La situation actuelle contraint le secteur de la formation à se réinventer car l’instauration du confinement marque les limites de la formation en présentiel lorsqu’elle ne s’accompagne pas de modules à distance. En effet, seuls les organismes de formation proposant des formations à distance peuvent continuer leur activité en cas de confinement. La crise montre que se former autrement est possible pour certaines formations et certains publics. C’est ainsi, que le Gouvernement encourage le recours aux formations à distance pour maintenir les compétences et l’employabilité des salariés. Il a également pris des mesures pour permettre aux acteurs de la formation, aux employeurs et aux salariés de surmonter, en partie, les effets de la crise. Ainsi ont été initiées des disposions concernant directement les salariés et les entreprises au travers de l’activité partielle (I). D’autres initiatives sont à destination des acteurs de la formation professionnelle et des entreprises (II). Et enfin diverses communications ont été publiées afin de renseigner les organismes de formation (III).
L’activité partielle et la garantie d’un indemnité et d’une formation pendant le temps non travaillé
Le Gouvernement a incité les entreprises à recourir au maximum au chômage partiel afin de maintenir, autant que possible, l’emploi durant cette récession. Ce dispositif, cofinancé par l’État et par le régime d’assurance-chômage (Unédic), a été simplifié et ses règles ont été revues afin qu’il soit très protecteur. C’est dans ce cadre que les salariés placés en activité partielle peuvent bénéficier d’actions de formation[1]. « Nous allons prendre en charge à 100%, par un financement de l’État, tous les coûts de formation pour les personnes qui sont au chômage partiel » (…). « Pour toutes ces personnes, mon but, c’est qu’on puisse profiter de ce moment pour offrir aux Français de la formation « , a expliqué Muriel Pénicaud[2], Ministre du Travail.
D’importantes opportunités, en termes d’accès à la formation sont offertes aux salariés en chômage partiel et cela présente des avantages autant pour les salariés que pour les entreprises :
- Le salarié n’est pas obligé de puiser dans ses droits CPF;
- Le dispositif est mobilisé au cours des périodes d’inactivité;
- Pendant le temps de la formation, qui ne peut excéder la période d’activité partielle, l’employeur doit s’engager à ne pas licencier le salarié;
- L’État a augmenté le niveau de prise en charge des coûts pédagogiques;
- Tous les salariés placés en activité partielle peuvent se former et même les cadres. En revanche en sont exclus les salariés en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation;
- Toutes les entreprises bénéficiaires de l’activité partielle sont éligibles à ce dispositif quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité;
- L’entreprise bénéficie d’un temps et d’un financement lui permettant de maintenir et de développer les compétences de ses salariés.
La formation étant réalisée lorsque le contrat de travail est suspendu, l’employeur doit donc recueillir l’accord écrit de son salarié.
Un conventionnement très simple
L’employeur doit renseigner la demande de subvention au titre du FNE-Formation. Il doit notamment indiquer le nombre de salariés à former, le nombre d’heures de formation et leur montant ainsi que le descriptif des actions de formation prévues et leurs coûts (contexte, calendrier, objet de la formation, objectifs de montée en compétences, actions prévues ; proposition financière de l’organisme de formation). Puis la DIRECCTE lui transmet la convention de formation du FNE à signer.
L’action FNE/formation peut être mise en place de deux manières:
- Individuelle : la demande de l’entreprise est instruite par la DIRECCTE.
- Collective : la contractualisation se fait avec les opérateurs de compétences ayant signé avec la DIRECCTE une convention pour l’instruction et le suivi des actions de formation (FNE collectif).
Une prise en charge par l’État de 100 % des coûts pédagogiques sans plafond horaire
Dans ce cadre sont financés les actions de formation; les bilans de compétences; les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (sauf les formations relevant de l’obligation de formation générale à la sécurité incombant à l’employeur). Seront pris en charge tous les coûts dits « admissibles »[ 3] (coûts administratifs hors salaires, frais généraux) sauf les salaires pris en charge par l’activité partielle. L’accord de la DIRECCTE est simple lorsque les frais sont inférieurs à 1500€ par salarié. En revanche, lorsque le montant est supérieur à cette somme, le dossier fait l’objet d’une instruction détaillée.
