La procédure liée à la démarche de qualité des actions de formation et de certification a été définie par l’article 6 de la loi avenir professionnel[1].
À partir du 1er janvier 2022 [2] , les prestataires de formation candidats aux fonds publics ou aux fonds mutualisés devront respecter la procédure de certification unique et obtenir la certification.
Les dispositions de la loi visent les prestataires proposant des :
- actions de formations ;
- bilans de compétences ;
- actions de validation des acquis de l’expérience ;
- actions de formation par apprentissage (les CFA existants au 6 septembre 2018 seront concernés à partir du 1er janvier 2022).
Les prestataires de formation devront être certifiés qualité en répondant aux critères d’un référentiel unique national.
Ces critères sont appréciés au cours d’un audit réalisé par un organisme certificateur, sur la base d’indicateurs fixés par un référentiel national.
Des textes réglementaires [3] publiés au Journal officiel le 8 juin dernier fixent les modalités de mise en place de ce nouveau dispositif.
Quelles sont les actions concernées par l’obligation de certification?
Il s’agit des actions concourant au développement des compétences financées par un opérateur de compétences [3], une commission paritaire interprofessionnelle régionales[4], la Caisse des dépôts et consignations, l’État, les régions, Pôle emploi et l’AGEFIPH.
Quels sont les 7 critères du référentiel national ?
Les prestataires d’actions concourant au développement des compétences doivent satisfaire les critères suivants :
- Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
- L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
- L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
- L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
- La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
- L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
- Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
Quels sont les indicateurs qualité auxquels doivent satisfaire les prestataires de formation?
Les indicateurs d’appréciation des critères qualité sont définis dans un référentiel national en annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences.
L’annexe reprend les 7 critères qualité du référentiel national et liste les indicateurs d’appréciation à mettre en place par type d’action ( action de formation ; bilan ; VAE ; apprentissage). C’est à partir de ce socle que les organismes de formation devront bâtir leur démarche qualité pour se faire certifier.
Liste des 32 indicateurs appréciés selon les 7 critères du référentiel national
Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
1) Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
2) Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.
3) Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.
Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
4) Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ ou le financeur concerné (s).
5) Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
6) Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
7) Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.
8) Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.
Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
9) Le prestataire informe les publics bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation.
10) Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
11) Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
12) Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
13) Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
14) Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
15) Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
16) Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.
Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
17) Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques …).
18) Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux …).
19) Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.
20) Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.
Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
21) Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ ou externes, adaptées aux prestations.
22) Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.
Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
23) Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
24) Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
25) Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
26) Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/ former ou orienter les publics en situation de handicap.
27) Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.
28) Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.
29) Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.
Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
30) Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
31) Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
32) Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.
Qui délivre la certification?
Ce document peut être délivré par plusieurs acteurs :
- un organisme certificateur accrédité à cet effet ou en cours d’accréditation par le Cofrac (ou par tout autre organisme signataire d’un accord européen multilatéral pris dans le cadre de la coordination européenne des organismes d’accréditation).
- une instance de labellisation reconnue par France compétences sur la base du référentiel national sur la qualité.
À noter : une certification peut être suspendue ou retirée, au regard de la gravité et/ou nombre ou récurrence de non-conformités détectées.
Où trouver la liste des organismes certificateurs ?
Les organismes certificateurs figurent sur une liste publiée sur le site internet du ministère chargé de la formation professionnelle.
De plus, France compétences inscrit sur une liste les instances de labellisation qu’elle reconnaît et met cette liste à la disposition du public et la révise tous les trois ans.
À noter: bien évidemment, le prestataire de formation, choisit librement son organisme certificateur. De plus, il est de sa responsabilité de s’assurer que l’organisme certificateur est accrédité ou en cours d’accréditation.
Quel est le périmètre de l’audit?
Les audits concernent les organismes disposant d’un numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou en cours d’enregistrement et souhaitant bénéficier des fonds des financeurs sus-mentionnés.
Dans le cas d’un organisme implanté sur plusieurs sites, la certification porte sur l’ensemble des sites.
L’organisme de formation a la possibilité de faire sa demande de certification uniquement pour certaines catégories d’actions. Pour cela, il doit en amont informer le certificateur des catégories d’actions de développement des compétences pour lesquelles il souhaite être certifié.
