant.

Le plan de développement des compétences

Les organismes de formation peuvent former leurs collaborateurs à  la démarche Qualité. Comment ? En activant leur plan de développement de compétences. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, le plan de développement est géré par l’Opco. Pour les formateurs indépendants constitués en organisme de formation, plusieurs modalités de financement existent également. Non seulement le compte personnel de formation, mais aussi des financements des Fonds d’assurance formation (FAF) pour les non-salariés.

Cela fait partie des actions nécessaires pour répondre à l’indicateur 22 sur la montée en compétences des collaborateurs et des intervenants externes.

Veille juridique et pédagogique

Elle doit porter autant sur les évolutions juridiques du cadre de la formation que sur les nouveautés pédagogiques (ou celles impactant la veille sectorielle). Suivre des webinars, consulter des articles ciblés, participer à des réunions d’information fait partie des actions de veille.

Comment rater son audit de suivi ?

Certains contextes doivent mobiliser une énergie particulière.

Si des non-conformités mineures vous ont été notifiées à l’audit initial

Les premiers points observés lors de l’audit de suivi seront la mise en œuvre des plans d’action que vous avez produits pour corriger les non-conformités mineures.

La première étape pour l’auditeur sera de reprendre les actions correctives. Ces derniers ont été validés par l’auditeur et par l’organisme certificateur. C’est un document de référence post-certification.

Une non-conformité mineure relevée lors de l’audit initial se transforme en non-conformité majeure si elle n’a pas été corrigée, ce qui compromet le bénéfice de la certification.

Si des non-conformités majeures ont été corrigées avant la délivrance de la certification

Les processus mis en place pour lever ces non-conformités majeures seront également scrutés.

Si vous avez bénéficié d’un audit aménagé (liste Cnefop)

Si vous étiez titulaire d’un label/certification de la liste Cnefop lors de l’audit initial, celui-ci a été réalisé sur un nombre d’indicateurs réduits : 1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26 et 32. L’audit de surveillance prend bien en compte l’ensemble des indicateurs, y compris ceux non évalués à l’audit initial, car déjà couverts par le label/Certification Cnefop. Une zone de risques serait de ne pas avoir assez considéré les indicateurs non évalués lors de votre audit initial dans votre nouvelle organisation.

Si vous étiez un nouvel entrant au moment de l’audit initial

En tant que nouvel entrant, certains indicateurs n’ont pas pu être évalués dans leur globalité, lors de l’audit initial. Il s’agit notamment les indicateurs 2 (indicateurs de résultats des actions de formation), 11 (atteinte par les publics des objectifs de la prestation), 24 (veille métiers), 25 (veille sur les innovations pédagogiques et technologiques) et 22 (développement de compétences) et 32 (mise en œuvre des mesures d’amélioration). Il ne s’agit plus lors de l’audit de suivi de montrer comment il a été prévu de faire, mais bien de mettre en avant les résultats obtenus.

Quelles sont les zones qui pêchent régulièrement lors des audits ?

Parmi les zones à risques, on peut souligner par exemple :

  • L’absence de recueil des appréciations/évaluations de toutes les parties prenantes (indicateur 30) : participants, financeurs, équipes pédagogiques (de l’organisme de formation) et entreprises.
  • Le positionnement en amont de la formation (indicateur 8) ne doit pas être confondu avec les prérequis.
  • Une absence de vérification des étapes formelles de l’action de formation, comme le fait de s’assurer de la bonne réception de la convocation à la formation.
  • Une mauvaise utilisation des éléments de communication de la marque Qualiopi, notamment en termes de logo dans les signatures d’email ou encore les supports de communication.
  • Prise en compte du handicap. En plus des mesures pour faciliter l’accueil, la connaissance des réseaux et relais à activer au niveau local est essentielle.

Conseils pour se préparer

Pour se préparer, il est recommandé de prendre du recul et de solliciter un regard extérieur sur vos pratiques. Vous pouvez faire appel à un consultant spécialisé, soit pour la mise en œuvre des transformations ou pour réaliser un audit à blanc avant l’audit. Vous pouvez aussi organiser avec un organisme de formation partenaire un feedback croisé sur vos pratiques.

L’audit de suivi est l’occasion de s’assurer que la Qualité est considérée comme un cycle perpétuel d’améliorations collectives et non une To-do list à checker tous les deux ans. La règle d’or : observer, adapter, corriger et ré-évaluer. Planifier – Faire – Vérifier – Corriger.

 

À propos de Célia Brunet

Célia Brunet est Auditrice Qualiopi. Elle est certifiée AFNOR Compétences Conseillère Qualiopi chez Performance Qualité TPE PME. Célia Brunet accompagne à la certification Qualiopi sur un champ large des OPAC : organismes de formation, centres de bilans de compétences, centres de VAE ou centres de formation par l’apprentissage. Elle est en veille permanente sur les nouvelles pratiques et en interaction avec ses réseaux partenaires. Elle accompagne notamment des formateurs indépendants anglophones, des nouveaux entrants des entreprises adaptées et des organismes de formation spécialisés dans l’univers médical.

En tant que consultante, elle assure des audits à blanc pour se préparer à l’audit. Elle réalise également l’accompagnement nécessaire post-certification pour enclencher les transformations nécessaires.

 

À lire également :

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Interview Élodie Cavigioli et Gilles Trichet : Comment et pourquoi aller plus loin que Qualiopi ?

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Annexes

  • (*) Qualiopi en chiffres. Au 15 juin 2021, 20 000 opérateurs sont donc entrés dans la démarche. 10 500 organismes de formation étaient certifiés et 9 500 étaient en cours de certification. Au 21 janvier 2021, ils étaient 12 000 engagés dans la démarche, dont 7 500 déjà certifiés.

Sources : Stéphane Rémy, sous-directeur aux politiques de formation et du contrôle à la DGEFP lors d’un webinaire organisé par le cabinet de conseil CFS+ le 24 juin 2021 et dans la matinée d’actualité organisée par Centre Inffo le 21 janvier 2021 .

  • La validité de la certification allongée à 4 ans pour les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021

Document : « Certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences –  Questions Réponses » (Septembre 2020). À télécharger en PDF : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/faq_certification-qualite.pdf

  • Les modalités de l’audit de surveillance

Extrait de l’Article 2 de l’Arrêté du 6 juin relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national Qualité

L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.

L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. Le cas échéant, l’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le référentiel. Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.

L’auditeur conduit l’analyse :

  1. des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ;
  2. de la conformité au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit ;
  3. des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.

L’audit de surveillance est réalisé à distance. L’audit de surveillance est réalisé sur site dans les cas suivants :

  1. signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ;
  2. résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
  3. pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités.

Conseil en visibilité, notoriété et attractivité des acteurs de la formation professionnelle et des RH. D’abord journaliste pour la presse spécialisée RH et Formation, je co-construis maintenant avec les prestataires RH leur prise de parole pour que celle-ci révèle et démontre leur expertise. Ce qui fait la différence doit pouvoir s’exprimer clairement.

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