Todos los centros que gestionan formaciones en Prevención de Riesgos Laborales (PRL) saben que la burocracia es un auténtico campo de minas. Entre la rigidez de las inspecciones, las exigencias de Fundae y la amalgama de normativas sectoriales (como el Metal o las telecomunicaciones con el sector Telco), el trabajo administrativo puede llegar a ahogar la capacidad de crecimiento de cualquier centro.
Hace unas semanas tuvimos el placer de charlar, durante un webinar, con Cristina, responsable de Tecsecur y clienta de Digiforma desde hace más de un año. Su centro, referente del sector en Barberà del Vallès (Barcelona), está especializado en seguridad laboral (trabajos en altura, espacios confinados…) y cuentan con diferentes certificaciones, lo que aumenta la carga administrativa dentro de los cursos.
Cristina nos contagió su entusiasmo al hablar de un proceso que a muchos directores les da pánico: dar el salto definitivo a la digitalización. A continuación, analizamos las claves de su éxito y cómo tú también puedes replicarlo para tu organización.
Perspectiva analógica: el peligro de “picar” los datos a mano
Antes de implementar y trabajar con Digiforma, Tecsecur se encontraba en un escenario que seguro te resulta familiar: hojas de Excel infinitas (control de matrículas, asistencias, facturación), duplicidad de tareas y de datos, errores humanos (gestión de nombres y apellidos, datos incompletos, riesgo de errores en documentos oficiales…). “Cuando veo que aún hay centros que me dicen que lo pican todo a mano, me pongo las manos en la cabeza. Con el volumen actual, sin Digiforma, necesitaríamos dos personas más en el equipo solo para gestionar papeles”, confiesa Cristina.
Este fue el punto de inflexión de su centro para implementar un software, y así poder automatizar tareas repetitivas, reducir errores y evitar contratar a más gente. Para todo esto, nos asegura, haría falta contratar a una o a dos personas más si no contase con la ayuda de Digiforma.
Las 4 claves para digitalizar un centro de PRL
Para Tecsecur, la digitalización no consistió en “subir papeles a la nube”, sino en automatizar los procesos que consumían horas críticas de su día a día. Cristina destaca 4 puntos primordiales para poder digitalizar correctamente la actividad diaria de su centro.
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Bases de datos centralizadas y evitar dobles inscripciones
En formaciones PRL, es bastante habitual que un trabajador encadene varias formaciones. Con Digiforma, Cristina ahora puede pedirles a las empresas clientes que rellenen la propia ficha del alumno, y sus datos quedan centralizados en una base de datos para siempre, justo con el historial de cursos que ha realizado. Ahora, ya no marea a los clientes solicitando la misma información una y otra vez, evitando así errores en los formularios y pudiendo controlar la renovación de las certificaciones de alumnos cuando hayan expirado.
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Plantillas automatizadas y sin errores para sectores exigentes (Telco, Fundae…)
Las grandes empresas no aceptan un diploma cualquiera; exigen el cumplimiento estricto de los requisitos de la homologación.
- Antes: Había que diseñar y revisar cada documento, introduciendo los datos del curso, la fecha de expiración y el nombre de cada uno de los alumnos.
- Ahora: Las plantillas con código de curso, el recibí de material y los informes finales se generan con un solo clic y de forma automatizada. Si la información de origen es correcta, el diploma sale perfecto.
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Comunicación y control de bonificaciones a Fundae
La formación bonificada no perdona los errores. Olvidarse de volcar un grupo o cometer un fallo en las fechas de inicio/fin de grupo puede suponer que la empresa cliente pierda la bonificación (y el centro, un cliente). Digiforma extrae directamente los datos necesarios de la ficha del alumno y los exporta en XML de manera limpia. Además, las alertas del sistema permiten introducir las fechas de comunicación en el aplicativo de Fundae, para así llevar un control real de todas las acciones formativas.
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Firma digital y enlaces de pago
Uno de los mayores retos logísticos es conseguir que los trabajadores firmen la documentación. La firma digital desde el móvil o tablet y los enlaces de pago con tarjeta permiten que un operario liquide su matrícula o firme su asistencia al terminar la jornada, olvidando papeles, hojas de asistencia y almacenando todo de forma digital dentro de la ficha de cada curso.
De dedicarse a tareas administrativas a controlar el negocio
Para Cristina, el verdadero beneficio de la digitalización no es solo “ahorrar papel”, es recuperar el control del tiempo.
Gracias a la automatización del 60% de la carga administrativa, Cristina ha pasado de estar sepultada bajo montañas de exámenes y actas de asistencia a centrarse en tareas de alto valor: reuniones de posicionamiento estratégico, auditorías de calidad para nuevas homologaciones y desarrollo de proyectos con Inteligencia Artificial. El centro crece en facturación, pero no necesita sobredimensionar su plantilla de administración. Más tiempo, menos gastos, sin errores.
Además, gracias a todas las herramientas de Digiforma, Cristina ha conseguido mejorar la imagen de su centro y que sus clientes la vean como un referente en innovación.
El consejo de nuestra experta
Cristina sabía que el cambio de metodología de trabajo necesitaba dedicación y tiempo: exige esfuerzo y adaptación durante las primeras semanas. Por eso, el ecosistema de Digiforma le falicitó un proceso dedicado de onboarding, guiado por sus expertos, para poner a punto sus documentos, información y programas.
Ella utilizó periodos de menor actividad (como por ejemplo el verano) para dedicar tiempo a introducir datos en el sistema y poner a punto su centro. Cristina consiguió, en un par de meses, tener toda la actividad de su centro (matrícula, facturación, formación, documentación y gestión) bajo la misma sintonía.
En un mercado tan competitivo, la rapidez, la calidad y la seguridad ya no son opcionales. Al preguntarle qué le diría a un centro que no ha dado el salto a la digitalización, su respuesta fue clara: “¿a qué estás esperando?”.
