L’obtention du fameux sésame « certifié QUALIOPI » connaît quelques changements depuis le 01/01/2022.
En effet, cette certification a fait l’objet de modifications, depuis le décret du 6 juin 2019, dans le cadre de la loi sur la liberté de choisir son avenir professionnel. (La mise en place, prévue le 01/01/2021, a connu du retard à cause de la crise sanitaire).
Dorénavant, tous les organismes de prestataires d’actions pour le développement des compétences (OPAC) souhaitant recevoir des fonds publics de l’état, des collectivités territoriales, de structures publiques (pôle emploi…) ou des fonds mutualisés (comme l’Agefiph, Association nationale de gestion du fonds pour l’insertion professionnelle des personnes handicapées) devront suivre un process bien précis.
Rappel : ces aides financières concernent uniquement les OPAC qui relèvent des champs suivants basés sur le référentiel national qualité (RNQ) mentionné dans le Code du travail (article Q.L. 6316-3).
- Formation professionnelle.
- Validation des acquis de l’expérience (VAE).
- Centre de bilan de compétences (CBC).
- Centre de formation par apprentissage (CFA).
La certification, validée par l’audit initial, devra répondre des attendus du RNQ qui repose sur 7 critères, définis par 32 indicateurs.
Selon l’activité de l’organisme, le nombre d’indicateurs peut varier.
Il sera effectué auprès d’organismes certificateurs accrédités par le comité français d’accréditation (COFRAC). Il en existe une trentaine actuellement en France.
Ce premier audit nécessite l’établissement d’un rétroplanning afin de préparer sereinement et au mieux la certification Qualiopi.
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Les 10 étapes importantes à connaître dans le but de mettre en place un rétroplanning pour l’obtention de la certification Qualiopi
Afin d’établir votre rétroplanning, voici les 10 étapes essentielles pour vous aider à obtenir votre certification Qualiopi.
1re étape : bien lire le guide détaillé du Référentiel National de Qualité (RNQ) à J-6 mois/3 mois
Ce guide publié par le ministère du travail, de l’emploi et de l’insertion détaille :
- Le niveau d’organisation qui est attendu pour l’organisme de formation afin de valider chaque indicateur d’appréciation. Des exemples de preuves sont précisés.
- Sous forme d’un tableau, les 7 critères de qualité ainsi que les 32 indicateurs d’appréciation.
- Les spécificités selon les 4 domaines de formation homologués.
2e étape : préparer son système de management qualité à J-6 mois/3 mois
Ce système aussi appelé système documentaire est une étape primordiale pour votre audit. En effet, l’auditeur évaluera sur place, vos procédures d’organisation qualité par rapport aux attendus des indicateurs du RNQ.
Le tout est de décider quelles formes matérielles mettre en place (classeurs, dossiers…) afin de transmettre facilement votre documentation le jour J à l’auditeur.
3e étape : définir ses modalités de préparation ad hoc à J-6 mois/3 mois
Plusieurs solutions s’offrent à vous :
- S’informer en consultant maints sites internet des organismes certificateurs (agréés par le ministère du travail…), ou en assistant à des webinaires, des outils d’auto-évaluation…
- Se préparer seul au sein même de votre OF qui a déjà été référencé Datadock ou par le Cnefop (conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnelles).
- Se former : des organismes peuvent vous aider à comprendre le RNQ et à trouver les clés d’une préparation réussie.
- Se faire accompagner par un cabinet de conseil ou par l’organisme certificateur qui peut proposer des audits blancs.
- Échanger avec vos pairs sur leur expérience, leur procédure, leur documentation. La mutualisation apporte énormément tant sur le plan logistique que psychologique.
4e étape : établir son rétroplanning et son budget audit à J-6 mois/3 mois
Selon la maturité de votre structure, la préparation à la certification Qualiopi peut prendre 3 à 6 mois, et même plus selon le contexte économique (la crise sanitaire a rallongé les délais).
Ainsi, estimer les actions et le temps nécessaire pour chaque étape grâce à un rétroplanning, vous fera gagner du temps et de l’énergie.
5e étape : sélectionner son organisme certificateur accrédité Cofrac à J-3 mois
Il est fortement conseillé de contacter 2 ou 3 organismes certificateurs afin de choisir celui qui vous correspond, selon leur disponibilité, et bien entendu, leur coût.
Il est précisé, selon l’arrêté du 6 juin 2019, que la tarification d’un audit varie en fonction de la durée de celui-ci, de vos activités, du nombre de sites à évaluer et enfin du chiffre d’affaires.
Vous êtes libre de choisir l’organisme certificateur parmi ceux accrédités par le Cofrac ou par France compétences.
Comptez en moyenne, pour une journée pour l’audit initial, 850 euros à 1500 euros.
Comme dans toute décision d’achat, vous pouvez comparer les devis, consulter les avis des clients…
6e étape : préparer puis transmettre des documents à l’organisme certificateur à J-3 mois
Vous devrez transmettre des données administratives sur votre organisme (des documents sur votre centre de formation, sur les attendus Qualiopi, sur vos prestataires de service si vous en faites intervenir), et enfin indiquer la période souhaitée pour l’audit.
