La veille est vraiment un sujet qu’il me tient à cœur de décrypter. J’ai lu des articles, regardé des témoignages d’experts, mais en réalité, pour comprendre comment cette activité est perçue par les organismes de formation, le meilleur moyen est de leur demander directement.
J’ai donc interviewé trois responsables d’OF certifiés Qualiopi qui ont gentiment accepté de partager leur expérience avec moi, et donc avec vous.
Gwenaël Masson est le fondateur de l’organisme C’com, créé en 2013, son expertise se porte sur la communication bienveillante, le management et va jusqu’à la pédagogie puisqu’il propose des formations de formateur. Il s’est certifié Qualiopi en 2021 et porte toutes les casquettes dans son organisme puisqu’il y tient les rôles de formateur, gestionnaire, personnel administratif et community manager !
Coraline Lethimonnier est également fondatrice de son organisme de formation Stats&Co. Elle propose depuis 2019 des formations liées aux statistiques appliquées dans le domaine des sciences humaines et sociales, du paramédical et de tous les professionnels qui s’orientent vers la recherche. Comme Gwenaël, Coraline est certifiée Qualiopi depuis 2021 et accorde à la veille une importance capitale.
Enfin, Séverine Fingal, fondatrice de la solution de portage qualité Qualiportage, est également auditrice Qualiopi pour le compte d’organismes certificateurs. L’objectif de son organisme est d’accompagner les professionnels de la formation professionnelle dans leur passage de la certification Qualiopi.
A quel moment vous-êtes vous rendu compte que vous deviez structurer votre veille ?
Gwenaël : J’ai toujours relativement fait de la veille mais elle n’était pas vraiment formalisée au début. Je m’intéressais particulièrement aux actualités métier ou aux nouvelles compétences. J’ai dû commencer à structurer ma veille pour passer la certification Datadock et j’ai accéléré le mouvement ces dernières années avec Qualiopi.
Coraline : J’ai commencé à réaliser une véritable veille quand j’ai souhaité passer la certification Qualiopi. C’est à ce moment-là que je me suis aperçu de son importance et de son utilité pour mon organisme.
Séverine : Je savais depuis le début qu’il fallait que je structure ma veille mais les cordonniers sont souvent les plus mal chaussés, peut-être qu’effectivement, par rapport aux autres, je comprends mieux ce que les auditeurs attendent de nous mais ça ne veut pas dire que c’est plus facile pour autant.
De quelle manière effectuez-vous votre veille au quotidien ?
Gwenaël : Vers 2020 quand j’ai commencé à m’intéresser davantage à LinkedIn, ma veille se faisait grâce aux actualités que je suivais. Aujourd’hui je suis notamment Centre Inffo et Formalerte qui m’envoie une fois par semaine une sélection d’articles, et puis surtout ces dernières années OF Connect. J’adore le côté interactif d’OF Connect : on est vraiment acteur de sa veille. On peut envoyer nos questions sur des sujets légaux ou administratifs ou même sur le handicap et répondre à celles des autres si on sait comment les aider.
Ma veille se fait vraiment de manière spontanée, empirique. Quand je vois une information passer sur OF Connect, Formalerte, Centre Inffo ou sur Linkedin, je la note et j’essaye de revenir dessus. Après une ou deux fois dans l’année je relis ce tableau et je me demande s’il n’y a pas quelque chose que je pourrais faire pour améliorer mon activité.
Coraline : Ma veille est vraiment facilitée par les outils que j’utilise et qui sont fait pour ça comme Formalerte, OF connect ou Digiformag.
J’ai automatisé le process pour recevoir les informations. Je reçois les articles, je lis ceux qui m’intéressent et puis j’utilise Formalerte pour classer, mettre en favoris et centraliser les informations.
Pour le moment je n’ai pas de tableau de veille, je centralise notamment grâce à Formalerte (ça me permet de retrouver facilement les articles qui m’ont paru pertinents) et un outils de prise de notes. Je vais voir si c’est nécessaire d’en faire plus pour l’audit de surveillance mais j’aime bien mon fonctionnement tel quel.
Séverine : Au tout début j’avais un document Excel et maintenant j’utilise l’outil Monday. Je vais avoir un tableau pour chacune des veilles et je vais insérer dans celui-ci la source de l’information ainsi que les dates à laquelle j’en ai pris connaissance et à laquelle je la diffuse dans mon organisation. C’est important de pouvoir dater le moment où on a lu l’article mais aussi de pouvoir dater le moment et le moyen du partage. Ensuite, j’effectue un partage à “mes qualiportés” mais aussi en externe à d’autres acteurs de la formation.
Qualiopi demande à la fois une preuve de veille régulière mais également de partage et d’action consécutive à cette veille. De quelle manière structurez-vous votre fonctionnement pour répondre à cette demande ?
