Las buenas prácticas para gestionar tus cursos con Fundae

Cuando se trata de bonificar nuestra formación, siempre debemos prestar especial atención a los requerimientos de la administración para no incurrir en errores o incumplimientos. Tengamos el perfil que tengamos (empresa, entidad organizadora…), debemos aplicar buenas prácticas para obtener la bonificación correspondiente y que las auditorías y controles de Fundae no nos supongan ningún esfuerzo.

Gestión de formaciones bonificadas por parte de las empresas

La formación programada por las empresas tiene beneficios para ellas mismas y para los trabajadores, que en este caso se convierten en alumnos. Lo habitual es que las empresas quieran cubrir necesidades formativas de sus trabajadores; para ello, es vital realizar un seguimiento y evaluación de los alumnos durante la formación y poder realizar las bonificaciones en la seguridad social. Por su parte, los trabajadores tratarán de mejorar la cualificación para el puesto que ocupan y conservar o evolucionar en su puesto laboral.

Según los informes de Fundae, la mayor parte de la gestión de formaciones por parte de las empresas reciben un resultado conforme; los datos más recientes (2022), indican que 8 de cada 10 empresas obtienen una comprobación válida en las auditorías o controles de la administración. Dato muy positivo.

Ampliemos ahora un poco el foco para ver los resultados negativos de estas cifras e intentar comprender las prácticas que llevan a la disconformidad: el 68% de las comprobaciones realizadas por los técnicos de seguimiento con resultado no conforme tienen que ver con la calidad. Es absolutamente necesario que la formación cumpla con las exigencias técnico-pedagógicas y con los requisitos de calidad que nos exige Fundae: realizar el seguimiento de los alumnos, comprobar su asistencia a las clases, emitir los cuestionarios de calidad… una amplia lista de obligaciones en las que las empresas o la entidad organizadora en cada caso tienen la responsabilidad sobre la gestión y la calidad de la formación.

Cambios en la aplicación

Como responsable de la formación, te recomendamos que estés siempre al tanto de las novedades en el aplicativo de Fundae. Puedes mantenerte actualizado/a en la página web de Fundae sobre todos estos cambios. Para este año (2024), encontramos cambios como:

Cambio en el apartado de Aula Virtual: incluye el XML de inicio de grupo. Encontramos nuevos campos y que no aparece el apartado cuando no hay horas presenciales.
Nuevo cuestionario de evaluación: se añade una nueva pregunta, además de tener un nuevo formato. Puedes consultar este formulario en la parte de modelos de documentos de la página oficial de Fundae.
Ampliación de plazos para Fijos Discontinuos a 24 meses.

Buenas prácticas a tener en cuenta

Para evitar sorpresas, te compartimos las buenas prácticas que Fundae nos sugiere implementar para no tener discrepancias por parte de la fundación. Algunas de estas prácticas pasan por cosas tan sencillas como respetar los plazos de modificación de comunicación inicio, que son:

Antelación de 2 días a la fecha de inicio.
Antelación de 1 día a la fecha de fin y al lugar.
Podremos modificar hasta la finalización los cambios relativos a: calendario/horario, formador/tutor, centro de formación (bonificada).
El resto de cambios se podrán realizar hasta la fecha de comienzo.

Te recomendamos que informes a los alumnos de que la formación (para ellos) es gratuita. Además, en la impartición de la formación debemos recordar llevar un riguroso control de asistencia, enviar los formularios de calidad y enviar el certificado o diploma en un plazo máximo de 2 meses tras la finalización de la formación.

Con respecto a los costes, siempre es importante tener en cuenta cómo se justifica el pago, el gasto y cómo se contabiliza el coste. Todo ello acompañado de documentación acreditativa.

En la cofinanciación privada, el 83% de las empresas de 6 a 49 trabajadores no cumplen: si hay varias entidades, es necesario que cada grupo cumpla el porcentaje exigido en cada grupo formativo.

Actuaciones de seguimiento y documentación a custodiar

Aquí, las recomendaciones o buenas prácticas pasan por consultar a Fundae: es importante para no cometer ningún error. Partimos de la base en la que impartimos la formación conforme a las comunicaciones realizadas, de que debemos de comunicar y/o notificar cualquier tipo de cambio y que cuando tengamos una actuación de control por parte de Fundae (auditorías, comprobaciones) debemos colaborar en la medida de lo posible.

Si a pesar de haber cumplido con las buenas prácticas tienes algún requerimiento, siempre puedes presentar las alegaciones pertinentes a la fundación, en un plazo de 10 días hábiles y por medio electrónico. Consulta la guía de Fundae para tener todos los detalles.

Como responsable de la formación, es primordial custodiar por tu parte la siguiente documentación:

Contrato de encomienda (si procede)
Control de asistencia/recibí material
Recibí certificado/diploma
Cuestionarios evaluación
CV/acreditación tutor o formador
Recibí e informe RLT (Representación Legal de los Trabajadores)
Soportes justificativos del coste y pago
Contabilidad
Guía didáctica (programa de la formación)
Registro de actividad
Controles de aprendizaje
Contenidos
Recursos formativos

En el caso del PIF (Permiso Individual de la Formación), añadiremos:

Solicitud (Anexo I)
Registro de Ausencias
Detalle de retribución (B2)
Matrícula y acreditación de pago
Resultado académico / titulación

Y recuerda, que la responsabilidad de la entidad externa se mantiene en las alegaciones, que la empresa debe ser informada de cualquier actuación de control que le afecte y que ante la suspensión de la actividad se debe remitir la documentación al SEPE.

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