Après réception de votre dossier, le certificateur vous envoie une proposition d’audit précisant la date de l’audit, les indicateurs concernés par votre organisme, les interlocuteurs… qui, une fois signée, vous engagent réciproquement. Cela équivaut à un devis.
7e étape : programmer l’audit de certification à J-30 jours
Dès réception de la convention signée, l’organisme certificateur a 30 jours maximum afin de vous proposer une date pour l’audit initial.
8e étape : participer à l’audit à Jour J
Lors du jour J, l’audit se déroule en 3 temps :
- D’abord, une réunion d’ouverture est organisée afin de valider les objectifs, les enjeux, le plan et les horaires.
- Ensuite, une succession d’entretiens avec les différents interlocuteurs proposés. C’est le moment où chaque indicateur sera discuté et étayé par des preuves.
- Enfin, une réunion de clôture où votre auditeur vous exposera le bilan de l’audit, les corrections à apporter…
9e étape : résultat et remédiation après l’audit à J+10 jours
L’auditeur remet un rapport final au comité de décision interne à l’organisme certificateur qui décide d’accorder ou non la certification Qualiopi.
Si le comité valide l’audit initial, vous obtenez la certification pour une durée de 3 ans.
Sinon, vous pouvez obtenir un délai supplémentaire en cas de points non-conformes mineurs ou majeurs.
Un point non-conforme est un écart par rapport aux indicateurs du référentiel. Si l’organisme audité a moins de 10 points non-conformes, le process de traitement de ces points fait partie de l’audit. Au-delà, il faudra prévoir un nouvel audit complémentaire.
- Un point non-conforme mineur signifie que l’organisme audité prend en compte partiellement un indicateur. Cela ne remet pas en cause la certification de l’organisme, mais celui-ci aura 6 mois pour rectifier ces points en proposant un plan d’actions et sa mise en œuvre avant le prochain audit (1 an et demi après).
- Un point non-conforme majeur signifie que l’organisme audité ne prend pas en compte les exigences d’un indicateur dans son processus qualité. Ce qui remet en cause la qualité de la prestation délivrée qui aura 3 mois pour rectifier ces points en proposant un plan d’actions et des preuves de sa mise en œuvre avant le prochain audit (1 an et demi après).
RECAPITULATIF
- S’il existe moins de 4 points non-conformes mineurs aux indicateurs Qualiopi : plan d’actions sous 6 mois, puis validation par l’auditeur.
- Si le nombre de points non-conformes mineurs dépassent 4 points mineurs : ils deviennent majeurs.
- S’il existe des points de non-conformes majeurs aux indicateurs Qualiopi : plan d’actions sous 3 mois, puis validation par l’auditeur.
10e étape : préparer la suite : audit de surveillance et audit de renouvellement à J+ 24 mois/36 mois
Vous avez réussi votre certification Qualiopi pour 3 ans.
La suite est déjà à préparer avec l’audit de surveillance qui interviendra entre 14 et 24 mois, suivant l’obtention de votre certification.
Cet audit a pour finalité de s’assurer que vos pratiques s’alignent toujours sur les éléments exposés et prouvés lors de l’audit initial.
Un audit de renouvellement interviendra au bout des 3 années de certification obtenue.
Il est à réaliser avant la date d’expiration des 3 ans.
Les étapes importantes du process de validation de votre certification Qualiopi étant bien définies, votre rétroplanning peut se mettre en place.
Modèle de rétroplanning pour la certification Qualiopi
Vous pouvez découvrir notre modèle ici : Modèle Rétroplanning Qualiopi
Pour les OPAC ayant obtenu la certification avant le 01/01/2021 est de 4 ans.
Quelques chiffres qui vous donnent une idée du marché de la formation professionnelle en France :
- D’après le ministère du Travail, au mois de novembre, on comptait plus de 100 000 organismes de formation.
- 30 000 organismes ont bénéficié de fonds publics en 2020.
- Au 01/10/2021, près de 15 500 OPAC ont déjà obtenu la certification Qualiopi.
Cette partie et trop sommaire et partiellement fausse, je cite :
– S’il existe moins de 5 points non-conformes aux indicateurs Qualiopi 🡪 plan d’actions sous 6 mois, puis validation par l’auditeur.
– S’il existe plus de 5 points de non-conformes aux indicateurs Qualiopi 🡪 plan d’actions sous 3 mois, puis validation par l’auditeur.
On parle de Non conformités Mineures ou Majeures.
Si le nombre de NC Mineures est supérieures à 5, les NC Mineures deviennent Majeures.
Pour les NC Mineures le délai de réponse est de 6 mois et l’organisme doit présenter des plans d’actions, si ces plans d’actions sont validés par l’auditeur, l’organisme est certifié et les mises en œuvre des plans d’actions sont contrôlées lors du prochain audit.
Pour les NC Majeures le délai de réponse est de trois mois, l’organisme doit présenter des plans d’actions et LEURS MISE EN ŒUVRE, si ces plans d’actions et leurs mises en œuvre sont validés avant le délai de 3 mois, l’organisme est certifié.
Bien cordialement.
Merci pour votre commentaire tout à fait précis.
En effet, il faut distinguer les points non-conformes majeurs des mineurs.
Nous avons rectifié cette partie de l’article afin d’être le plus précis possible.
Bien cordialement.