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Qualiopi : les conseils de Gilles Trichet pour choisir son organisme certificateur

Sur le chemin qui mène à la certification Qualiopi, l’organisme certificateur est un passage obligé. C’est même un « péage » incontournable. Pas d’audit, pas de précieux sésame. La question du choix de l’organisme peut tracasser, alors que ce n’est pas là le plus gros chantier. On déroule ensemble le sujet. Quel est l’impact du choix du certificateur ? Comment calculer la durée de l’audit et donc son coût ? Quels sont les autres critères que le prix pour choisir ? Qui bénéficie de modalités aménagées ?

Gilles Trichet À partir du 1er janvier 2022, les organismes de formation devront être titulaires de la certification Qualiopi pour bénéficier de financements publics et paritaires. Aujourd’hui, nous zoomons sur la question du choix du certificateur avec Gilles Trichet, chef de projet du cabinet de conseil Lafayette Associés, spécialisé dans l’analyse des besoins du marché de l’emploi et de l’offre de formation.

Si choisir un certificateur s’impose, cette action doit pour autant représenter 5 % de l’énergie à investir dans la démarche qui mène à la certification Qualiopi. 95 % sont à consacrer à la mise en œuvre ou à la mise à jour d’un système de management de la Qualité pour votre organisme de formation.

À noter : les OF appartiennent désormais à la catégorie des OPAC (organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences). Les 4 actions concourant au développement des compétences étant : les actions de formation, les bilans de compétences, les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et les actions de formation par apprentissage. Ces 4 types d’actions sont concernés par la certification Qualiopi si l’organisme prestataire bénéficie de financements publics et paritaires.

Au programme de cet article :

1- Il y a 24 organismes certificateurs pour une seule certification

2- La durée de l’audit est « normée » par l’État

3- Une fois que vous connaissez la durée : comparez les prix

4- Le prix n’est pas le seul critère

5- Audit blanc et pré-audit

6- En cas de « problème » : vous n’êtes pas seul

1- Il y a 24 organismes certificateurs pour une seule certification

La liste des organismes certificateurs autorisés à auditer et délivrer la certification Qualiopi est au nombre de 24 à ce jour. La liste est accessible sur le site du Ministère du Travail, comme indiqué ci-dessous. En prenant 2 à 3 contacts, ou même en visitant tout d’abord leurs sites internet, vous aurez une idée plus claire ce qui peut vous être proposé.

La certification Qualiopi peut être délivrée par 24 certificateurs Qualiopi

C’est un point à rappeler encore une fois. Quel que soit l’organisme certificateur choisi, l’organisme de formation est audité sur la base du seul Référentiel national Qualité. Le référentiel est un document de 2 pages publié par décret (n° 2019-565 du 6 juin 2019). Il est disponible sur le site Légifrance, voir ci-dessous.

Les organismes certificateurs sont parfois les mêmes que ceux de la liste Cnefop

La liste Cnefop, voir ci-dessous, comportait différents labels et certifications. Certains appartenant à des structures qui sont aujourd’hui des organismes certificateurs Qualiopi. Qualiopi est cependant la seule et unique certification qui sera exigée à partir du 1er janvier 2022. D’autres certifications peuvent continuer à exister, mais la liste Cnefop n’est plus actualisée et sera caduque à cette date.

Le lien entre la liste Cnefop et Qualiopi

Le fait de bénéficier d’un label ou d’une certification de la liste Cnefop allège les modalités d’audit, comme indiqué ci-dessous. Il est important de préciser que l’organisme de formation peut solliciter l’organisme certificateur de son choix pour solliciter un audit indépendamment du label ou de la certification de la liste Cnefop dont il est titulaire.

 2- La durée de l’audit est « normée » par l’État

Le prix dépend largement de la durée de l’audit. Cette durée est encadrée par les textes réglementaires (Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au Référentiel national Qualité).

La durée minimale de l’audit initial est d’une journée

Si l’organisme de formation réalise un chiffre d’affaires de moins de 150 000 euros, ne dispose que d’un seul site et ne délivre qu’un seul type d’action concourant au développement des compétences (excepté l’action de formation par apprentissage), la durée de l’audit initial est d’une seule journée.

