Replay du webinaire : Transformer le présentiel en distanciel

Le 28 mai, nous avons accueilli Ludovic de Spontanez-Vous et Jeff des Ecolos Humanistes pour recueillir leur expérience dans la transformation d’ateliers présentiels en parcours de formation à distance tout en gardant un aspect convivial et interactif ! Pendant 1 heure nous avons décrypté les bonnes pratiques quand on se lance dans la formation à distance, ainsi que les différentes méthodes pédagogiques et outils existants pour animer un groupe à distance.

Le temps passant très vite, nous avons continué notre échange sur ce sujet passionnant avec une interview de nos deux invités que nous souhaitons vous partager.

Visionnez le replay du webinaire sur Youtube :

Vous pouvez visionner le replay du webinaire ici 👇

Découvrez l’interview exclusive de Ludovic et Jeff suite au webinaire

Pourriez-vous nous présenter en 2 mots votre cœur d’activité formation ?

Jeff : Animacoop est une formation à la gestion de projet de manière coopérative où l’on travaille trois points particuliers : posture, techniques d’animation, outils numériques.

Ludovic : Sponatenez- vous : Notre cœur d’activité c’est la communication orale : prise de parole, pitch, communication interpersonnelle, animation de réunion…

Intégriez-vous déjà de la formation à distance dans vos parcours avant la période Covid ? Comment avez-vous changé depuis le format, les sujets ou la façon de construire vos programmes ?

Jeff : Oui notre formation est un mix présence/distance avec du contenu accessible sur une plateforme en ligne. On s’adapte et on fait un maximum de « classe inversée » : sortir les contenus descendants des visios (les proposer plutôt en format vidéos, lectures…) et profiter du temps de formation pour discuter et échanger !

Ludovic : On avait des projets de formations e-learning et de suivi de formation à distance mais on n’était pas passé à l’acte avant le Covid.
On a fait beaucoup d’adaptations :

• sur les formats en proposant de la visio, du e-learning, des temps d’entretiens individuels dans nos formations,
• sur les sujets : on a abordé dans sa globalité toutes les questions liées à la visio et notamment pour des publics de formateurs. On a d’ailleurs réalisé une série de vidéos pour bien communiquer en visio lors du premier confinement que vous pouvez consulter juste ici,
• sur les programmes, en travaillant sur le rythme et en privilégiant des temps de formation en visio plus courts.

Quelles erreurs éviter à tout prix selon vous quand on se lance dans la formation à distance ?

Jeff : Surtout il ne faut pas faire 7h de visio dans la journée. Et éviter de ne pas faire de pause!

Ludovic : Selon moi, il faut éviter de transpose  littéralement le contenu d’une formation présentiel à une formation visio. Et également éviter de faire de la formation purement descendante, les interactions sont plus complexes à gérer en visio mais c’est ce qui va garantir l’attention des participants.

Avez-vous quelques exemples de techniques pour rendre interactifs et conviviaux vos temps collectifs?

Ludovic : Varier au maximum les activités ! C’est un peu difficile de proposer des exemples car cela dépend énormément des thématiques de formation :

• Proposer des temps de discussions libres sur un sujet (par ex : les idées reçues vis à vis d’une nouvelle notion abordée avec les apprenants),
• Des temps avec des moments pratique devant le groupe complet,
• Différents temps en sous groupes autonomes : simples discussions,  production de contenu, mise en pratique, debrief etc…,
• Des pauses (ça a l’air évident, mais j’ai vu beaucoup d’animateurs de visio omettre ce détail),
• Et j’essaie de faire varier les modes d’interactions avec les participants : discussion libre, micro ouvert, demander la parole, donner la parole, discuter par écrit, communication visuelle, …

Et des ice breakers ou outils pour animer des ateliers collaboratifs ?

Ludovic : En visio, j’utilise la majorité des fonctionnalités de l’outil (chat, sous groupe, partage d’écran,  émoticones, etc…), mais j’utilise rarement des outils annexes.
Niveau icebreaker, je les fais bouger (voire danser), parler d’eux (partage de bonnes et de pires expériences vis à vis du sujet de la formation), je les fais parler entre eux (petits exercices en petit groupes). C’est rarement l’icebreaker en lui même qui garantit sa réussite, c’est la manière dont il est animé et proposé au groupe.

