Quelle que soit l’étape à laquelle vous êtes (réflexion, devis, audit, non-conformités, certification décrochée…), votre organisme de formation est impacté par les nouveautés liées aux Covid-19. Le calendrier de la mise en place de Qualiopi a été modifié avec un report d’une année. Cela ne pénalise en rien les organismes déjà engagés dans la démarche Qualiopi, au contraire. Le Décret du 22 juillet 2020 et l’Arrêté du 24 juillet 2020 accordent des aménagements conséquents, susceptibles également de conforter les organismes de formation prêts pour l’audit.
La période de confinement liée au Covid-19 a sonné un coup d’arrêt aux démarches Qualiopi engagées, en empêchant les audits de se dérouler normalement. Des mesures conséquentes ont été prises pendant l’été 2020 pour rattraper le retard et conforter les organismes de formation déjà certifiés ou en cours de processus. Découvrez quels sont les éléments qui changent la donne en fonction de votre situation.
Au sommaire de cet article :
- Être certifié Qualiopi avant le 1er janvier 2022 : pour quoi faire ?
- Les grandes nouveautés de l’été liées au Covid-19
- Vous n’êtes pas encore activement engagé dans le processus Qualiopi
- Vous vous sentez prêt à contacter un organisme certificateur
- Préparer Qualiopi si vous êtes référencé au DataDock
- Se préparer si vous êtes titulaire d’un label/certification de la liste Cnefop
- Votre audit Qualiopi est à venir ou vous avez des non-conformités à lever
- Vous n’êtes pas encore référencé au DataDock
- Vous avez déjà décroché Qualiopi
Nous utilisons le terme « vous » pour simplifier les formulations de l’article. Le « vous » renvoie à votre organisme de formation ou toute structure prestataire d’actions concourant au développement des compétences (Bilan de compétences/VAE/Apprentissage). La certification Qualiopi est délivrée à des structures et non à des personnes. Parmi ces structures, se trouvent, bien évidemment, les formateurs indépendants titulaires d’un Numéro de déclaration d’activité.
Les références juridiques des éléments présentés sont indiquées en notes de bas de page.
Être certifié Qualiopi avant 1er janvier 2022 : pour quoi faire ?
La date à laquelle Qualiopi sera exigée pour bénéficier de financements publics et paritaires a été reportée du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022. Jusqu’à cette date, le référencement au DataDock reste nécessaire pour bénéficier des financements des Opérateurs de compétences (Opco), principalement.
Après cette date, la certification Qualiopi permettra une prise en charge de vos formations par les Opco. Les financements mutualisés correspondent aux financements paritaires gérés par l’Opco (formation pour les entreprises de moins de 50 salariés, apprentissage et projets de formation de branche professionnelle) ainsi qu’aux versements volontaires des entreprises qui leur confient tout ou partie de leur plan de développement des compétences.
La certification Qualiopi sera également exigée pourra être enregistrée comme organisme de formation sur la plate-forme Moncompteformation.fr géré par la Caisse des dépôts et consignations, ainsi que pour bénéficier des financements de l’État, des Régions, de Pôle Emploi et de l’Agefiph.
Les grandes nouveautés de l’été liées à la situation du Covid 19
Le report d’un an, du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022, ne pénalise pas les organismes de formation déjà certifiés (environ 4000), ni ceux déjà engagés dans la démarche, que l’audit soit programmé ou que des non-conformités soient levées.
Le Décret n°2020-894 du 22 juillet 2020 a annoncé que les certifications délivrées avant le 1er janvier 2021 auront une période de validité de 4 ans au lieu de 3 ans, pour le premier cycle d’audit.
Autre nouveauté, posée par l’Arrêté du 24 juillet 2020, les audits réalisés avant le 1er janvier 2021 pourront se faire à distance pour que les organismes de formation activement engagés ne soient pas « coupés dans leur élan ». Les organismes certificateurs peuvent cependant proposer un audit en présentiel.
La levée des non-conformités est également aménagée dans certaines conditions, détaillées ci-dessous. Les échéances des labels/certifications de la liste Cnefop arrivant à échéance ont été pour leur part prolongées de trois mois.
