Errores frecuentes de los centros de formación en las inspecciones de Fundae

Las inspecciones de los cursos bonificados por FUNDAE, que realiza el SEPE, no siempre suponen un problema, pero cuando un centro de formación comete errores sistemáticos, el riesgo de requerimientos y devoluciones aumenta significativamente.

Conocer los fallos más habituales permite prevenirlos y garantizar una gestión más profesional, segura y transparente. A continuación, se detallan los errores más comunes detectados en procesos de seguimiento control y cómo evitarlos.

1. Errores documentales

• Introducir empresas en la agrupación de Fundae sin tener previamente firmado el Contrato de Encomienda: no vale el “ya me lo mandará” o “si hay una inspección me lo manda enseguida”.
• Partes de asistencia incompletos o inexistentes: Siempre deben estar en el aula y estar firmados cada día. Si faltan firmas, no coinciden con los alumnos presentes o no están fechados correctamente con una firma por sesión podemos tener apuros serios.
• Falta de datos completos de los participantes: todos los datos que nos pide Fundae para el cierre es conveniente tenerlos antes del inicio del curso.
• CV o titulación del formador ausente o desactualizado: El CV no debe ser como el buscar trabajo, debe contener la información clave que demuestre que el formador es adecuado para impartir la formación. Debe aparecer formación realizada y experiencia en el área. No aporta nada sus aspiraciones laborales, sus dotes personales o su experiencia en trabajos que no tengan que ver con las materias que imparte. Suelen pedir los títulos de las formaciones también.
• Contratos de formadores externos o internos sin formalizar adecuadamente: hay que tener el contrato mercantil con el formador donde conste el tipo de relación laboral o mercantil y las condiciones pactadas en cuanto a responsabilidad, trabajo encomendado y condiciones económicas. Se puede hacer el contrato principal y hacer anexos por cada formación asignada si varían las condiciones.
• Material didáctico no disponible o no alineado con el programa formativo comunicado: No vale improvisar el contenido o usar misma presentación pero adaptar en la comunicación del curso el contenido. Debe coincidir contenido y estructura. Si se usa un libro el contenido va a ser el índex del mismo.

2. Errores en comunicaciones a Fundae

• Comunicar fuera de plazo el inicio de la formación (menos de 2 días naturales de antelación).
• No haber confirmado con la empresa la información a la RLPT en caso de haberla. Es importante asegurarnos que la empresa ha informado previamente a la RLPT de las acciones formativas a realizar.
• Datos incorrectos en la notificación: duración, fechas, modalidad, empresas participantes, tutores, centro formador, etc.
• No informar de cambios durante la formación: días, horarios, formadores o direcciones que se hayan cambiado respecto a la comunicación de inicio.
• No finalizar el curso en un plazo razonable o anularlo si no se va a bonificar finalmente. Un curos en estado válido también es susceptible de inspección y requerimiento documental, por lo que si no se bonifica, anúlalo.

3. Errores en la imputación de costes

• Gastos sin justificación documental: Tenemos que poder justificar todos los costes imputados con nóminas, facturas, prorrateos de costes etc.
• Diferenciar costes directos, indirectos y de organización: Los costes deben estar cada uno dentro del bloque correspondiente, no es lo mismo el coste de organización cuando eres Entidad Organizadora, que el coste de gestión administrativa cuando eres gestor externo que es un coste indirecto. Revisa englobar bien cada coste en su lugar.
• Incluir costes no relacionados directamente con la formación. Ojo con los costes de comercialización y comisiones comerciales.
• No aplicar correctamente la cofinanciación privada. Es un tema importante que a muchos se les pasa.
• Si aplicamos costes salariales, hay que saber calcularlos y aplicarlos correctamente. Ya sea con la masa salarial, con el coste hora de cada trabajador o si usas el SMI, pero no te lo inventes.
• Avisar a la empresa de que debe contabilizar la formación en cuentas separadas como “Formación profesional para el empleo”. La empresa debe hacerlo pero nosotros debemos explicarle qué debe hacer y cómo.

4. Errores según modalidad de formación

Formación presencial

• No disponer de toda la documentación de seguimiento y control en el aula.
• Aulas no adecuadas o distintas a las comunicadas. No vale cualquier sitio.
• Falta de control real de la asistencia diaria. Firmas siempre al día.
• No hacer la entrega de cuestionarios y diplomas a los alumnos. Los cuestionarios tenemos obligación de entregarlos, pero no tienen obligación los alumnos de cumplimentarlos. Los diplomas se deben entregar antes de dos meses desde la finalización del curso.
• No disponer de registros de conexión fiables en el aula virtual. Usar sólo plataformas que tengas registro de conexión donde aparezca el nombre del alumno, hora de conexión, hora de desconexión y tiempo total conectado.

Teleformación

• No disponer de informes de la plataforma completos y fiables. Usar sólo plataformas que registren correctamente todo lo que piden en caso de inspección. (Tiempo de conexión, porcentaje de contenido visualizado, IP de conexión, trazabilidad de los avances, registro de interacción tutor y alumnos, pruebas de evaluación realizadas con la evaluación de las mismas)
• No tener justificante de envío de claves a los alumnos.
• Contenidos insuficientes o no estructurados como curso. Deben tener texto, vídeos y contenidos multimedia. No vale solo vídeo o solo PDF cargados.
• No disponer de acceso válido para el usuario de Fundae. Es muy importante que el usuario y contraseña que facilitemos esté activo y tenga acceso de tutor sin permiso de edición para que pueda ver a los participantes, informes y lo que necesite.

5. Consecuencias habituales de estos errores

• Requerimientos de devolución total o parcial de la bonificación aplicada.
• Sanciones económicas en casos graves o reiterados.
• Exclusión del sistema de bonificaciones de forma temporal o definitiva.

Y, para mí, la más importante:

• Pérdida de confianza por parte de las empresas clientes. Una no conformidad siempre genera mal estar y desconfianza en los clientes.

6. Recomendaciones para evitar errores

• Utilizar un checklist de control con cada expediente para asegurarnos que lo tenemos todo bajo control.
• Digitalizar y guardar toda la documentación desde el inicio.
• Revisar las comunicaciones en la aplicación antes de enviarlas.
• Formar al personal administrativo, docente y técnico en normativa Fundae.
• Contar con profesionales de confianza que acompañen en todo el proceso.

Conclusión

Evitar errores no significa ser perfecto, sino tener procesos de revisión y control que garanticen el cumplimiento de los requisitos de Fundae. La anticipación y la documentación rigurosa son las mejores aliadas de los centros de formación para pasar una inspección sin sobresaltos.

Esquema visual: errores frecuentes en inspecciones Fundae

1. Documentación de seguimiento y control incompleta.
2. Errores en comunicaciones (inicio, fin, participantes).
3. Imputación incorrecta de costes y cofinanciación.
4. Falta de trazabilidad en formación online o en aula virtual.
5. Sanciones evitables con revisión y orden documental.