Accordez-vous un temps avant la formation pour vous assurer que vos apprenants sont à l’aise avec les outils numériques ?

Jeff : Oui tout à fait, lors de l’entretien 1.

Ludovic : On pose la question en amont à nos clients. En général et le cas échéant, on invite souvent les apprenants qui ne se sentiraient pas à l’aise à se connecter 15/20 minutes en avance, afin de les accompagner.

Comment faites-vous pour distribuer la parole et pour que les participants échangent entre eux ?

Jeff : Cela dépend (du Nord au Sud, en levant la main, en mettant une étoile dans le tchat…) mais on a ajouté une colonne dans nos déroulés pédagogiques pour y penser et avoir une méthode à chaque fois.

Ludovic : Réponse courte : ça dépend ! J’y ai déjà un peu répondu dans une des questions précédentes, j’essaie de varier les modes d’interactions, en fonction de ce que j’attends du public, du contexte, de la taille du groupe : micro ouvert, option « lever la main » chat, émoticône, communication gestuelle et visuelle.
J’essaie d’attribuer un mode d’interaction à des usages bien spécifiques.

Comment faites-vous pour maintenir l’attention tout au long de votre journée de formation?

Jeff : On pense au test PCR :

• Prise de parole (la faciliter, faire des accords de groupe au début sur ce dont chacun a besoin pour que ça se passe bien…)
• Convivialité (maximum en petits groupe, moments avec toutes les webcams ouvertes…)
• Rythme (visio de 2h max, pause au milieu, classe inversée…)

Ludovic : Facile, je ne les mobilise pas toute la journée !

Plus sérieusement, j’évite de faire plus d’une demi journée de formation à la fois avec un groupe. Mais même comme ça, si j’ai un groupe d’apprenants l’après-midi, ils ont très certainement fait autre chose le matin et donc l’attention reste difficile à mobiliser.

J’ai beaucoup adapté le rythme de mes formations, et j’essaie de faire des séquences plus courtes et plus variées.
Par exemple, en fin de parcours de formation, j’ai très régulièrement des exercices avec passage individuel des apprenants devant les autres. En visio, ça peut très vite devenir fastidieux donc je les échelonne dans le temps et les ponctue d’autres petites activités tous les deux ou trois passages : pause, petits exercices qu’on a déjà fait, mini jeux, etc.

Je propose aussi plus de pause plus courtes, c’est beaucoup plus facile de proposer 5 minutes de pause à des gens qui sont chez eux. Tout le monde peut aller aux toilettes ou se faire un café en même temps.

Je prends régulièrement la température auprès du groupe, et je les implique dans la construction des sessions. Par exemple, en leur laissant le choix sur les types d’activités pour travailler une notion, sur la priorité qu’ils donnent à tel ou tel aspect de la formation, sur la taille et la régularité des pauses et aussi sur les règles de fonctionnement et d’interaction pour la formation.

Qu’est-ce que selon vous le digital learning permet de faire ou facilite, que l’on ne faisait pas auparavant ?

Jeff : Creuser individuellement un sujet.

Ludovic : La formation à distance, permet beaucoup de flexibilité dans les parcours et déroulés de formation. Par exemple, avec un de nos clients, on a mis en place une formation constituée d’un premier module e-learning, d’un temps en tête à tête (en visio) entre le formateur et chaque apprenant, pour valider les acquis, éclaircir certains points et voir comment le contenu de la formation s’adapte aux problématiques de chaque apprenants et d’un temps en classe virtuelle par petits groupes de pure mise en pratique. On n’aurait pas pu construire ce genre de déroulé en présentiel.

Quels conseils souhaitez-vous donner aux formateurs qui assurent des sessions à distance ?

Jeff : N’oubliez pas d’inclure des temps spécifiques à distance pour ce qui ce fait naturellement en présence : interconnaissance, discussions en petits groupes…

Ludovic : On peut avoir l’impression qu’on perd beaucoup avec de la formation à distance, mais on peut vraiment arriver à recréer une vraie dynamique de groupe et faire progresser les apprenants avec humanité, dynamisme et efficacité.
C’est plus difficile à faire qu’en présentiel, et cela nécessite de prendre pas mal de recul par rapport aux habitudes qu’on a développées en présentiel.

Pour moi, ce ne sont pas les outils utilisés qui feront la différence, mais la qualité de l’animation et les capacités du formateur à mobiliser son groupe même à distance.