Pour une structure réalisant plus de 750 000 euros de chiffres d’affaires, proposant des actions de formation, des parcours VAE, des bilans de compétences et de l’apprentissage, et disposant par exemple de 4 sites, la durée de l’audit initial est de 6 jours.

Calculez vous-même la durée de l’audit initial

À partir du tableau de l’Arrêté du 6 juin 2019 (voir le lien ci-dessous), vous pouvez identifier la durée de votre audit sur la base de l’activité de votre organisme de formation. Réalisez ce calcul avant d’entreprendre vos demandes de devis pour gagner du temps.

VAE, CFA et bilan de compétences : quel impact sur la durée ?

Il y a 4 activités qui exigent la certification Qualiopi si l’on bénéficie des financements publics et paritaires : actions de formation (L.6313-1 – 1°), VAE (L.6313-1 – 2°), bilan de compétences (L.6313-1 – 3°) et apprentissage (L.6313-1 – 4°). Si vous ne délivrez que des actions de formation, vous êtes concerné par une seule activité.

Audit initial, de surveillance et de renouvellement

Pour un organisme proposant des actions de formation avec un CA < à 150 000 euros (sans second site), la durée de l’audit de surveillance sera de 0,5 jour. Il a lieu entre un et deux ans après l’audit initial. L’audit de renouvellement, trois années plus tard, sera à nouveau d’une journée.

Parcours menant à une certification professionnelle : même durée

À partir du 1er janvier 2022, un organisme disposant d’un code CPF pour une prestation certifiante devra être certifié Qualiopi en répondant à des indicateurs spécifiques du Référentiel national Qualité (3, 7 et 16). Cette particularité ne rallonge pas la durée de l’audit. La certification fera référence aux indicateurs spécifiques à la préparation de parcours menant à des certifications inscrites au RNCP ou au Répertoire spécifique.

Lire aussi : En 2022, pas de financements Opco et CPF sans certification Qualiopi

Comment savoir si mon organisme est multi-site ?

Délivrer des formations dans différents sites, notamment chez le client, ne signifie pas que l’organisme de formation est multi-site. Un organisme est considéré multi-site lorsqu’en complément d’un établissement central, il dispose de salariés de l’organisme de formation réalisant tout ou partie de l’activité administrative et logistique liée à la formation. L’audit n’est pas un seul audit des locaux, mais un audit du processus mis en œuvre par l’organisme de formation. Un organisme de formation sans locaux peut par ailleurs être certifié Qualiopi.

 J’ai un label de la liste Cnefop : quel impact sur le prix ?

La durée de l’audit est dans ce cas raccourcie. Le prix est donc mécaniquement réduit. Vous bénéficiez des modalités d’audit aménagées. Pour la configuration « Action de formation avec CA < à 150 000 euros sur un seul site », la durée de l’audit initial est de 0,5 jour au lieu de 1 jour.

J’ai un label de la liste Cnefop et mon référencement au DataDock arrive à expiration

Un point important pour les organismes de formation qui ont validé le référencement au Datadock en déposant un certificat de la liste Cnefop et si celui-ci arrive à échéance. Dans ce cas, vous pouvez obtenir un prolongement de votre référencement Datadock jusqu’au 1er janvier 2022 en produisant le document attestant de la commande effective de votre audit initial auprès de l’un des 24 certificateurs.

Je suis référencé au DataDock : qu’est-ce que ça change ?

Rien. Que l’organisme de formation soit ou non au DataDock, la durée de l’audit est la même. Sauf si l’organisme de formation a obtenu son référencement Datadock en déposant un label de la liste Cnefop, auquel cas voir le paragraphe précédent.

3- Une fois que vous connaissez la durée : comparez les prix

La fourchette d’une journée d’audit se situe aujourd’hui entre 800 et 1200 euros pour une journée d’audit. Le tarif d’un pack « Audit initial + audit de surveillance » commence donc à partir de 1500 euros environ.

Le paiement est-il comptant ou étalé ?

Un paiement 100 % à la signature du contrat n’a pas lieu d’être. Il est raisonnable de régler, par exemple, une partie de la prestation à la signature du contrat puis une partie au rapport de l’audit puis une dernière à l’issue de l’audit de surveillance.