Gwenaël : Tout ce que je vois, tout ce que je lis, dès que ça amène une action de ma part, c’est de la veille. Tous les petits pas sont générateurs d’amélioration continue. Peu importe la source, tant qu’elle est vérifiée, à partir du moment où ça génère une action de ma part je le note dans mon tableau de veille.
Coraline : Pour l’instant je n’ai pas vraiment enclenché d’actions suite à la veille. J’ai testé beaucoup d’outils découverts grâce à la veille mais je n’en ai pas encore trouvé qui répondaient mieux à mes besoins que ceux que j’utilise actuellement. L’évolution quotidienne de mon OF est liée plus ou moins directement à la veille. C’est elle qui me fait réfléchir et me permet d’avancer sur certains sujets.
Il y a six mois par exemple, j’ai fait une très grosse veille sur les outils numériques pour les formations en ligne, et même si j’ai eu beaucoup de déceptions car j’ai trouvé peu d’outils qui répondaient à mes besoins, cela m’a permis de faire un état des lieu de ce qui existait et de prendre des décisions. Le problème : c’est tellement « naturel » d’enclencher ces actions suite à mes recherches, que j’ai encore du mal à avoir le réflexe de mettre tout ça par écrit. Pour ce qui est du partage, comme je suis seule dans mon organisme, ça se résume à des échanges dans la précieuse communauté OF connect !
Séverine : Avec Qualiopi il faut toujours que tout soit noté.
Un point d’évolution que je suis en train de mettre en place est la création de templates sur Canva pour améliorer ma communication interne et externe. Je vais créer trois templates pour ma veille réglementaire, pédagogie et compétences. La diffusion de ces templates me permet de susciter l’intérêt de part le côté ludique et visuel, de déclencher des actions, de communiquer avec mes clients et mes prospects. La veille, en plus de m’aider dans le pilotage de mon organisme, me permet donc de communiquer davantage sur les réseaux sociaux, ce qui est très important pour l’image de mon organisme.
En dehors de Qualiopi, quels sont les avantages concrets de la veille pour votre organisme ?
Gwenaël : Les avantages concrets sont juste essentiels. On a tendance à croire que c’est une perte de temps. On se force à la faire avec Qualiopi mais en réalité, la veille est de toute façon nécessaire pour notre métier en tant que formateur, que ça soit pour les compétences qu’on transmet mais aussi pour faire évoluer nos propres compétences pédagogiques. Légalement, c’est aussi très important afin d’éviter d’être pris au dépourvu.
En fait, pour moi, la veille, c’est la qualité. Elle permet de maintenir le niveau de qualité d’un organisme.
Coraline : Faire de la veille par obligation m’a fait réaliser l’intérêt de la veille. Avant, je faisais de la veille uniquement lorsque j’avais besoin de faire un état des lieux sur un sujet pour mon activité. Maintenant, à chaque fois que je reçois le mail de Formalerte, je l’ouvre et je me dis : “qu’est-ce qui a changé ? Est-ce qu’il y a des nouveautés en termes de formation ?“.
Cela me permet d’être sereine : s’il y a une nouveauté, je sais que je vais la recevoir, je n’ai pas besoin de chercher pour trouver les informations ou de m’inquiéter de ce qui pourrait sortir sans que j’en sois informée. C’est vraiment précieux !
Spontanément je n’aurais pas forcément pensé à conserver des traces de ma veille mais maintenant je suis contente que cela existe, et puis il y a OF Connect. C’est toujours intéressant et enrichissant de communiquer avec des professionnels du secteur.
Séverine : La veille est une action essentielle, au sein de notre organisme de formation, en termes de réglementation déjà, car notre métier est de plus en plus légiféré, et puis au niveau pédagogique pour se différencier et améliorer la qualité de nos formations ainsi qu’en termes de compétences bien sûr.
La veille métier est aussi un moyen de développer son business puisqu’elle permet de développer des parcours plus adaptés aux besoins de nos bénéficiaires, c’est important de se tenir au courant du marché et de ses possibilités. J’insiste particulièrement sur le fait que la veille un moyen de sécuriser leur business et l’actualité me donne raison.
En conclusion
La veille est une activité dont l’importance peut être sous-estimée mais elle reste nécessaire pour tout organisme de formation qui souhaite se développer sur le long terme. Qualiopi a rendu cette activité obligatoire et beaucoup de professionnels de la formation admettent qu’ils en sont très contents aujourd’hui car cela leur a permis de développer leur activité, d’anticiper les changements de législation susceptibles de les affecter et d’améliorer leur compétences pour rester compétitifs et proposer des formations de qualité.
Pour rappel, voici une liste des outils utilisés par nos professionnels de la formation pour effectuer leur veille :
Digiformag – le magazine de la formation
OF Connect – La communauté gratuite qui réunit les OF Qualiopi
À ajouter à sa veille : la lettre d’info de la FCU : https://www.fcu.fr/actualites/actus-du-reseau/
Bonjour,
Merci pour ce conseil 🙂
Cordialement
Merci pour cet article !