Réforme Formation

Comment je me suis préparé à l’audit Qualiopi ? Le témoignage de Luc Grzesiak

Préparer la certification Qualiopi se fait en deux temps. Première période : mettre en œuvre (ou mettre à jour) la démarche Qualité dans son organisme de formation. Deuxième période : préparer l’audit de certification en face à face. Le plus long, c’est la première phase. CFTL – TRANS’FORMATION, qui compte 2 permanents et 5 intervenants extérieurs, est certifié Qualiopi depuis le 24 décembre 2019. Son dirigeant, Luc Grzesiak, explique les points phares de sa préparation avec des exemples concrets pour s’organiser.

 

L’organisme CFTL – TRANS’FORMATION ne dispose pas d’un label/certification de la liste Cnefop. L’audit Qualiopi a donc porté sur les 21 indicateurs communs du Référentiel de certification Qualité et les trois indicateurs spécifiques aux parcours conduisant à une certification professionnelle.

Dans son témoignage, Luc Grzesiak, zoome notamment sur les fonctionnalités de la plateforme Digiforma*, solution de gestion et de pilotage pour les organismes de formation, qu’il utilise depuis deux ans.

À noter : lLa date à laquelle la certification Qualiopi sera indispensable pour bénéficier des financements publics et paritaires a été reportée au 1er janvier 2022 par l’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 (voir ci-dessous en note de bas de page).

Quel parcours professionnel vous a mené à la création de CFTL – TRANS’FORMATION ?

J’ai commencé à travailler dans le monde du Transport, en chargeant et en triant des colis. Je suis devenu progressivement coordinateur des opérations, responsable logistique et responsable d’exploitation, en gérant 70 à 120 tournées par jour. J’ai ensuite choisi la voie de la formation en exerçant les métiers de formateur à la Capacité professionnelle de Transport puis de responsable en conception pédagogique. Je suis devenu directeur régional d’un organisme de formation spécialisé dans le Transport et la Logistique, avant de créer ma propre structure en 2018.

Quelle est l’activité de CFTL – TRANS’FORMATION ?

CFTL Trans’Formation est spécialisé dans la formation des professionnels du Transport et la Logistique. Son cœur de métier est de préparer aux examens qui visent l’obtention des différentes Capacités professionnelles de Transport délivrées par le Ministère en charge des Transports. Nous sommes une équipe de 7 personnes, dont 5 intervenants indépendants.

La Capacité professionnelle de Transport est une attestation obligatoire pour créer une entreprise de transports de marchandises ou de voyageurs. Nous délivrons également des formations pour les chauffeurs VTC (Véhicule de tourisme avec chauffeur), les managers du Transport et de la Logistique (gestion des conflits, recrutement, sous-traitance…) ainsi que des formations sur mesure, traitant de la réglementation et la sécurité.

Quelle démarche Qualité aviez-vous engagée avant Qualiopi ?

Dès sa création, j’ai structuré l’organisation CFTL – TRANS’FORMATION en m’appuyant sur le logiciel de gestion de la formation Digiforma*. Je me suis approprié les modèles de documents proposés pour organiser mes premières sessions : programmes pédagogiques, conventions de formation, convocations, feuilles d’émargement, attestations de participation… Ces supports ont déjà été utiles pour le Référencement au DataDock.

Depuis mars 2019, j’utilise également l’outil d’e-learning pour les participants, l’envoi programmé des e-mails et le CRM intégré pour le suivi commercial des prospects et des clients.

Pourquoi la certification Qualiopi vous sera-t-elle aujourd’hui indispensable ?

Une grande partie des formations proposées par CFTL – TRANS’FORMATION sont des parcours conduisant à des certifications professionnelles du Ministère chargé des Transports. Les financements du compte personnel de formation sont souvent mobilisés.

J’avais de toute façon décidé, pour 2019, d’aller au-delà du référencement DataDock en termes de Qualité. J’ai attendu la sortie du Décret relatif au Référentiel de certification Qualité du 6 juin 2019 puis la publication par le Ministère du Travail de la liste des premiers organismes certificateurs en septembre 2019 pour enclencher les choses.

Quel organisme certificateur avez-vous choisi et quand a eu lieu l’audit ?

J’ai choisi l’Afnor qui est une référence en matière de qualité. L’audit de certification s’est déroulé le 19 décembre 2019. Et nous avons reçu la certification le 24 décembre. Joli cadeau de Noël. J’étais le second organisme de formation audité dans la région Centre.

Combien de temps a nécessité la préparation de la certification Qualiopi ?

La préparation de l’audit de certification à proprement parler, a été relativement courte, moins d’une semaine. Par contre, un an a été nécessaire pour « faire vivre » l’organisation Qualité que j’avais mise en place en la déployant sur des parcours complets de formation.

L’audit de certification est une photographie à un instant T d’une organisation en mouvement. L’organisme de formation explique comment la structure fonctionne au quotidien. Pour montrer que l’on répond aux différents indicateurs, il faut avoir mis en œuvre les exigences sur des parcours complets de formation : évaluation des prérequis, tests de positionnement, fixation des objectifs, contenus pédagogiques, ancrage des connaissances, évaluation des acquis, indicateurs de résultats, recueil des appréciations…

Le but n’est pas de montrer ce que l’on ferait si la situation se présente, mais de prouver ce que l’on a déjà fait et que l’on continue à améliorer. Les organismes de formation doivent profiter des prochaines entrées en formation pour mettre en œuvre le plus tôt possible les exigences du Référentiel.

Pouvez-vous détailler, pour plusieurs indicateurs, comment vous répondez aux exigences du Référentiel ?

  • Information accessible au public. Nous sommes les plus complets possible sur notre site internet. On y trouve les intitulés des formations et des certifications préparées, le programme de chaque parcours en 3 pages (prérequis, objectifs, durée, contenu, moyens pédagogiques, méthode d’évaluation…), les tarifs de chaque formation…
  • Indicateurs de résultats. Nous agrégeons l’ensemble des données relatives aux parcours des participants : nombre de participants par parcours, taux de réussite aux examens, enquêtes de satisfaction de la formation… La plate-forme Digiforma met à disposition des questionnaires à remplir en ligne, ce qui permet de compiler les résultats et de produire des statistiques.
  • Taux d’obtention des certifications. Nous publions régulièrement sur notre blog, le taux de réussite aux examens pour la Capacité professionnelle de Transport. Nous partageons également notre proposition de corrigé après le déroulement épreuves, afin de faire prendre la mesure des exigences attendues.
  • Formation conduisant à une certification. Nos parcours préparent aux certifications professionnelles du Ministère chargé des Transports. Nous construisons par conséquent nos programmes en adéquation avec les référentiels établis par le Ministère des Transports.
  • Convocation aux examens. Les documents de convocation sont produits et envoyés à partir de la plate-forme Digiforma par mail aux candidats à la certification.
  • Organisation d’examens. Nous sommes autorisés à faire passer les épreuves pour l’obtention des attestations de Capacité professionnelle de Transport léger. Pour respecter l’anonymat des participants, nous utilisons un numéro unique indiqué sur leur copie, qui est généré à partir du dossier du participant dans Digiforma.
  • Évaluation des compétences des intervenants. J’ai créé un dossier type avec un CV normé pour tous les intervenants, salariés ou indépendants. Ces derniers n’ont pas tous un numéro de déclaration d’activité. Par contre, je m’assure qu’ils présentent les compétences et les formations requises pour dispenser les formations pour lesquelles ils interviennent.
  • Développement des compétences. J’organise des formations et des mises en situation pour tous les intervenants, salariés et indépendants. J’anime certaines sessions et je fais aussi appel à des intervenants extérieurs.
  • Veille sur son éco-système professionnel. Je suis responsable de l’antenne de l’AETL pour la Région Centre. Ce réseau réunit les Acteurs professionnels, élèves et étudiants, enseignants et formateurs des Transports, de la Logistique et de la Supply Chain. Nous organisons des conférences sur les métiers et des journées portes ouvertes dans les différentes structures de formation.
  • Veille légale et réglementaire. J’alimente un document qui liste les évolutions réglementaires de la formation et du domaine du Transport et de la Logistique. Cela fait aussi partie des outils que j’ai présentés lors de l’audit.
  • Gestion des difficultés et des réclamations. Nous avons un circuit de traitement lorsque des situations compliquées peuvent se produire, afin de pouvoir réagir vite. L’accès extranet à la plate-forme facilite les échanges avec les participants, mais également avec les managers des stagiaires.
  • Amélioration continue. Sur la base des taux de satisfaction de chaque parcours de formations, nous faisons un REX (Retour d’expérience) avec les différents intervenants pour analyser les points forts de la formation et les axes d’amélioration.

Comment s’est déroulé concrètement l’audit ?

Lors de l’audit, j’ai montré sur mon ordinateur de quelle manière se déroulait le parcours d’un participant, en me connectant directement à la plate-forme du logiciel Digiforma. J’ai montré les différentes étapes et les actions menées par l’organisateur de la formation, l’intervenant et le participant. C’est plus parlant que de produire un ensemble de documents, car cela montre le fonctionnement dynamique et non statique de la structure.

Avez-vous rencontré des difficultés ?

La principale concerne l’accessibilité aux personnes en situation de handicap. Malgré toute la bonne volonté du monde, j’ai peiné à trouver des interlocuteurs spécialisés. C’est vraiment dommage. Nous faisons d’ores et déjà tout ce que nous pouvons pour favoriser l’accessibilité : modules e-learning adaptés aux déficiences auditives et visuelles, location de salles permettant l’accessibilité… Nous sommes décidés à aller encore plus loin.

Un dernier conseil à transmettre ?

J’ai lu, évidemment, le Guide de lecture du Référentiel de certification Qualité. Il est incontournable, mais nécessite aussi une prise de recul. Il présente des pistes d’éléments de preuves à présenter. Les exemples ne sont pas une liste à laquelle se conformer de manière exhaustive. Les indicateurs à respecter sont les mêmes pour tous les organismes de formation, quelle que soit leur taille. Par contre, la nature des documents à produire s’adapte à l’activité de chaque structure. C’est le même référentiel, mais ce n’est pas le même déroulement d’audit.

 

* L’organisme de formation CFTL – TRANS’FORMATION utilise Digiforma comme logiciel de gestion de l’activité de formation. Digiforma est une solution numérique complète, entièrement dédiée aux organismes de formation.

** L’ Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 reportant la date d’exigence de la certification Qualiopi du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022.

Conseil en visibilité, notoriété et attractivité des acteurs de la formation professionnelle et des RH. D’abord journaliste pour la presse spécialisée RH et Formation, je co-construis maintenant avec les prestataires RH leur prise de parole pour que celle-ci révèle et démontre leur expertise. Ce qui fait la différence doit pouvoir s’exprimer clairement.

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