Les frais de déplacement sont-ils compris dans le « package » ?

À côté du tarif de la journée d’audit, faites-vous préciser les éventuels frais de déplacement, qui peuvent être indiqués dans les conditions générales de vente. C’est un critère de choix de votre organisme certificateur.

Il est préférable de déconnecter l’audit de renouvellement

Certains organismes certificateurs proposent des offres comprenant l’audit de renouvellement qui se déroulera trois années après l’obtention de la certification Qualiopi. C’est une possibilité et non une obligation. Vous pourrez changer d’organisme certificateur pour l’audit de renouvellement.

Une non-conformité pourra rallonger le délai d’obtention de la certification

Sans entrer dans le détail des non-conformités, une non-conformité majeure nécessitera d’apporter une correction pour obtenir la certification. La délivrance est ainsi reportée à une date ultérieure à la tenue de l’audit initial. Une non-conformité mineure est un point d’attention à améliorer, mais la certification peut être délivrée. Lors de l’audit de surveillance, une attention toute particulière sera portée par l’organisme certificateur sur ces non-conformités.

4- Le prix n’est pas le seul critère

Comme pour tout achat, il n’y a pas que le prix qui compte. Prenez en compte tous les éléments à votre disposition notamment sur le site internet ou lors de vos contacts avec l’organisme certificateur.

L’accueil de l’équipe. Les contacts avec l’organisme certificateur lors de votre demande de devis sont importants. Cela vous permet d’évaluer la disponibilité et de vos interlocuteurs.

La date de l’audit. Les demandes d’audit se multipliant, les organismes certificateurs, en fonction de leurs équipes, peuvent être dans la mesure de réaliser l’audit dans un délai plus ou moins long.

Organismes certificateurs spécialisés ou généralistes. Certains organismes certificateurs spécialisés sur le secteur de la formation sont connus dans l’éco-système de la formation. Des certificateurs généralistes peuvent également avoir de l’ancienneté dans le champ de la formation, notamment ceux qui disposent d’un label inscrit sur la liste du Cnefop.

La notoriété de l’organisme certificateur dans votre éco-système. Le nom de l’organisme certificateur est indiqué sur le certificat délivré. Un organisme certificateur peut disposer d’une renommée dans votre secteur d’activité et donc auprès de vos clients. C’est un critère à prendre en compte en termes de visibilité par la suite.

5- Audit blanc et pré-audit

Les offres d’audit blanc ou de pré-audit faisant leur apparition sur le marché, précisons ce que cela signifie.

Audit blanc. Des cabinets de conseil, qui accompagnent les organismes de formation, peuvent proposer un audit blanc qui place l’organisme en conditions réelles. Au regard des résultats de cet audit blanc, qui repose sur la seule analyse du cabinet de conseil, et non d’un organisme certificateur, l’organisme de formation peut travailler sur les points à améliorer ou les actions correctives à réaliser. Le document est un support pour approfondir la prestation de conseil.

Pré-audit. Des organismes certificateurs proposent un pré-audit. C’est une prestation qui permet à l’organisme de formation de se positionner sur le fait de répondre aux indicateurs du Référentiel national Qualité. Les résultats sont distincts de l’audit « réel ». Il ne s’agit pas d’une prestation de conseil.

6- En cas de « problème » : vous n’êtes pas seul

La préparation d’un audit est souvent génératrice de stress. Rapprochez-vous de confrères et consœurs lors de la préparation pour partager les pratiques de mises en œuvre ou la mise à jour de votre système de management de la Qualité. En ce qui concerne la date de l’audit à proprement parler, ne vous isolez pas si les choses se passaient mal.

Le cadre de l’audit est commun à tous les organismes certificateurs

L’audit se déroule en face à face dans les locaux de l’organisme de formation s’il en a ou sur un autre lieu. Les auditeurs/auditrices questionnent l’organisme de formation sur son fonctionnement et la façon dont celui-ci répond aux indicateurs du Référentiel national Qualité. Il n’emporte pas de document, mais rédige un rapport d’audit qui sera étudié par le comité de certification de l’organisme certificateur. La décision est collective en s’appuyant sur un recoupement de pratiques.

