Introducción
Justificar correctamente los costes de las acciones formativas es uno de los aspectos más delicados y críticos en la formación bonificada. Una imputación de costes no justificados o la gestión incorrecta delos mismos derivar en requerimientos de Fundae y, en el peor de los casos, en la devolución de la bonificación y posibles sanciones según la gravedad. En este artículo desgranamos qué se puede imputar como coste directo, indirecto y de organización, cuáles son los módulos económicos y cómo se calcula la cofinanciación privada exigida a las empresas.
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¿Por qué es tan importante justificar correctamente los costes?
La formación bonificada no es una subvención directa, sino una bonificación a la Seguridad Social condicionada a que se cumplan ciertos requisitos. Solo son bonificables los costes reales de formación que se puedan justificar documentalmente, y siempre respetando los topes establecidos por Fundae. Una buena justificación garantiza la trazabilidad, la transparencia y minimiza riesgos.
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Categorías de costes imputables según Fundae
A. Gastos directos de la formación
Son aquellos costes directamente relacionados con el desarrollo de la acción formativa:
- Honorarios del personal formador (externo o interno con justificación del coste/hora)
- Material didáctico (físico o digital)
- Plataformas de teleformación
- Alquiler de aulas y/o medios técnicos
- Seguro de accidentes de los participantes, si aplica
- Otros gastos indispensables directamente vinculados a la formación
B. Gastos indirectos asociados a la formación
Son aquellos necesarios para la formación pero que no se pueden asignar de forma directa a una acción concreta:
- Suministros (luz, agua, teléfono, internet)
- Costes de administración y personal no formador
- Software de gestión o licencias
- Costes de un gestor externo si lo hubiera
Importante: los gastos indirectos están limitados al 10% de la suma total de los costes directos más los indirectos.
C. Costes de organización
Aplicables sólo cuando interviene una entidad organizadora (no aplicable si la empresa bonificada gestiona directamente su formación). Incluyen:
- Gestión administrativa
- Organización
- Seguimiento
- Comunicaciones telemáticas para la bonificación con Fundae
Límites bonificables:
- Empresas de 1 a 5 trabajadores 20% del coste directo
- Empresas de 6 a 9 trabajadores 15% del coste directo
- Empresas de 10 o más trabajadores 10% del coste directo
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Módulos económicos máximos bonificables
Fundae establece un tope de bonificación por participante y hora:
| Modalidad | Importe máximo bonificable por hora y alumno |
| Presencial | 9€/hora y alumnos en formación básica
13 €/hora y alumnos en formación superior |
| Teleformación | 7,50 € |
| Mixta | Se aplica cada módulo económico si las horas presenciales supera el 20% de las horas de la acción formativa.
De no ser superior al 20% se considera todo teleformación. |
Estos importes son el límite máximo que se puede bonificar. Si el coste real de la acción supera este módulo, el exceso debe cubrirse mediante cofinanciación privada.
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Cofinanciación privada: qué es y cómo cumplirla
La cofinanciación privada es la parte del coste total de la acción formativa que debe asumir la empresa bonificada:
- Empresas de 1 a 5 trabajadores: exentas de cofinanciación
- De 6 a 9 trabajadores: mínimo 5%
- De 10 a 49 trabajadores: mínimo 10%
- De 50 o 249 trabajadores: mínimo 20%
- + de 250 trabajadores: mínimo 40%
Se puede justificar con:
- Costes internos de las horas laborales de los trabajadores dedicadas a formarse dentro de su jornada laboral
- Costes adicionales asumidos por la empresa no bonificados. Es decir, se paga por la formación más del importe bonificado.
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Buenas prácticas para evitar errores
- Comprobar saldo disponible y los límites de los módulos para asegurarte de cuánto vas a poder bonificar.
- Asegúrate de imputar cada coste dónde corresponda. Directos, indirectos, organización y salariales.
- Guarda todos los justificantes (contratos, facturas, registros)
- No imputar costes que no se puedan justificar ni acreditar
- Contabilizar tanto el coste como la bonificación en cuentas contables separadas y con la denominación de “Formación Profesional para el empleo”
- Guardar la documentación justificativa durante al menos 4 años desde la aplicación de la bonificación.
Conclusión
Comprender qué se puede imputar, en qué categoría y hasta qué límite es fundamental para evitar sustos. Una gestión rigurosa de los costes no solo protege a la entidad organizadora y a la empresa bonificada, sino que también refuerza la profesionalidad del sector y garantiza el buen uso de los créditos formativos.
Esquema visual: Líneas clave en el cálculo de costes Fundae
- Desglose de costes: gastos directos + indirectos + organización
- Verificación de límites: Saldo disponible / coste justificable de la formación / módulos económicos
- Comprobación de cofinanciación según tamaño de empresa
- Justificación documental: trazabilidad, facturas, registros contables
- Custodia documental durante 4 años
Para más información puedes descargarte la guía de orientación de costes de Fundae aquí:
https://www.fundae.es/docs/default-source/empresas/documentos/orientaciones-de-costes.pdf
