Introducción
La formación programada para las empresas, más conocida como «formación bonificada», se ha consolidado como una herramienta estratégica para mejorar las competencias de las plantillas de las empresas. En este contexto, las entidades organizadoras desempeñan un papel clave facilitando a las empresas el acceso a este tipo de formación sin que tengan que encargarse directamente de los complejos trámites administrativos para poder bonificar la formación y recuperar una parte o el total de la inversión en la formación. Sin embargo, aún existen dudas sobre qué implica realmente actuar como entidad organizadora, qué responsabilidades conlleva y cuáles son las exigencias normativas actuales.
1. ¿Qué es una entidad organizadora?
Una entidad organizadora es aquella que, en el marco de la formación programada, se encarga de gestionar la formación bonificada en nombre de otras empresas, asumiendo los trámites administrativos y organizativos ante Fundae.
Se diferencia de la «empresa bonificada», que es la que recibe la formación y aplica la bonificación en sus seguros sociales. Una entidad organizadora puede ser un centro de formación, una consultora o incluso una empresa que presta este servicio a terceros.
Actuar como entidad organizadora tiene sentido especialmente para centros de formación que quieren ofrecer un servicio integral a sus clientes, incluyendo la gestión de la bonificación.
2. Funciones clave de la entidad organizadora
- Asesoramiento: orientar a las empresas sobre la normativa, créditos disponibles y requisitos para bonificarse.
- Gestión administrativa: alta en el aplicativo de Fundae, comunicaciones obligatorias, seguimiento y cierre de la formación.
- Coordinación de la ejecución: asegurar que la acción formativa se imparte correctamente y con evidencias documentales.
- Custodia documental: conservar toda la documentación relacionada con la formación durante al menos 4 años.
- Interlocución con Fundae o SEPE: responder a requerimientos o auditorías relacionadas con las acciones gestionadas.
3. Requisitos para actuar como entidad organizadora
- Estar inscrita como entidad organizadora en la aplicación de Fundae.
- Contar con Declaración responsable de Inscripción de Entidades de Formación ante el SEPE
- Formalizar un contrato de encomienda con cada empresa bonificada.
- Disponer de los medios técnicos y humanos adecuados para garantizar la correcta gestión o contratarlo a otros centros que actúen como centro formador.
- Cumplir con la normativa en materia de protección de datos, trazabilidad de la formación y calidad.
4. Obligaciones documentales y operativas
Documentación mínima obligatoria:
- Contrato de encomienda firmado.
- Control de asistencia (diarios firmados o mediante plataformas con trazabilidad).
- Evaluaciones de calidad.
- Justificante de entrega de los certificados o diplomas.
- Facturas emitidas y justificantes de pago.
- Comunicaciones en plazo: tanto de inicio como de finalización.
Observaciones:
- Los documentos deben conservarse al menos 4 años por la empresa bonificada y preferiblemente también por la organizadora.
- El uso de ERP para la gestión documental, la firma digital y el uso de herramientas de gestión mejoran la trazabilidad y el tiempo de gestión de la formación.
5. Riesgos y exigencias actuales
- Requerimientos frecuentes: actualmente se están incrementando las acciones de seguimiento y control sobre las acciones formativas.
- Responsabilidades: aunque inicialmente la responsable es la empresa bonificada, la entidad organizadora es responsable subsidiariamente de la bonificación.
- Sanciones: si se detectan incumplimientos, Fundae puede exigir la devolución de la bonificación aplicada en casos leves. En casos muy graves puede conllevar sanciones económicas y la inhabilitación de la organizadora hasta 5 años
- Seguimientos: cada vez más rigurosas, especialmente en casos de teleformación o entidades con mucho volumen de formación.
6. Buenas prácticas para centros de formación
- Contar con una persona o equipo experto en la normativa de Fundae, así como en las diferentes interpretaciones normativas.
- Automatizar procesos pero con control y supervisión. Es muy importante tener una buena trazabilidad de todo el proceso.
- Ofrecer a la empresa cliente una explicación clara de sus obligaciones.
- Revisar cada acción formativa para asegurar su adecuación normativa.
7. Conclusión
Ser entidad organizadora es una oportunidad para ofrecer un valor añadido al cliente y fidelizarlo, pero también implica una gran responsabilidad.
Conocer la normativa, aplicar procedimientos rigurosos y actuar con ética profesional es esencial para garantizar la sostenibilidad y la seguridad jurídica del servicio.