Un contrôle de service fait se fera à la fin de la formation pour le solde de la convention a précisé le Ministère du Travail.
Les dispositions spécifiques en matière de formation professionnelle pour les employeurs, organismes de formation et opérateurs
L’Ordonnance 2020-387 du 1er avril 2020 détermine les règles applicables en matière de formation professionnelle en période de crise pour permettre aux acteurs de la formation, aux employeurs et aux salariés d’en surmonter une partie des effets. Ainsi , ont été adoptées les dispositions suivantes:
- L’échéance d’obtention, par les organismes de formation, de la certification qualité (Qualiopi)[4] est reportée au 1er janvier 2022;
- L’échéance d’enregistrement des certifications ou habilitations dans le Répertoire Spécifique recensées à l’Inventaire (au 31 décembre 2018) est reportée au 1er janvier 2022;
- L’échéance des entretiens professionnel[5] de bilan est reportée jusqu’au 31 décembre 2020. Par conséquent, les sanctions pour le non-respect des délais de réalisation des entretiens récapitulatifs tous les 6 ans sont supprimées et seront applicables à partir du 1er janvier 2022.
- Les opérateurs de compétences (Opco) et les commissions paritaires interprofessionnelles régionales (associations Transition Pro) sont autorisés à financer de manière forfaitaire les parcours (positionnement, accompagnement, constitution du dossier de recevabilité et passage devant le jury) de VAE (même à distance) jusqu’au plus tard le 31 décembre 2020. La prise en charge financière forfaitaire est déterminé par les financeurs, dans la limite de 3 000 €.
- La durée d’inscription en CFA en tant que stagiaire de la formation professionnelle est passée de 3 à 6 mois, pour les personnes dont le cycle de formation en apprentissage est en cours à la date du 12 mars 2020.
- Pour tenir compte de la suspension des accueils des contrats d’apprentissage et de professionnalisation dont «la date de fin d’exécution survient entre le 12 mars et le 31 juillet 2020, sans que l’apprenti ait achevé son cycle de formation en raison de reports ou d’annulations de sessions de formation ou d’examens, peuvent être prolongés par avenant au contrat initial jusqu’à la fin du cycle de formation poursuivi initialement» ;
Les informations destinées aux organismes de formation
Autre actualité importante pour les organismes de formation, le Ministère du Travail a réalisé un modèle de Certificat de réalisation des actions des formation, bilans de compétences, VAE et apprentissage afin d’harmoniser les pratiques entre les opérateurs de compétences (OPCO) avec les entreprises, les organismes de formation et les CFA .
Le Ministère du travail rappelle que les organismes de formation devront conserver tous les justificatifs de réalisation des actions et activités. Par ailleurs, un guide de questions / réponses réalisé par le Ministère du Travail comporte notamment les éléments suivants:
Un décalage des sessions de certification sera-t-il possible ?
– En application de l’arrêté du 15/03/2020 portant diverses mesures relatives à la lutte contre la propagation du virus covid-19, paru au JO du 16/03/2020, les organismes de formation soumis à la réglementation des établissements recevant du public ne peuvent plus accueillir des stagiaires ou des apprentis jusqu’au 11/05/2020.
– De ce fait, l’ensemble des sessions d’examen en cours à la date du 16/03/2020 ou ayant débuté postérieurement à cette date sont reportées.
Est -ce que la Caisse des Dépôts prévoit le maintien des travaux de maintenance du site EDOF annoncés pour le mois d’avril entraînant la suspension des services facturation et paiement ?
Afin de maintenir les services de facturation et de paiement des organismes de formation, la Caisse des Dépôts reporte les opérations de maintenance du site EDOF qui étaient initialement prévues entre le 1er avril et le 23 avril 2020.
Quelles mesures de sauvegarde la Caisse des Dépôts prendra-t-elle vis-à-vis des organismes de formation dans le cadre du COVID-19 ?
La Caisse des Dépôts a pris des mesures exceptionnelles afin que les organismes de formation puissent adapter leurs prestations MonCompteFormation (gestion du catalogue, gestion des inscriptions, des reports, annulations…).
