La gestión de los datos es un factor importante de la transformación digital de las empresas. El aumento tanto del volumen de datos como de la capacidad de almacenamiento y tratamiento de los programas informáticos favorece la aparición de nuevas oportunidades de desarrollo.
Estas últimas permiten dirigirse a nuevos clientes objetivo, fidelizar la base actual o incluso mejorar la calidad de los servicios.
Le guide de la transformation digitale dedica un capítulo entero a la gestión de los datos. Y aunque los medios puedan ser más limitados para las organizaciones de formación, en este artículo se intentan ofrecer distintas claves para la protección de los datos y la implantación de una estrategia de gestión eficaz.
Los datos: un desafío de desarrollo para las organizaciones de formación
¿Qué datos usan las organizaciones de formación?
Lo primero que hay que hacer es preguntarse por la definición del término «datos». En concreto, se trata del conjunto de información que recopila una empresa sobre sus clientes o su actividad.
Lo anterior puede materializarse, por ejemplo, en un archivo de clientes que incluirá los datos de los alumnos o una lista de empresas con las que se trabaja.
Sin embargo, los datos pueden incluir también estadísticas de conexión al sitio web o estadísticas de compromiso de la página de Facebook.
Los datos son informaciones básicas que luego es preciso tratar. Con la llegada de internet, cada vez están disponibles más datos. Y no solamente es posible recopilar ahora mucha más información, sino que esta también puede almacenarse y usarse mucho más fácilmente gracias a la nube.
El uso de los datos supone una ventaja competitiva importante para cualquier negocio. De hecho, permite conseguir nuevos clientes, pero también fidelizar a clientes existentes gracias a un seguimiento mejor.
Y, para esto, están disponibles numerosos programas informáticos que ayudan a unificar, almacenar y tratar los datos. Los programas de CRM (Customer Relationship Management) permiten realizar un seguimiento de las interacciones con clientes, proveedores y clientes potenciales, además de mejorar sus relaciones comerciales.
En la actualidad, es importante que las organizaciones de formación dispongan, como mínimo, de una base de datos de clientes completa y actualizada.
Lo anterior puede materializarse en un archivo de Excel en el que se reagrupe toda la información de contacto de los clientes o un resumen de su relación comercial con cada uno de ellos. Gracias a este documento, estará en disposición de crear una estrategia comercial y desplegar acciones de comunicación eficaces.
Uso de los datos para el desarrollo de una organización de formación
¿Qué hacer con los datos en la práctica? La primera posibilidad que se plantea es usarlos para conseguir nuevos clientes. De hecho, los datos que ya tiene recopilados son una valiosa fuente de información que le permitirá definir sus objetivos y alcanzarlos a través de campañas de marketing eficaces.
Para conocer el perfil tipo de sus clientes o alumnos, puede emplear las estadísticas de sus diferentes perfiles en línea. Por ejemplo, si dispone de un sitio web, consulte Google Analytics.
En el caso de las redes sociales, acceda a la pestaña «Estadísticas» de sus páginas de Facebook o LinkedIn. Asimismo, puede analizar su archivo de Excel con la base de datos de clientes para identificar tendencias importantes.
Una vez que haya definido su público objetivo, siempre podrá llegar a nuevos clientes a través de multitud de canales de comunicación: publicaciones patrocinadas en las redes sociales, publicidad en periódicos en papel o incluso el envío de folletos por correo postal… ¡El único límite es su imaginación!
Naturalmente, la disponibilidad de datos cualificados sobre sus clientes actuales le resultará útil para fidelizarlos. En este sentido, el uso de un CRM permite unificar y actualizar las bases de datos de clientes.
De este modo, es posible identificar a clientes satisfechos, reactivar expedientes pendientes o automatizar determinadas tareas laboriosas, como la edición de facturas o el envío de presupuestos.
Los programas de marketing por correo electrónico, por ejemplo, permiten configurar el envío de mensajes comerciales a su base de datos para informar acerca de nuevas formaciones, difundir ofertas especiales o distribuir cuestionarios de satisfacción.
Aprender a proteger los datos: prácticas recomendadas que deben respetarse
¿Por qué y cómo proteger los datos en línea?
Obviamente, si hoy en día se habla tanto de los datos es, principalmente, por la omnipresencia del desafío ligado a su seguridad.
Desde el uso abusivo de los datos personales hasta el riesgo de fraude, es preciso saber proteger tanto los datos propios como los de los clientes. De hecho, los robos de datos constituyen una amenaza importante para las empresas porque pueden suponer la divulgación o la distorsión de información confidencial relativa a sus clientes. Las consecuencias son numerosas y pueden ser jurídicas, financieras o perjudiciales para la imagen de marca.
¿Es preciso evitar el almacenamiento de datos en línea? Si bien las grandes empresas cuentan con medios suficientes para almacenar sus datos en servidores internos que maximizan su seguridad, en el caso de las pymes y las organizaciones de formación, se trata de una opción difícilmente compatible con su estrategia de transformación digital.
Sin embargo, almacenar los datos internamente tampoco garantiza su seguridad. ¿Qué sucedería en caso de robo o corrupción del disco duro? El almacenamiento en la nube asegura la accesibilidad a los datos en todo momento. Además, la mayoría de los programas informáticos profesionales (gestión administrativa, contabilidad o incluso aprendizaje virtual) se comercializan en modo SaaS, es decir, resultan accesibles a través de un navegador web. Para funcionar de manera eficaz y asegurar precios accesibles, estos últimos necesitan almacenar sus datos en la nube.
Hay dos elementos importantes que deben tenerse en cuenta para garantizar un almacenamiento seguro de los datos:
- El aspecto técnico: sea quien sea su proveedor de servicios, asegúrese de que los datos y los intercambios entre el servidor y su interfaz estén cifrados. Los servidores ubicados en Europa son preferibles, puesto que aseguran una protección adicional gracias al RGPD.
- La dimensión humana: en la mayoría de los casos, cuando se produce un robo de datos, el error suele ser humano. Por tanto, recuerde modificar sus contraseñas, añadir caracteres especiales y emplear soluciones de protección de datos. ¡Y evite siempre escribirlas en un pósit!
El RGPD protege los datos personales de los internautas
En vigor desde mayo de 2018, el Reglamento General sobre Protección de Datos (RGPD) tiene como objetivo responsabilizar a las empresas del tratamiento de los datos personales. Esto significa que los datos estarán protegidos mientras se almacenen dentro del territorio de la Unión Europea. Asimismo, implica una obligación por parte de las empresas para con sus clientes. Las organizaciones de formación solo tienen que cumplir unas cuantas exigencias para asegurar su conformidad con el RGPD.
Si decide almacenar los datos en línea, asegúrese de que el software elegido cumpla con la ley.
El tratamiento de datos únicamente debe servir para recopilar información de utilidad para su empresa. Además, no podrá conservar estos datos más allá de un periodo determinado de tiempo. Por último, recuerde que sus clientes o sus alumnos deben poder acceder a sus datos y que les asiste un derecho de supresión.
Los datos se consideran el nuevo «El Dorado» del siglo XXI, de modo que saber clasificarlos y usarlos correctamente constituye una auténtica oportunidad de desarrollo comercial.
👉 Encuentra los dos episodios anteriores de la Guía de Transformación Digital:
