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Ce printemps, plusieurs dizaines d’organismes de formation et de centres de formation d’apprentis ont été contrôlés par le GIE D²OF concernant le service fait.
Créé en décembre 2016 par les financeurs paritaires de la formation professionnelle continue, le GIE D²OF regroupe aujourd’hui l’ensemble des OPCO, les ATP représentés par Certif’Pro, certains FAF, ainsi que l’ANFH.
Avec la publication de son nouveau référentiel de contrôle, le GIE a lancé une série de missions à travers toute la France. Ces contrôles, aléatoires, concernent des OF de toutes tailles, dès lors qu’une partie ou la totalité de leurs formations a été financée par les membres du GIE.
Deux membres de la communauté OF Connect, parmi les premiers audités, ont accepté de partager leur expérience d’un contrôle sur site.
TÉMOIGNAGES
🎤 Témoin 1 : Maxime Coutant
- Co-fondateur de Alfie Formation
- OF ouvert en 2020, certifié Qualiopi depuis 2021
- Formation présentielle B2B en marketing digital et intelligence artificielle
- En 2024 : 300 formations, 1 600 apprenants (dont la moitié financée par Atlas et l’Afdas), 150 sous-traitants
🎤 Témoin 2 : Adeline Lobry
- Responsable qualité au CFPPA du Gers
- Établissement public (OFA et CFA)
- Formations agricoles en présentiel et distanciel diplômantes et certifiantes
- 60 formations, 400 apprenants (Financements VIVEA, OCAPIAT, Région Occitanie, CPF,…)
Pourquoi ont-ils été contrôlés ?
Tous deux sont unanimes : le contrôle est aléatoire. Tout OF ou CFA dont les formations ont été financées, en tout ou partie, par les membres du GIE D²OF peut être audité, peu importe sa taille ou son secteur.
Ils bénéficient désormais d’une période de tranquillité de 3 ans, le GIE ne pouvant auditer un même organisme plus d’une fois sur cette période.
🗣️ « Selon moi, l’accent est tout de même mis actuellement sur les CFA. » – Adeline
Quand ont-ils été prévenus ?
Maxime et Adeline ont reçu un premier mail du GIE en avril, les informant d’un audit à venir.
🗣️ « J’ai ensuite été appelé le 9 juin pour planifier l’audit au 25 juin. » – Maxime
Ils ont dû transmettre en amont l’ensemble des dossiers. Pour Maxime, cela représentait 164 dossiers, exportés via Digiforma, avec une double vérification croisée avec ses OPCO.
🔎 Échantillonnage
Le cabinet de contrôle sélectionne ensuite un échantillon compris entre 5 et 30 dossiers, généralement basé sur la racine carrée du nombre total. Pour Maxime : 13 dossiers.
Cet échantillon est transmis une semaine avant l’audit.
Démarches en amont : la plateforme Welcome du GIE D²OF
Les OF déposent leurs pièces justificatives sur la plateforme Welcome, mise à disposition par le GIE.
💡 Astuce : il faut bien valider chaque champ, même vide.
📌 Bon à savoir
- L’échantillon porte sur l’année N-1
- Un contrôle tous les 3 ans maximum
- Sélection logique et équilibrée des dossiers
- Des exemples de preuves sont proposés par le GIE
📄 Pièces justificatives courantes
- Émargements
- Programmes
- Livret d’accueil
- Plaquette de communication, CGV
- Enquêtes de satisfaction
- Livrets de stage, visites en entreprise (CFA)
Retrouvez tous les indicateurs et éléments de preuve demandés dans le manuel d’interprétation du référentiel
Le jour du contrôle du GIE D²OF
Organisation et rigueur sont essentielles.
🗣️ « L’auditrice a apprécié que tout soit classé par dossier. J’ai vraiment anticipé pour que ce soit fluide pour elle comme pour nous. Digiforma m’a été d’une grande aide. » – Maxime
Tout est vérifié : déroulé pédagogique, supports, cohérence avec les programmes…
🗣️ « L’auditeur demande simplement des éléments complémentaires. Cela doit durer une journée, parfois moins si tout est bien préparé. » – Adeline
🔐 Les preuves clés à préparer
- Livret d’accueil avec organigramme complet (ne pas oublier l’assistant technique)
- Numéros NDA des sous-traitants
- Évaluation des besoins initiaux des apprenants (même orale, avec prise de notes)
- CV, diplômes et contrats des formateurs / sous-traitants
- Garantir la non-falsifiabilité des certifications
- Preuves d’assistance technique (ex. : accès LMS)
Et après le contrôle ?
Une semaine après, l’OF reçoit un rapport provisoire, pré-validé par le GIE D²OF. Il dispose alors de :
- 7 jours pour observations (phase contradictoire)
- Puis, 14 jours plus tard, réception du rapport définitif
Bilan de ce premier contrôle GIE
🗣️ « Je retiens beaucoup de positif malgré le stress. Cela va renforcer la rigueur de nos sous-traitants. Cerise sur le gâteau : l’auditrice m’a dit qu’elle n’avait jamais eu un audit aussi bien préparé ! » – Maxime
🗣️ « J’ai aimé mobiliser l’équipe en interne, et préparer toutes les preuves. C’est aussi rassurant de savoir qu’en tant qu’organisme public, on est carrés sur nos process. Et surtout, je garde en tête que tout cela est fait pour garantir une bonne expérience aux apprenants. » – Adeline
📌 Le mot de la fin
Lisez attentivement le référentiel du GIE pour aller plus loin et vous préparer en cas de contrôle cet automne.
Et, bien évidemment, rejoignez notre communauté OF Connect pour échanger entre pairs.