Lire aussi : En 2022 : pas de financements Opco et CPF sans certification Qualiopi
Quelle est la durée de validité de la certification ?
La certification est délivrée pour une durée de trois ans et peut être suspendue ou retirée par l’organisme ou l’instance qui l’a délivrée.
Comment les organismes certificateurs réalisent-ils les audits?
Plusieurs étapes sont mentionnées par l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national
Étape n°1. L’audit initial
- La procédure d’audit débute par un audit initial au cours duquel l’organisme certificateur collecte auprès de l’organisme candidat à la certification les données suivantes :
- la raison sociale de l’organisme et les coordonnées d’un contact identifié ;
- le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la copie de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois ;
- les catégories d’actions concernées par la certification ;
- un organigramme de l’organisme lorsque celui-ci a plus de trois salariés en contrat à durée indéterminée ;
- les preuves de certifications déjà obtenues, leur validité et périmètre ;
- la période souhaitée pour l’audit ;
- le dernier bilan pédagogique et financier disponible.
- Puis l’organisme certificateur propose, dans un délai maximal de 30 jours calendaires après réception du contrat conclu avec l’organisme candidat, une date de réalisation de l’audit en tenant compte de la période de réalisation de l’audit souhaitée par l’organisme candidat.
Étape n° 2 L’audit de surveillance
Il s’agit d’un contrôle réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification pour vérifier que le référentiel en vigueur est toujours appliqué.
Il peut être réalisé à distance excepté dans les cas suivants :
- signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur ;
- résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent ;
- pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de l’organisme certificateur et en fonction des deux cas précités.
Étape n°3 l’audit de renouvellement
Le renouvellement de la certification est réalisé sur place avant la date d’échéance du certificat et donne lieu à l’obtention d’un nouveau certificat.
La décision de renouvellement doit intervenir avant l’expiration de la certification.
À noter : Les organismes de formation peuvent demander un audit d’extension lorsqu’ils souhaitent certifier une nouvelle catégorie d’actions, (en sus des catégories déjà certifiées).
Lors de l’audit l’organisme candidat doit être en capacité de produire tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur.
Quelle est la durée de l’audit ?
Elle est calculée en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité du prestataire de formation, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite être certifié selon le barème indiqué à l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail
Lire aussi : Le 7 critères de Qualiopi : ce qu’il faut savoir
L’impact de la certification unique sur les organismes de formation
Les prestataires de formation ont tout intérêt à entamer une réflexion et mettre en place des actions pour engager et réussir une démarche de certification pour plusieurs raisons :
- travailler avec les financeurs de la formation professionnelle garantit le paiement des prestations réalisées. ;
- être référencé par des financeurs permet de bénéficier d’un avantage concurrentiel important (lisibilité sur le marché, confiance des clients) ;
- la certification permet de développer des méthodes de travail efficaces ;
- inscrire sa pratique professionnelle dans une démarche d’amélioration de la performance en continue est le meilleur gage de réussite dans un environnement économique tendu et concurrentiel ;
- la certification qualité participe à la valorisation des compétences des organismes de formation et à la reconnaissance de la qualité de leurs prestations.
Toutefois il convient de souligner que cette certification va générer des contraintes et des coûts supplémentaires pour les organismes de formation.
Le coût moyen d’une certification est évalué à 3000 € et son renouvellement est également payant selon les données de l’ Étude d’impact.
En outre d’après cette étude : « environ 48 000 organismes devront entrer dans un processus de certification. En ajoutant les centres de formation d’apprentis et l’évolution du nombre d’organismes, 50 000 organismes pourraient être concernés, soit un investissement global de 150 M€ »
[ 1] Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel.
[ 2] L’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 reporte l’entrée en vigueur de Qualiopi, certification nécessaire pour bénéficier de financements publics et paritaires, a été repoussée au 1er janvier 2022 (prévue initialement le 1er janvier 2021).
[3] Les OPCO remplacent les Opca. Ils ne seront plus en charge de la collecte des fonds de la formation, qui sera réalisée par les services de l’Urssaf à partir du 1er janvier 2021.
[4 ] À partir du 1er janvier 2020, elles remplaceront les FONGECIF et accompagneront notamment le projet de transition professionnelle des salariés.
Décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle.