Vous n’êtes pas encore activement engagé dans le processus Qualiopi
Si vous n’avez pas encore mis en place un système qualité aligné sur le Référentiel national Qualité, il sera, le plus souvent, difficile d’envisager un audit avant le 31 décembre 2020. Profitez du report du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022 pour mettre en place ou mettre à jour votre système de management de la Qualité.
Vous vous sentez prêt à contacter un organisme certificateur
Par contre, si vous êtes prêt, mais n’avez pas encore choisi d’organisme certificateur ou si vous hésitez entre plusieurs devis, vous n’avez aucune raison de freiner ou de ralentir votre dynamique. La certification décrochée avant le 1er janvier 2021 aura une validité de 4 ans et l’audit initial avant cette date peut se faire à distance. L’audit de surveillance se fera lui sur site.
Important : si vous avez signé ou si vous signez un contrat avec un organisme certificateur, vous pouvez déposer ce document sur la plate-forme DataDock pour demander le prolongement de votre référencement s’il venait à échéance, que ce référencement soit basé sur un dossier DataDock ou sur un label/certification de la liste Cnefop.
Préparer Qualiopi si vous êtes référencé au DataDock
Votre organisme prestataire d’actions concourant aux de développement de compétences (Opac) sera audité sur les 22 indicateurs communs du Référentiel national Qualité. Pour les organismes de formation, il y a 24 indicateurs.
Vous aurez des indicateurs spécifiques si les formations proposées comprennent : des parcours certifiants (indicateurs 3, 7 et 16), de l’alternance (indicateur 13) ou encore des AFEST [actions de formation en situation de travail] (indicateur 28).
Vous sollicitez l’audit sur une ou plusieurs catégories de prestation : action de formation, bilan de compétences, VAE et/ou apprentissage. Quatre indicateurs ne concernent que l’apprentissage.
À titre d’exemple, la durée de l’audit initial est d’une journée pour la catégorie « Action de formation » si l’organisme de formation a un site unique et un chiffre d’affaires < à 150 000 euros. L’audit de surveillance est d’une demi-journée.
Se préparer si vous êtes titulaire d’un label/certification de la liste Cnefop
Certains éléments diffèrent, à votre avantage, si votre organisme de formation est titulaire d’un label/certification de la liste Cnefop.
Vous bénéficiez de modalités d’audit aménagées. Il porte sur 9 indicateurs (1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26 et 32) et non les 24. Les 15 autres indicateurs sont considérés comme ayant déjà été évalués lors de l’audit vous attribuant le label/certification de la liste Cnefop. Il est nécessaire que ce label/certification soit encore valide ou que vous bénéficiiez d’un délai rallongé dû au Covid-19, comme indiqué juste ci-dessous.
Si votre structure propose des activités spécifiques, vous serez nécessairement audité sur les indicateurs qui s’y réfèrent : parcours certifiants (indicateurs 3, 7, 8 et 15), de l’alternance (indicateur 13) ou encore des AFEST (Actions de Formation En Situation de Travail : indicateur 26).
La durée de l’audit initial est, au minimum, d’une demi-journée au lieu d’une journée pour la catégorie « Action de formation » si l’organisme de formation a un site unique et un chiffre d’affaires < à 750 000 euros. L’audit sera plus long si l’organisme propose différentes catégories d’actions et selon son chiffre d’affaires. L’audit de surveillance sera lui d’une demi-journée.
Information liée au Covid 19 : les échéances des labels/certifications de la liste Cnefop ont été prolongées de trois mois pour celles arrivant à terme entre le 23 mars et le 23 juin 2020. Et pour rappel, en déposant un label/certification de la liste Cnefop sur la plate-forme du DataDock, vous bénéficiez du référencement au DataDock jusqu’au 31 décembre 2021.
Votre audit Qualiopi est à venir ou vous avez des non-conformités à lever
Si vous avez signé un contrat avec un organisme de formation pour un audit qui n’a pas encore eu lieu, deux situations sont possibles. L’audit est maintenu sur site si les deux parties en sont d’accord. Ou l’audit peut se réaliser à distance lorsqu’il a lieu avant le 1er janvier 2021.
