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Guía de la transformación digital de las organizaciones de formación: construcción de su estrategia de digitalización

Resumen

En esta segunda entrega de nuestra revisión del libro Le guide de la transformation digitale (Guía de la transformación digital), abordaremos las grandes tareas en materia de transformación digital que deben afrontar las empresas. En el primer capítulo del libro, dedicado al liderazgo y la dirección, se aborda específicamente la perspectiva de la persona encargada de tomar las decisiones —con frecuencia, el/la administrador/a de una delegación o un/a responsable de una gran empresa— cuando opta por interesarse por el universo digital. Para adaptar este análisis a las organizaciones de formación, es preciso centrarse en los recursos que permiten implantar la creación de una estrategia de transformación digital y las primeras acciones que deben llevarse a cabo.

Construir una estrategia eficaz implica varias etapas: una auditoría de la situación existente o un análisis de la predisposición para asumir los desafíos y las herramientas digitales, pero también una reflexión en torno a la visión de la dirección, es decir, una idea precisa de los objetivos que se desean fijar para la empresa. A partir de estos dos elementos, podrá implantar su estrategia de transformación digital.


¿Considera suficiente su grado de digitalización?

Lo primero que tenemos que hacer, incluso antes de saber hacia dónde nos dirigimos, es determinar nuestro punto de partida. Para ello, debemos situarnos con respecto a la competencia. Un primer ejercicio práctico es el del análisis comparativo o benchmarking para confrontar, por ejemplo, nuestra oferta y nuestros servicios con los de otras organizaciones de formación y analizar su grado de transformación digital. A partir de ahí, es preciso calcular la situación con respecto al mercado.

Si bien el sector de la formación no destaca por su gran nivel de digitalización, no basta con interesarse por la digitalización de las otras organizaciones de formación para saber dónde situarse. Para tener una visión más global, es importante construir una base de conocimientos sólida acerca de las tendencias digitales: algunas revistas dirigidas al gran público dedican especiales a este tema, periódicamente se organizan salones y conferencias al respecto, o incluso en las bibliotecas y librerías están disponibles obras especializadas. De usted depende elegir los medios más adecuados en función de su actividad y su interés en el tema.

Una vez finalizada la fase de auditoría, Le guide de la transformation digitale apela a la «visión» de la dirección para definir los objetivos de la empresa en los años venideros. Más en concreto —aunque sin disponer necesariamente de una visión mesiánica de la empresa—, el hecho de haber realizado una vigilancia completa del sector debería permitirle hacerse una idea precisa de hacia dónde quiere que se dirija su organización de formación. Es el momento oportuno para plasmar sus objetivos sobre el papel y debatirlos con sus socios.


Adquisición de las competencias necesarias para su transformación digital

Una vez fijados los objetivos, llega el momento de planificar su transformación digital. Sin embargo, al igual que Roma no se construyó en un día, convertirse en una organización de formación del siglo XXI tampoco se consigue de la noche a la mañana. Para articular una estrategia eficaz y realista, lo primero que se debe hacer es enumerar las competencias necesarias para ir adquiriéndolas progresivamente.

En primer lugar, puede formarse y formar a los miembros de su equipo. Esta opción es la más rentable, puesto que le permite adquirir una base sólida de conocimientos al menor coste, al tiempo que le capacitará para adaptar rápidamente estos nuevos conocimientos a su propia organización de formación. Por supuesto, existe la limitación de que no es posible saber hacerlo todo internamente. Si decide apostar por el aprendizaje virtual, por ejemplo, puede aprender muy rápido a crear vídeos didácticos de calidad. En cambio, si lo que quiere es mejorar estos vídeos con animaciones explicativas, la cosa puede complicarse mucho rápidamente.

Y es aquí donde entra en escena la segunda opción, que consiste en contratar a terceros que le ayuden a desarrollar su negocio. Si bien se trata de la opción más arriesgada, también es la que mejor demuestra su deseo de transformar su organización de formación de manera sostenible. Internamente, puede plantearse la contratación, por ejemplo, de un/a formador/a especializado/a en diseño instruccional para crear su contenido de aprendizaje virtual. Asimismo, puede contratar a un responsable de comunidades o community manager que se ocupe de gestionar tanto su comunicación en línea como la relación con clientes y alumnos, entre otras tareas. Actualmente, todo el mundo coincide en que la mayoría de las profesiones del futuro todavía no existen y, en el contexto de la transición digital de las organizaciones de formación, es probable que también deba crear puestos inusuales específicos de su actividad.

