Superar una inspección de Fundae sin incidencias depende, en gran parte, de una buena gestión documental. Muchos centros de formación imparten acciones perfectamente válidas, pero cometen errores en la custodia, organización o trazabilidad de los documentos. Tener un sistema claro y actualizado no solo evita no conformidades, sino que aporta profesionalidad y tranquilidad a las empresas clientes. En este artículo repasamos la documentación que todo centro debe generar, conservar y presentar en caso de requerimiento.
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Documentación general del grupo formativo
Esta documentación acredita la existencia del grupo y su comunicación correcta a Fundae:
- Contrato de encomienda (si la gestión la realiza una entidad organizadora).
- Programa del curso: con objetivos, contenidos, duración, modalidad y metodología.
- Relación de participantes inscritos.
- Notificación de inicio (extraída de la aplicación telemática).
- Currículum y titulación del formador/a.
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Documentación durante la impartición
Sirve para demostrar que la formación se ha desarrollado según lo comunicado:
- Partes de asistencia firmados por cada sesión (en presencial) o informes de conexión del aula virtual (en videoconferencia).
- Informe de conexiones en teleformación (fecha, hora, tempo, progreso del alumno). Además del registro de tutorías y comunicaciones con el alumnado.
- Material didáctico utilizado (manuales, presentaciones, recursos digitales).
En el caso de modalidad mixta, deben conservarse ambos tipos de evidencias: presenciales y teleformación.
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Documentación posterior a la formación
Una vez finalizada la acción, se deben conservar los documentos que acreditan su correcta ejecución:
- Cuestionarios de evaluación de la calidad cumplimentados por el alumnado o justificante de puesta a disposición.
- Evaluaciones del aprendizaje (tests, ejercicios o prácticas).
- Diplomas o certificados de aprovechamiento/asistencia.
- Informe final del tutor o formador (opcional pero recomendable).
- Informe de fin de grupo (extraído de la aplicación telemática).
- Informe de empresa (extraído de la aplicación telemática).
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Documentación económica y de costes
Esta parte es clave en una inspección económica:
- Facturas emitidas por el centro o formadores.
- Justificantes de pago (transferencias, extractos bancarios).
- Nóminas y TC del personal formador (si es interno).
- Desglose de costes: directos, indirectos y de organización.
- Hoja resumen de costes comunicada a Fundae – B1
- Justificación de la cofinanciación privada – C10
- Contabilización en cuentas contables separadas como Formación profesional para el empleo
Todos los gastos deben poder vincularse de forma clara a la acción formativa concreta.
5. Custodia y conservación
Según la normativa de Fundae, toda la documentación relacionada con la formación bonificada debe conservarse durante al menos 4 años desde la fecha de aplicación de la bonificación. Se recomienda:
- Digitalizar todos los documentos y almacenarlos en carpetas organizadas por año y empresa.
- Garantizar el acceso rápido en caso de inspección.
- Evitar modificar documentos originales después del cierre del grupo
6. Checklist de control documental para centros
Antes del inicio:
- Contrato de encomienda (si aplica)
- Programa del curso
- Comunicación de inicio en Fundae
- CV y titulación del formador
Durante la impartición:
- Partes de asistencia o registros de conexión
- Materiales y recursos utilizados
- Tutorías y seguimiento documentado
Tras la finalización:
- Cuestionarios de calidad
- Evaluaciones y resultados
- Diplomas y actas de cierre
- Informes de finalización
Económico y archivo:
- Facturas y pagos
- Nóminas y TC formadores internos
- Desglose de costes B1
- Documentación archivada 4 años
Una gestión documental ordenada y completa es la mejor defensa ante una inspección. Los centros que mantienen un sistema estructurado no solo evitan sanciones o devoluciones, sino que también transmiten confianza a sus empresas clientes. Tener un checklist interno y revisarlo antes de cerrar cada acción es el mejor hábito para garantizar el cumplimiento con Fundae y una gestión profesional de la formación bonificada.