Si à l’issue de l’audit initial, vous avez des non-conformités à lever, leur traitement est aménagé. Classiquement, les non-conformités sont à lever pour se voir délivrer la certification. Cinq conformités mineures correspondent une conformité majeure. L’organisme de formation transmet les éléments justifiant des actions correctives apportées. Si une non-conformité majeure n’est pas levée, la certification n’est pas délivrée.
La situation du Covid-19 pose un cadre assoupli pour les actions correctives qui étaient à apporter entre le 12 mars 2020 et le 23 juin 2020 ou qui ont été détectées sur cette période. Les actions correctives sont réputées avoir été réalisées à temps si elles sont effectuées avant le 31 décembre 2020.
Important : si votre label/certification de la liste Cnefop ou votre référencement au DataDock arrivait à échéance, le fait d’avoir engagé la démarche Qualiopi joue en votre faveur. Vous pouvez déposer votre contrat signé avec l’organisme certificateur sur la plate-forme DataDock pour demander le prolongement de votre référencement au DataDock.
Vous n’êtes pas encore référencé au DataDock
Vous pouvez être un jeune organisme de formation ou n’être concerné que depuis récemment par les financements des Opco. Sans Qualiopi ni DataDock, vous ne pouvez pas à l’heure actuelle en bénéficier. Si, par exemple, vos clients sont des entreprises de moins de 50 salariés, c’est bloquant pour votre activité.
Pour rappel, la demande de référencement au DataDock se fait (Covid-19 ou pas) entièrement à distance sur la plate-forme du même nom. Il se base sur la transmission d’informations et d’éléments de preuve, et non sur un audit réalisé par un organisme certificateur.
Si vous vous sentez prêts pour Qualiopi, en ayant un système Qualité aligné sur le Référentiel national Qualité, vous pouvez vous lancer. Il vous faudra cependant compter, le plus souvent, plusieurs mois pour aboutir en tenant compte des délais pour fixer l’audit puis d’éventuelles non-conformités à lever.
Vous pouvez, sinon, commencer par un référencement au DataDock, avant de vous attaquer à Qualiopi, si la marche vous semble encore trop haute. Lorsque le dossier est conforme, le processus peut être rapide, de l’ordre de plusieurs semaines. Dans un second temps, vous pourrez préparer la certification Qualiopi en alignant votre démarche Qualité sur le Référentiel national Qualité.
Vous avez déjà décroché la certification Qualiopi
Vous faites partie des 4000 organismes de formation d’ores et déjà certifiés « Qualiopi » à l’été 2020.
Vous ne perdez pas le bénéfice de votre anticipation puisque la certification qui vous a déjà été délivrée est valide 4 ans au lieu de 3 ans. L’audit de surveillance pourra se dérouler lors de la deuxième ou de la troisième année. Et l’audit de renouvellement interviendra lors de la quatrième année après la date de délivrance de votre certification, et non la troisième.
En déposant votre certification sur la plate-forme du DataDock, vous bénéficiez automatiquement du référencement au DataDock pour les financements Opco. La certification Qualiopi garantit en effet à la fois le respect du Référentiel national Qualité du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 et du « Décret Qualité » du 15 juin 2015.
Et pour rappel, la certification Qualiopi vous permet de bénéficier des financements publics dès à présent sans avoir à répondre à des critères qui seraient propres à chaque structure. Le Référentiel national Qualité est l’unique texte de référence.
Lire aussi :
Qualiopi : les conseils de Gilles Trichet pour choisir son organisme certificateur
Comment je me suis préparé à l’audit Qualiopi ? Le témoignage de Luc Grzesiak
En 2022 : pas de financements Opco et CPF sans certification Qualiopi
A – Les textes juridiques liés à la situation du Covid-19
Report du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022 : ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 puis article 2 du Décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020.
Prolongation de la durée de Qualiopi à 4 ans : Article 2 du Décret n° 2020-894 du 22 juillet 2020.
