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Guía de la transformación digital de las organizaciones de formación: adopción de nuevas tecnologías

Resumen

En este artículo, abordaremos un aspecto específico de la transformación digital de una empresa: la tecnología.

Partiendo de la guía, hemos identificado las grandes tendencias de carácter tecnológico que revolucionan el funcionamiento de las empresas y su relación con los clientes. A continuación, intentaremos aplicar las prácticas que se recomiendan para las empresas emergentes a las organizaciones de formación. El objetivo es permitirle seleccionar y aplicar las herramientas que mejor se adapten a su actividad.


Principales innovaciones tecnológicas

El siglo XXI se caracteriza por el surgimiento de tres grandes revoluciones tecnológicas:

  • el aumento de la velocidad de cálculo de los ordenadores;
  • la llegada de internet, y
  • la aparición de los teléfonos inteligentes.

Estos tres factores han contribuido a un cambio en los hábitos a través de la creación de programas informáticos más ágiles y colaborativos. En las grandes empresas, el desafío consiste en transformar su DSI (Dirección de Servicios Informáticos) para que esta sea capaz de integrar las nuevas prácticas.

En el caso de las organizaciones de formación, si bien el departamento técnico suele ser menos problemático, el desafío consistirá en seleccionar herramientas realmente útiles para realizar una inversión a la altura de los resultados esperados.

SaaS: el futuro del software profesional

El modelo SaaS (Software as a Service) incluye software con una estructura y un modelo económico muy diferentes con respecto al software tradicional. De hecho, su uso no exige la adquisición de ninguna licencia puntual, sino de un derecho de uso en forma de suscripción mensual o anual. Las tarifas de la mayoría de SaaS dependerán del número de usuarios y las prestaciones seleccionadas. De este modo, únicamente se paga por el uso real del software. En la práctica, todo lo anterior implica numerosos cambios en la estructura del software. Para asegurar un uso flexible y adaptado a cada uno de los usuarios, el software SaaS resulta accesible directamente desde un navegador web. De este modo, puede emplearse de inmediato sin ningún tipo de instalación.

¿Por qué es interesante el uso de software SaaS para las organizaciones de formación? Además del precio, el software SaaS también permite beneficiarse de una herramienta más estable y segura, desarrollada por profesionales. De este modo, tendrá siempre la garantía de emplear un software actualizado y adaptado a su actividad. Además, la mutualización de los servidores le permitirá beneficiarse de una potencia de cálculo superior. ¿Y cuáles son los riesgos de usar un software SaaS? Los dos elementos negativos que suelen señalar las DSI son la seguridad de los datos —almacenados en servidores deslocalizados— y el riesgo de interrupción en caso de avería. Sin embargo, lo cierto es que estos dos riesgos no son específicos del software SaaS. Además, con independencia de la opción elegida, es preciso informarse siempre sobre la infraestructura seleccionada para el alojamiento y la protección de datos.

¿Qué programas informáticos se recomiendan para las organizaciones de formación? ¡Existen muchísimos! Estos son algunos en modo SaaS específicos de la actividad de formación:

  • Software de gestión administrativa: diseñado para simplificar la gestión del negocio.
  • Software de aprendizaje virtual: existen multitud de programas SaaS dedicados al e-learning. Desde el simple alojamiento de las formaciones a la creación de presentaciones animadas y cautivadoras… ¡Todo es posible!
  • Software de cuestionarios: para dinamizar las formaciones y recopilar las impresiones de los alumnos.
  • Software de CRM: los programas de «Customer Relationship Management» (gestión de la relación con los clientes) se centran en la relación comercial de las empresas. Permiten clasificar los clientes potenciales, realizar un seguimiento de las conversaciones y cerrar acuerdos de manera sencilla.
  • Software de colaboración: estas herramientas simplifican el trabajo en equipo y permiten colaborar más fácilmente con empleados y socios comerciales.

Naturalmente, algunos programas SaaS integran varias de las funcionalidades anteriores en un mismo software.

De este modo, es posible gestionar las formaciones en el plano administrativo y planificar los contenidos de aprendizaje virtual en una misma plataforma. Si no encuentra todas las funcionalidades que necesita en un mismo software, las API también permiten ahorrar tiempo a través de la automatización del diálogo entre distintos programas informáticos.

Uso de API para interconectar programas entre sí

Las interfaces de programación de aplicaciones (Application Programming Interface o API) son herramientas que ayudan a conectar dos o más programas informáticos entre sí. En realidad, se trata de pequeños fragmentos de código que permiten a las aplicaciones intercambiar datos y automatizar determinados procesos. Por ejemplo, en el caso de una organización de formación, una API permitiría introducir automáticamente las inscripciones en un archivo de cliente a partir de un sitio web.

Las API son una etapa adicional de la personalización del software profesional y, gracias a ellas, ahora es posible conectar entre sí distintos programas SaaS. Esto le permitirá ahorrar tiempo y dinero porque, en lugar de desarrollar una única solución específica para su actividad, podrá seleccionar las mejores soluciones del mercado e interconectarlas.