Les organismes certificateurs sont eux-mêmes audités sur leurs pratiques d’audit

Les organismes certificateurs doivent eux-mêmes répondre à la norme « ISO/IEC 17 065 2012 Évaluation de la conformité — Exigences pour les organismes exerçant l’activité de certification des produits, des procédés et des services » pour être accrédités par le Cofrac comme opérateur Qualiopi.

Vous êtes le client

L’organisme certificateur est un prestataire que vous sollicitez pour mener un audit. Il ne s’agit pas d’un contrôle administratif. Si le déroulé de l’audit mené par l’auditeur le jour J ne vous semblait pas conforme aux règles attendues, vous pouvez en référer à l’organisme certificateur. Et en cas de non-réponse ou non-réponse satisfaisante, vous pouvez solliciter l’intervention des services qui régulent l’activité des organismes certificateurs, c’est-à-dire le Cofrac et le Ministère du Travail (DGEFP).

Le fait de ne pas décrocher la certification Qualiopi du premier coup  ne pénalise en rien la poursuite de votre activité de formation. Les éléments de l’audit ne sortent pas de l’organisme certificateur qui est soumis au secret professionnel.

En conclusion, la première étape, la plus importante est d’estimer ce qui vous semble nécessaire pour préparer le système de management de la Qualité de votre organisme de formation. Il faut parfois compter 6 mois selon la maturité de la structure en matière de culture de l’amélioration continue. En fonction de cette date prévisionnelle, vous pouvez contacter deux à trois organismes certificateurs dès maintenant pour avoir une idée des disponibilités. Encore une fois, la plus grande part d’énergie à investir se situe dans la relecture de ses pratiques à la lumière du Référentiel national Qualité. La question du choix de l’organisme certificateur doit être démystifiée.

À propos de Lafayette Associés

Lafayette Associés est un cabinet de conseil expert dans l’analyse des besoins du marché de l’emploi et de l’offre de formation. L’équipe constituée de consultants et de data scientists conseille les acteurs de l’emploi et de la formation (branches professionnelles, organismes de formation, ressources humaines, opérateur du conseil en évolution professionnelle…). L’entreprise est également spécialisée dans l’analyse et le décryptage scientifique de la data emploi-formation.

Lafayettes Associés propose une formation intitulée « Devenir référent Qualité de son organisme de formation ». Ce parcours de formation, actuellement à distance et en présentiel, permet la préparation de la certification professionnelle « Référent Qualité formation professionnelle » qui est inscrite au Répertoire spécifique de France Compétences. La formation est à ce titre finançable grâce au compte personnel de formation et accessible via le portail Moncompteformation.gouv.fr.

Formation « Devenir Référent Qualité » : www.lafayettteassocies.com

Voici trois recommandations d’articles et la liste des principaux textes de référence.

À lire aussi :

Comment je me suis préparé à l’audit Qualiopi ? Le témoignage de Luc Grzesiak

L’interview de Gilles Trichet : « J’ai décroché Qualiopi en tant que formateur indépendant »

Les 7 critères de Qualiopi : ce qu’il faut savoir

Les textes de référence :

  • Le texte du référentiel national Qualité en annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences.
  • Le « Guide de lecture – Référentiel national Qualité mentionné à L6316-3 » est téléchargeable sur le site du Ministère du Travail.
  • L’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au Référentiel national Qualité détaillant notamment : l’organisation de l’audit initial/audit de surveillance et audit de renouvellement, la durée de l’audit, la liste des organismes certificateurs sur le Ministère du Travail.
  • Les modalités d’audit aménagées dans l’Arrêté du 6 juin 2019 pour les organismes de formation titulaires d’un label ou d’une certification de la liste Cnefop.
  • Les certifications et labels qualité référencés par le Cnefop.

Conseil en visibilité, notoriété et attractivité des acteurs de la formation professionnelle et des RH. D’abord journaliste pour la presse spécialisée RH et Formation, je co-construis maintenant avec les prestataires RH leur prise de parole pour que celle-ci révèle et démontre leur expertise. Ce qui fait la différence doit pouvoir s’exprimer clairement.

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