Comment doit procéder un organisme qui souhaite reporter les inscriptions de la session prévue en avril sur une session ultérieure, en juin par exemple ?
L’organisme prend contact avec les titulaires ayant validé leur inscription pour avril afin de se mettre d’accord pour un report sur une session ultérieure. Aucune des deux parties ne modifie la commande initiale. La gestion du dossier suit son cours normalement. Lors de la déclaration de l’entrée, de la sortie et du service fait, l’organisme déclare les dates effectives d’entrée et de sortie de formation.
Si un organisme annule une session, y a-t-il un risque de pénalités pour les titulaires ?
Il n’y aura pas de pénalités pour le titulaire, si l’organisme déclare correctement l’annulation; Si la commande n’a pas été d’ores et déjà annulée par le titulaire, l’organisme doit procéder lui-même à l’annulation. Pour annuler une session, l’organisme de formation doit annuler la commande pour motif «formation annulée – pandémie Covid-19»; Depuis le 12 mars 2020, si la commande a été annulée par le titulaire sur la période, y compris dans les 7 jours avant le démarrage théorique de la session, aucune indemnité d’annulation ne sera versée à l’organisme de formation pour force majeure (application nominale des CGU en vigueur).
Que doit faire un organisme des demandes d’inscriptions qui lui parviennent en ce moment ?
– Si la formation est en distanciel, rien ne change.
– Si la formation était prévue en présentiel ou en mixte, l’organisme peut proposer : la formation en modalité distancielle; de nouvelles dates de session après le 11 mai ;ou l’annulation de la demande d’inscription.
Que prévoit la Caisse des Dépôts, si en situation de chômage partiel des équipes, l’organisme ne peut suivre les dossiers sur EDOF en temps réel ?
– Dans la mesure du possible, les organismes doivent traiter les demandes d’inscription dans les 2 jours ouvrés, mais une tolérance sera appliquée pendant la période quant au respect de ces délais.
– En cas d’impossibilité de réaliser le suivi, l’organisme peut choisir d’annuler les sessions qui devaient débuter d’ici le 11 mai.
Modalités spécifiques d’émargement à distance. Quelles pièces justificatives d’émargement la Caisse des Dépôts peut-elle exiger en l’absence d’outil de mesure de connexion nominative ? Un mail attestant la réalisation de la séance sera-t-il accepté ?
Les organismes doivent faire la preuve de la réalisation effective de la formation conformément aux textes en vigueur et selon des modalités et bonnes pratiques notamment détaillées dans le guide des formations multimodales publié par le FFFOD (Forum Français pour la Formation Ouverte et à Distance) en lien avec la DGEFP.
En cas d’annulation d’une session avant son démarrage, est ce que l’usager doit faire une démarche spécifique pour être re-crédité de ses droits ?
Non. En cas d’annulation d’une session, les compteurs des usagers concernés seront re-crédités automatiquement des droits qui avaient été réservés.
Pour les formations prévues initialement en présentiel, devons-nous les transformer en 100% distanciel pour pouvoir poursuivre leur réalisation ?
Non, il n’y a aucune obligation à passer en « 100% à distance ». Les formations en présentiel peuvent être transformées en formation « Mixte ». Toutefois, vous ne pouvez réaliser, pour l’instant, que la partie en modalité distancielle. Le reste de la formation, maintenue en modalité présentielle, devra faire l’objet d’un report. Vous terminerez donc la formation dès que les conditions sanitaires le permettront et selon l’organisation convenue avec l’usager.
Y a-t-il un délai limite pour réaliser la formation si elle doit être interrompue du fait des mesures sanitaires ?
Non. Si la formation ne peut se réaliser dans le temps fixé initialement dans le dossier, elle peut être reportée au-delà de la date de fin prévue, et elle devra respecter les mesures sanitaires définies par le gouvernement.
Suite aux mesures exceptionnelles prises par la CDC à cause du COVID -19, à partir de quelle date s’applique le délai de paiement sous 7 jours calendaires ?
Cette fonctionnalité a été mise en place pour toutes les données de factures validées et émises depuis le 20 mars 2020.