En el caso de las organizaciones de formación, recurrir a las API es una forma de personalizar el uso del software profesional para adaptarlo a su actividad con un desembolso de dinero reducido. Sin embargo, conviene tener en cuenta que, al interconectar varios programas informáticos, las API requieren actualizaciones frecuentes, de modo que se trata de una herramienta que exige un mantenimiento regular.

Objetos conectados para replantear la experiencia del cliente

Tercera herramienta innovadora útil para la transformación digital de las organizaciones de formación: los objetos conectados. En plena expansión desde hace algunos años, los objetos conectados son la combinación de dos innovaciones. Por un lado, la llegada de los teléfonos inteligentes, que pueden emplearse como mandos universales. Por el otro, la miniaturización de los procesadores, que ahora permiten conectar cualquier dispositivo a internet. De este modo, encontramos viviendas conectadas, vehículos conectados… ¡e incluso aulas conectadas!

Hoy en día, el potencial de los objetos conectados todavía es un gran desconocido. Si bien su uso exige cierto interés por la tecnología —e incluso plantea determinados interrogantes en cuanto a la seguridad—, ya están disponibles numerosas aplicaciones en el ámbito de la pedagogía.

En el caso de las organizaciones de formación, los objetos conectados mejoran la experiencia de formación mientras recopilan información relacionada con la calidad de esta última. Esto no solo permite mejorar los contenidos y los materiales formativos, sino reforzar su argumentario comercial. Entre los objetos conectados más conocidos en el mundo de la formación se encuentran los encerados interactivos, las cajas de cuestionarios o incluso las gafas de realidad virtual para simulaciones inmersivas.

¿Cómo preparar su transición tecnológica?

Como ya se ha visto, existen herramientas diseñadas específicamente para las organizaciones de formación y centenares de combinaciones posibles para adaptarlas a las necesidades específicas de su negocio. Sin embargo, todavía queda por explicar la integración de estas nuevas prácticas en su empresa. Para ello, Le guide de la transformation digitale propone algunos métodos.

Inspirarse en las empresas emergentes: el método ágil

Como recordará, a las empresas emergentes no les asusta innovar. Por el contrario, aplican rápidamente nuevos procesos y herramientas porque su actividad depende de su capacidad de adaptación al mercado. Para eso, existen dos grandes elementos que les permiten diferenciarse.

El primero de ellos es el famoso «método ágil». En lugar de destinar tiempo a construir una solución completa, pero compleja, las empresas emergentes prefieren lanzar de inmediato un principio de solución para, a continuación, proceder a su desarrollo a medida que aumentan sus competencias sobre el tema. En el caso de las organizaciones de formación, esto se traduce en que no es forzosamente necesario buscar la solución más completa para empezar. Por el contrario, es preciso enumerar y priorizar las necesidades para, a continuación, dedicar tiempo a probar un software o un nuevo equipo. En ocasiones, una funcionalidad que creía imprescindible será en realidad secundaria, mientras que surgirá otra que quizás ni había identificado.

El segundo elemento específico de la cultura startup es la célebre lógica de experimentación. En lugar de lamentarse por los errores y tratar de que todo salga perfecto a la primera, opte por realizar pruebas, incluso si esto significa perder un poco de dinero al principio al adquirir una suscripción de un mes a un software SaaS, por ejemplo. Esta opción es preferible a la inversión en un software a medida que no satisfaga plenamente sus necesidades.

Inspirarse en los grandes grupos: la innovación abierta u «open innovation»

¡Pero no solo innovan las empresas emergentes! Los grandes grupos también aprovechan su influencia para preparar su transformación digital. Como eje central de su estrategia encontramos la «open innovation», es decir, el hecho de buscar la innovación fuera de los laboratorios de I+D. Lo anterior puede materializarse en iniciativas de «crowdsourcing» que animan a los usuarios a escribirles, concursos internos de innovación para permitir que sus empleados propongan soluciones innovadoras o, incluso, «hackathons» para brindar a todo el mundo la oportunidad de innovar utilizando sus tecnologías o necesidades.

En el caso de una organización de formación, naturalmente, resulta más difícil implantar este tipo de iniciativas que exigen un presupuesto significativo. Sin embargo, nada nos impide buscar ideas en otros lugares. Involucre a empleados y clientes en talleres colaborativos, participe en eventos de innovación públicos (como los «Startups Weekends») o, incluso, proponga tiempos de reflexión (p. ej., una jornada entera para trabajar sobre una cuestión determinada).


En un tema tan complejo como la tecnología, resulta difícil abordar todos los pormenores en un solo artículo. Sin embargo, con lo que hay que quedarse es que, en la actualidad, se pueden elegir herramientas de elevadas prestaciones y personalizadas a un precio razonable. Como contrapartida, lo anterior exigirá una reflexión minuciosa en torno a sus necesidades y su capacidad para implementar estas herramientas.

Para profundizar un poco más en la cuestión de la tecnología destinada a la transformación digital, la próxima entrega de nuestra revisión crítica estará dedicada a los datos.

 

👉 Encuentra los dos episodios anteriores de la Guía de Transformación Digital:

 

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