En la formación bonificada no basta con hacer las cosas bien: hay que poder demostrarlo.
Los controles del SEPE buscan comprobar que existe coherencia entre lo que se comunica, lo que realmente sucede durante la formación y la documentación que posteriormente lo acredita.
Este año se ha aumentado considerablemente la plantilla de inspectores y tienen que justificar su trabajo. Esto se ha notado en el aumento de los requerimientos documentales. Cada vez hay más y piden más cosas que miran con lupa buscando el fallo.
Por eso, más que preparar un expediente cuando llega un requerimiento, la clave está en trabajar desde el principio con una metodología que permita responder con seguridad ante cualquier requerimiento.
En este artículo repasamos algunos de los aspectos que consideramos especialmente importantes y aquellos que, desde nuestra experiencia, conviene revisar con mayor atención.
1. Que todo cuente la misma historia
Una de las primeras comprobaciones debería ser sencilla:
¿Lo comunicado coincide con lo realizado?
Fechas, horarios, participantes, modalidad, docentes, duración, contenidos y lugar de impartición deben ser coherentes con la realidad.
Un pequeño error aislado puede parecer poco relevante, pero cuando aparecen varias diferencias entre la comunicación y la documentación, el expediente empieza a generar dudas.
Por eso recomendamos no limitarse a comprobar si los documentos “están”, sino revisar si todos ellos cuentan exactamente la misma historia.
Cada vez hay más inspecciones comprobando que los objetivos y contenidos informados coinciden con el material entregado o la presentación utilizada.
2. De guardar documentos a conservar evidencias
Este cambio de perspectiva es fundamental.
No se trata únicamente de tener un parte de asistencia, un diploma, una evaluación, un cuestionario o un CV del docente.
Hay que poder demostrar que esos documentos corresponden realmente a la formación realizada.
Por ejemplo, una evaluación debe estar relacionada con los objetivos y contenidos del curso; un diploma debe llevar los logos de Fundae sólo si es el oficial de ellos; y una asistencia debe permitir acreditar la participación real del alumno. Miran hasta que no parezcan firmas falsificadas.
En teleformación esto cobra todavía más importancia: accesos, tiempos, actividades, evaluaciones, tutorías y comunicaciones deben quedar registrados y ser recuperables.
Ojo con las tutorías reactivas donde no podemos demostrar el seguimiento proactivo del tutor/a La pregunta no es “¿lo tengo?”. La pregunta es “¿puedo demostrarlo?”.
3. Tres áreas que conviene revisar con especial atención
La comunicación
Antes de comenzar una formación, revisa que estén correctamente comunicados:
- Fechas y horarios.
- Participantes y empresas.
- Modalidad.
- Docentes.
- Lugar o plataforma de impartición.
- Objetivos y contenidos.
- Y, durante la formación, cualquier cambio que deba comunicarse debe hacerse dentro del plazo correspondiente.
⚠️ No inventes datos o pongas cosas genéricas
La ejecución
Aquí debemos comprobar que la formación se ha desarrollado realmente como estaba prevista:
- Asistencia y participación.
- Duración.
- Contenidos impartidos.
- Evaluaciones.
- Seguimiento y tutorización cuando corresponda.
- Sin cambios de docente.
Durante la formación, cualquier cambio que deba comunicarse debe hacerse dentro del plazo correspondiente.
⚠️ No todos los cambios son válidos
Los costes
La justificación económica también debe ser coherente con la formación:
- Facturas.
- Justificantes de pago.
- Costes declarados.
- Costes de organización, cuando proceda.
- Aplicación de la bonificación.
- Contabilización correcta en cuentas separadas y como “Formación Profesional para el Empleo”.
No debemos olvidar que una buena gestión de la bonificación comienza por una formación cuya justificación de costes responde a su coste y valor real, no al crédito disponible de la empresa.
⚠️ Un curso impecable pero mal contabilizado, supone la incidencia y devolución total
4. Teleformación: la trazabilidad no es negociable
La teleformación merece una atención especial. Primero porque es la modalidad más inspeccionada con mucha diferencia y segundo porque gran parte de las evidencias dependen de la plataforma.
No basta con que el alumno tenga usuario y contraseña.
Debemos poder demostrar qué ha hecho durante el curso: cuándo ha accedido, con qué IP se ha conectado, qué contenidos ha trabajado, qué actividades ha realizado, qué evaluaciones ha completado y qué seguimiento ha recibido por parte del tutor.
Y hay una comprobación que muchas veces olvidamos:
¿Qué verá realmente el técnico del SEPE cuando acceda a nuestra plataforma?
Yo siempre digo que las claves del SEPE son una ventanita a nuestra casa, si sólo ve una habitación, no puede saber qué hay en el resto de la casa. Por lo que, si con sus claves no accede a todo lo necesario, puede derivar en no conformidades.
Hay inspectores que quieren “llave en mano” informes en PDF con un click y toda la información unificada y organizada.
5. Los pequeños errores que conviene detectar antes
Desde nuestra experiencia, hay situaciones que se repiten y que merece la pena revisar antes de cerrar un expediente:
⚠️ Participantes que no cumplen los requisitos de asistencia o evaluación.
⚠️ Cambios en fechas o horarios no comunicados.
⚠️ Cambios fuera de plazo.
⚠️ CV de docentes que no acredita claramente su formación y/o experiencia. No sabes los que se caen por no acreditar esto.
⚠️ Evaluaciones no realizadas con alumnos finalizados como aptos.
⚠️ Tutorías insuficientes o difícilmente demostrables.
⚠️ Informes de plataforma que no contienen toda la trazabilidad necesaria.
⚠️ Facturas que no coinciden con los costes imputados.
⚠️ Contabilidad mal realizada por no hacerlo en cuentas separadas. (No depende de nosotras hacerlo, pero si informar al cliente de su obligación)
El problema no suele ser un único documento que falta. El verdadero riesgo aparece cuando las evidencias no son coherentes entre sí.
6. El mejor control es el que hacemos nosotros mismos
Antes de cerrar cualquier grupo, deberíamos ser capaces de responder afirmativamente a estas preguntas:
✅ ¿Lo comunicado coincide con lo realizado?
✅ ¿Puedo demostrar la participación de cada alumno?
✅ ¿La documentación está completa y correctamente archivada?
✅ ¿Las evaluaciones y, cuando corresponda, las tutorías están justificadas?
✅ ¿Los docentes están correctamente acreditados?
✅ ¿La plataforma permite recuperar toda la trazabilidad?
✅ ¿Los costes y la bonificación están correctamente justificados?
✅ He informado al cliente de cómo bonificar y contabilizar correctamente la formación. Y una última pregunta que resume todo:
Si mañana recibiera un requerimiento sobre este expediente, ¿podría entregarlo completo sin tener que reconstruirlo?
😅 Te aseguro que luego es muy difícil recopilar todo en plazo y que no falte nada.
Conclusión
Los controles no deberían hacernos trabajar con miedo, sino con método.
La mejor protección frente a una comprobación no es preparar una carpeta cuando llega el requerimiento. Es que el expediente esté preparado desde el primer día hasta el cierre de la formación.
Porque en formación bonificada, la profesionalidad no consiste únicamente en cumplir los requisitos. Consiste en poder demostrarlo sin morir en el intento.
