Las inspecciones y controles de Fundae son uno de los aspectos que más inquietan a centros de formación y entidades organizadoras. Aunque no siempre derivan en requerimientos o devoluciones, una preparación inadecuada puede tener consecuencias graves. En este artículo abordamos los distintos tipos de inspecciones que puede llevar a cabo Fundae y qué aspectos son clave para afrontarlas con éxito.
Tipos de inspecciones y controles de Fundae
Fundae puede realizar diversos tipos de controles, que se agrupan en tres categorías principales:
Inspección documental o EPI (Expost inmediata)
Es el más habitual y puede realizarse incluso sin previo aviso. Consiste en la solicitud de toda la documentación justificativa de las acciones bonificadas:
- Solicitud de contratos de encomienda
- Contratos y CV del personal formador
- Documentación de costes (B1,facturas, nóminas, TC, justificantes bancarios…)
- Documentación de los participantes (comprobantes de asistencia, recibí de material o de diplomas, etc…)
- Cuestionarios de calidad
- Registros de conexión en aula virtual o teleformación
Inspección en tiempo real ETR (presencial)
Es menos frecuente, pero puede realizarse durante la impartición de la acción formativa. Un técnico puede personarse en el aula o centro para verificar o conectarse al aula virtual:
- Identidad del alumnado y asistencia real
- Contenido impartido
- Documentación presente en el aula (carteles informativos, asistencias, cuestionarios, manuales…)
- Condiciones de la formación (horarios, instalaciones…)
- Encuestas a formador y alumnos
Inspecciones Expost
Suele realizarse una vez cerrada la formación y aplicada la bonificación. Tardan en llegar normalmente 1 o 2 años desde el cierre del curso y se revisa la coherencia entre lo comunicado y lo ejecutado, y se exige trazabilidad documental total. Sobre todo temas de cofinanciación o no haberse bonificado más del crédito disponible.
Aspectos clave que se revisan en una inspección
- Trazabilidad de los costes: que los gastos imputados estén debidamente justificados con documentos válidos (facturas, justificantes de pago, nóminas, etc.) y que respeten los límites normativos.
- Justificación de la asistencia: partes firmados, informes de conexión, hojas de control de acceso, etc.
- Adecuación de los contenidos y duración: que coincidan con lo comunicado en la aplicación.
- Comunicaciones en plazo: notificación de inicio con 2 días de antelación, finalización, costes, etc.
- Custodia documental: al menos durante 4 años desde la aplicación de la bonificación y una correcta contabilización de los costes y bonificaciones.
Buenas prácticas para superar una inspección con éxito
- Organizar la documentación desde el inicio: crear carpetas por acción formativa.
- Comprobar que las comunicaciones están completas y correctas.
- Verificar los justificantes de asistencia y conexión antes de cerrar la formación.
- No imputar costes sin justificación documental válida.
- Mantener informados a los formadores para que sepan qué elementos deben estar disponibles en el aula.
Consecuencias de no superar una inspección
- Pérdida total o parcial del importe bonificado
- Obligación de devolver cantidades indebidamente aplicadas
- Sanción económica si se demuestra dolo o negligencia
- Pérdida temporal de acceso al sistema de bonificaciones en los casos más graves
Conclusión
Las inspecciones no tienen por qué ser un problema si se trabaja con rigor, previsión y documentación ordenada. Estar preparados no solo evita sustos, sino que demuestra profesionalidad y compromiso con una formación de calidad.
Esquema visual: claves para afrontar una inspección Fundae
- Tipos de control: En Tiempo Real ETR, Expost Inmediata EPI o Expost
- Preparación documental desde el inicio: todos los documentos deben estar en el aula
- Justificación de asistencia llevar las asistencias al día
- Costes con trazabilidad tener todos los costes asociados bien justificados
- Revisión de comunicaciones y contenidos Los contenidos siempre reales y acorde a lo informado
- Custodia documental mínima de 4 años Siempre hay que tener todo correctamente guardado y disponible para cualquier requerimiento
Os dejo el enlace a las ultimas instrucciones del SEPE para seguimiento y control:
- 2019: https://www.fundae.es/docs/default-source/empresas/documentos/report_instrucci%C3%B3n-syc-fpe-2019-1-4-2019-firmadas.pdf
- 2024: (Es de subvencionada pero siguen prácticamente mismos criterios en bonificada)
- https://www.fundae.es/docs/default-source/convocatorias-de-subvenciones/planes_2024/instrucciones-seguimiento-y-control-oferta-formativa-sepe-2024.pdf?sfvrsn=40a87a71_1