Finalmente, la última opción consiste en buscar asistencia para abordar una parte de sus necesidades en materia de transformación digital. Tanto si decide recurrir a una empresa consultora para que le ayude a replantear sus procesos como a un profesional autónomo que realice tareas puntuales (p. ej., rediseñar su identidad corporativa), es importante elegir a socios con los que poder entablar relaciones duraderas. En vez de subcontratar la creación de un sitio web en India, por ejemplo, recurra a una agencia local e introdúzcase en el ecosistema digital de su región.


Aplicación de las primeras acciones de digitalización

Después de la fase de auditoría y planificación, llega el momento de poner en marcha las primeras acciones de transformación digital. Para eso, la guía propone una metodología inspirada en las startups que apela a la agilidad de las empresas. Estas son sus cinco etapas principales.

Poco a poco, se llega lejos

La digitalización de su actividad puede suponer una auténtica revolución, de modo que es importante gestionar este cambio con suavidad. Para lograrlo, no opte por una tarea de gran envergadura: si asume un proyecto con demasiados desafíos, corre el riesgo de estresarse sin necesidad. Por el contrario, asegúrese de que su primera tarea no tenga demasiado impacto sobre su actividad en caso de error. Puede empezar, por ejemplo, por crear un boletín de noticias o abrir una cuenta en las redes sociales.

Ensayo y error

Empezar poco a poco le permitirá aprender de los errores y reaccionar más rápido. Más allá de resolver problemas, este enfoque también le permitirá adaptar los nuevos procesos a su organización de formación porque, obviamente, de la teoría a la práctica, siempre hay un gran trecho. Por ejemplo, es posible que su boletín de noticias se dirija a sus clientes profesionales, pero que los lectores mayoritarios sean, en realidad, sus clientes particulares. En ese caso, tendrá que adaptar el contenido.

Integración en el ecosistema local

La colaboración es una de las grandes tendencias de la transformación digital y muchos profesionales digitales lo saben perfectamente. Salones, aperitivos temáticos o incluso reuniones-desayuno… toda ocasión es buena para intercambiar impresiones con otros colegas. Construir una red digital propia facilita los encuentros con profesionales del sector (para crear una situación de competencia o ampliar su cultura general), le permite beneficiarse de la experiencia de otras empresas y le ayuda a encontrar clientes que se identificarán con su visión.

Diversificación progresiva

Una vez finalizadas las etapas de prueba, podrá empezar a diversificar la digitalización de los distintos departamentos de su organización de formación. Las experiencias y los reflejos adquiridos le permitirán reaccionar más rápido y evitar los errores del pasado. A medida que vaya avanzando, podrá empezar a integrar nuevas ofertas totalmente digitalizadas y, cuando haya digitalizado toda su documentación administrativa o contable, por ejemplo, podrá crear formaciones totalmente en línea.

Seguimiento de los objetivos

¿Cómo saber si se ha superado correctamente una prueba? Sean cuales sean las iniciativas adoptadas, deben ayudarle a alcanzar sus objetivos y responder a una necesidad. Antes de tomar cualquier decisión, identifique los indicadores de desempeño que le permitirán saber si una iniciativa ha tenido un impacto real en su actividad. Por ejemplo, ¿cuántas personas de las que han recibido el boletín de noticias se han inscrito en sus formaciones?, ¿cuánto tiempo ahorra a la semana con el uso de un software específico? o, incluso, ¿cuánto beneficio le han reportado sus nuevas formaciones? Estos indicadores de rendimiento le permitirán tomar decisiones fiables para adaptar rápidamente las diferentes iniciativas probadas a su negocio.


Preparar la transformación digital de su organización de formación es un trabajo a largo plazo que exige reflexión y método. El objetivo de este artículo es compartir las claves que le permitirán empezar a trabajar en las primeras acciones de su transformación digital. Sin embargo, no se pierda tampoco el próximo artículo dedicado a la comunicación con los miembros del equipo. Recuerde que digitalizar una empresa exige un esfuerzo grupal y es importante que todo el mundo participe en el proceso.


Este artículo concluye nuestra serie dedicada a la Guía de Transformación Digital. Puedes ver los episodios anteriores aquí:

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