Primero aclarar que quien inspecciona es un técnico del SEPE, no Fundae. Pero como hablamos de formación bonificada que se hace a través de Fundae por eso vamos a hablar de Fundae.
Las inspecciones de Fundae pueden llegar en cualquier momento, sin previo aviso, y muchas veces ponen a prueba la organización documental y operativa de los centros de formación. No se trata de temerlas, sino de estar siempre preparados. En este artículo te explicamos qué tipo de inspecciones pueden realizarse, cómo actuar si tu centro recibe una, y qué medidas preventivas debes tener implantadas para superarla sin incidencias.
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Qué tipo de inspecciones puede realizar Fundae
Las inspecciones o controles pueden realizarse tanto de forma presencial como documental una vez finaliza la formación, y su objetivo es comprobar la correcta ejecución y justificación de la formación bonificada.
No quieren incordiar ni molestar, hacen su trabajo que es el de seguimiento y control para el buen uso de los créditos formativos de las empresas.
Principales tipos:
- ETR -Inspección En Tiempo Real: un técnico del SEPE puede acudir al aula (física o virtual) para comprobar asistencia, identidad de participantes y desarrollo del curso. En caso de teleformación se conecta a la plataforma para ver el progreso.
- EPI -Inspección Ex Post Inmediatas: se solicita al centro o entidad organizadora la entrega de documentación una vez acabado el curso (comunicaciones, partes, diplomas, cuestionarios, facturas, etc.).
- Requerimientos específicos o masivos: revisión parcial o total de expedientes o acciones concretas, normalmente aleatoriamente y veces tras detectar incidencias. Es importante tener en cuenta que el SEPE debe inspeccionar, al menos, el 10% de las formaciones realizadas.
- Comprobaciones de resultados: son las que hacen una vez finalizado el año donde comprueban, entre otros, la información a la RLPT, cofinanciación privada, bonificaciones aplicadas antes de tiempo o más cantidad de la debida, etc.
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Cómo actuar ante una inspección sorpresa
Si un inspector se presenta en el aula o se conecta en la videoconferencia, lo más importante es mantener la calma y colaborar. No se trata de incordiar, sino de una verificación de la calidad y están cumpliendo con su trabajo.
Pasos recomendados:
- Identifica al inspector: solicita su acreditación oficial o la comunicación previa si la hubiera.
- Facilita el acceso inmediato al aula y la documentación del grupo.
- Designa un responsable de interlocución (coordinador o tutor) para centralizar la información.
- No modifiques documentación durante la visita. Cualquier alteración posterior puede considerarse falta grave.
- Solicita copia del acta o informe de inspección si se levanta en el momento.
- Qué suele revisar Fundae durante una inspección Los inspectores centran su revisión en tres grandes bloques:
A nivel pedagógico:
- Que el formador esté identificado y presente.
- Que se imparta el contenido comunicado.
- Que el número de alumnos coincida con el comunicado a Fundae. • Que se respete la duración y horario.
A nivel documental:
- Partes de asistencia firmados (o registros digitales).
- Programa formativo y materiales entregados.
- Diplomas, evaluaciones y cuestionarios de calidad.
- Posibles encuesta a formador y alumnos
- Evidencias de seguimiento en teleformación (conexiones, tutorías, evaluaciones).
A nivel administrativo:
- Contrato de encomienda (si aplica).
- Comunicación de inicio y finalización.
- Facturas, pagos y desglose de costes.
- Experiencia o formación específica del docente.
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Cómo prepararte para superarla con éxito
La clave está en anticiparte. Un centro que gestiona bien sus procesos no teme una inspección, porque siempre tiene todo listo y actualizado.
Medidas preventivas recomendadas:
- Ten disponible siempre la documentación de seguimiento y control en el aula (asistencias, recibís, cuestionarios, diplomas, etc)
- Mantén un expediente completo por acción formativa (comunicación de alta y finalización, documentación de seguimiento, comunicaciones a alumnos, costes, etc.).
- Designa un responsable de inspecciones, con acceso rápido a toda la documentación.
- Realiza auditorías internas periódicas (por trimestre o por bloque de grupos).
- Digitaliza todos los documentos en un repositorio común y bien clasificado.
- Asegura que todos los formadores conocen los procedimientos de control y firma.
- Verifica que tu plataforma LMS (si usas teleformación) guarda registros y permite acceso de inspector. (Lo que no ve en la vista de inspector que le facilitemos, para ellos no existe)
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Señales de alerta que conviene revisar
- Diferencias entre los datos comunicados y los reales (fechas, duración, participantes).
- Firmas faltantes o dudosas en partes de asistencia.
- Diplomas no entregados antes de 2 meses de la finalización o sin trazabilidad.
- Evaluaciones incompletas o cuestionarios de calidad ausentes y sin justificación de la puesta a disposición.
- Falta de justificantes de costes o desglose económico incorrecto.
- Falta de CV del docente o con poca experiencia o formación.
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Checklist rápido: tu centro está listo si…
✅ Tienes todos los documentos digitalizados y accesibles.
✅ Puedes identificar al responsable de cada grupo formativo.
✅ Los formadores conocen el protocolo ante una inspección.
✅ Todas las asistencias, recibís, diplomas y cuestionarios están archivados.
✅ Las evaluaciones están guardadas y los resultados disponibles.
✅ Las comunicaciones a Fundae se realizaron correctamente y en plazo.
✅ Cuentas con copias de facturas, pagos y hojas de costes.
Una inspección de Fundae no tiene por qué ser una amenaza, sino una oportunidad para comprobar que tu centro trabaja con rigor y transparencia.
Los centros que gestionan bien su documentación, aplican controles internos y forman a su personal en los procedimientos de bonificación no temen las visitas porque están preparados.
La prevención es, en definitiva, la mejor estrategia para pasar cualquier inspección con sobresaliente.