Audit à distance : Article 2 de l’Arrêté du 24 juillet 2020.
Prolongement des échéances des labels et certifications de la liste Cnefop : Alinéa 3 de l’article 3 de l’Ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 expliqué sur le site du Ministère du Travail (Question 4 de la FAQ).
Traitement des non-conformités à lever ou détectées sur la période du 12 mars au 23 juin 2020 : Article 2 de l’Arrêté du 24 juillet 2020.
Possibilité de prolonger le référencement DataDock si l’on est entré dans la démarche de certification Qualiopi : prise de parole de Stéphane RÉMY – Sous-directeur des politiques de formation et du contrôle à la délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) – dans le webinar « Certification QUALIOPI : Faisons le point avec la DGEFP » organisé le 9 juillet 2020 par le cabinet de conseil CFS+. Le webinar est disponible sur Webikeo (en se créant un compte) ou sur Youtube. Le verbatim intégral du webinar est également disponible sur le blog de CFS+. La recherche du mot-clé « DataDock » dans le document vous permettra d’accéder aux passages abordant le sujet.
B – Le rappel des principaux textes juridiques
La certification Qualiopi est délivrée par tous les organismes certificateurs sur la base du même Référentiel national Qualité. Alors que pour les labels/certifications de la liste Cnefop, les certificateurs utilisent des référentiels différents.
Le Référentiel national Qualité : Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 (les 7 critères et les 32 indicateurs présentés sur 3 pages).
Le « Décret Qualité » de 2015 : Décret n° 2015-790 du 30 juin 2015.
Les indicateurs et les modes de preuve pour le référencement au DataDock.
Modalités d’audit aménagées pour les détenteurs d’un label/certification de la liste Cnefop : article 10 de l’Arrêté du 6 juin 2019 et page 39 du Guide de lecture du RNQ, en accès libre sur le site du Ministère du Travail.
Bonjour,
Ce magazine du 18/08/2020 informe que :
1. Les échéances des labels/certifications de la liste Cnefop arrivant à échéance ont été pour leur part prolongées de trois mois.
2. Si vous avez signé ou si vous signez un contrat avec un organisme certificateur, vous pouvez déposer ce document sur la plateforme DataDock pour demander le prolongement de votre référencement s’il venait à échéance, que ce référencement soit basé sur un dossier DataDock ou sur un label/certification de la liste Cnefop.
Pourriez vous svp me transmettre le lien vers l’arrêté ou le décret ou autre doc officiel qui formalise ces 2 modifications? Je ne les ai pas trouvées dans le décret n°2020-894 du 22/07/2020.
Dans l’attente,
Respectueuses salutations.
Bonjour,
Merci pour votre question qui m’indique que mes explications sont peut-être à formuler autrement ou à préciser.
1/ Premier point : « Les échéances des labels/certifications de la liste Cnefop arrivant à échéance ont été pour leur part prolongées de trois mois ».
Cette information est contenue dans « l’Ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période ». Cette ordonnance est décryptée en mode opérationnel dans la question n°4 de la FAQ du site du Ministère du Travail : https://code.travail.gouv.fr/fiche-ministere-travail/mesures-de-prevention-sante-hors-covid-19. Lien vers l’Ordonnance : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000041755644.
Ces liens sont dans les notes de bas de page en pied d’article.
2/ Second point : « Si vous avez signé ou si vous signez un contrat avec un organisme certificateur, vous pouvez déposer ce document sur la plateforme DataDock pour demander le prolongement de votre référencement s’il venait à échéance, que ce référencement soit basé sur un dossier DataDock ou sur un label/certification de la liste Cnefop ».
Cette information a été communiquée par Stéphane RÉMY – Sous-directeur des politiques de formation et du contrôle à la délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP) – dans le webinar « Certification QUALIOPI : Faisons le point avec la DGEFP » organisé le 9 juillet 2020 par le cabinet de conseil CFS+.
Je mentionne, suite à votre commentaire, cette information à la fin de l’article avec le lien vers la vidéo de rediffusion du webinar et la transcription intégrale du webinar.
Merci beaucoup. Excellente journée. Barbara
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