Réforme Formation

Certification Qualité exigée au 1er janvier 2021 : comment se préparer ?

Il ne faudra pas attendre la veille du 1er janvier 2021 pour avoir décroché une certification Qualité sur la base du nouveau Référentiel national de certification Qualité (RNCQ). Comptez entre 6 et 8 mois entre le début de votre préparation et la délivrance de la nouvelle certification Qualité par un organisme tiers accrédité par le Cofrac. En effet, plus qu´une liste de documents, il faudra pour être certifié Qualité avoir éprouvé au quotidien votre « organisation RNCQ » présentée lors de l´audit.

Dans l’article « Du DataDock au Cofrac : les obligations d’aujourd’hui et celles de demain », nous détaillons les étapes de mise en œuvre de la Réforme de la formation prévue par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018. Dans ce nouvel article ci-dessous, préparé par une analyse croisée avec Valérie Gonzalez d’OK Solution, nous abordons les différentes étapes préparatoires qui doivent vous mener à l’obtention d’une certification Qualité. Être certifié Qualité sera indispensable à partir du 1er janvier 2021 pour bénéficier de financements des opérateurs de compétences (Opco), de l’État, des régions, de la Caisse des dépôts et consignations, de Pôle emploi ou de l’Agefiph.

1- Lire le référentiel du RNCQ posé par la Réforme de la formation

Le premier document à lire, imprimer et annoter est la description du Référentiel national de certification Qualité (RNCQ) présente dans le Décret du 6 juin 2019.

Ce tableau comprend 7 critères. Chaque critère est détaillés en plusieurs indicateurs d’appréciation.

Pour tous les prestataires : 22 indicateurs d’appréciation sont à respecter.

Pour les activités spécifiques : il existe des indicateurs d´appréciation supplémentaires.

  • Prestations conduisant à une certification professionnelle : 4 indicateurs d´appréciation spécifiques.
  • Alternance et formation en situation de travail : 2 indicateurs d´appréciation spécifiques.
  • Les CFA ont 4 indicateurs d´appréciation supplémentaires.

Pour identifier ce qui vous concerne, référez-vous  :

  • Aux 4 colonnes de droite : actions de formation (L.6313-1-1°), bilans de compétences (L.6313-1-2°), actions permettant de faire valider les acquis de l´expérience (L.6313-1-3°) et actions de formation par apprentissage (L.6313-1-4°).
  • Aux croix cochées en face des lignes décrivant des prestations spécifiques, notamment celles conduisant à des certifications professionnelles dans le cadre du compte personnel de formation (CPF).

 

2 – Lire le Guide « Référentiel national Qualité » du Ministère du Travail

Le Guide de lecture intitulé  « Référentiel national Qualité »  publié par le Ministère du Travail apporte des précisions sur les modalités d’audit associées au Référentiel national de certification Qualité (RNCQ).

Éléments de preuve. Le guide détaille le niveau d´organisation attendu de l´organisme de formation pour valider chaque indicateur d´appréciation et donne des exemples d´éléments de preuve.

Activités spécifiques. Il précise aussi les situations propres à la préparation des certifications professionnelles, aux parcours de VAE,  aux centres de formation par l’apprentissage (CFA) et aux centres de bilans de compétences (CBC).

3 – Mettre en place un système documentaire

Le système documentaire est la clé de voûte de votre préparation à la certification Qualité. Les éléments de preuve que vous devrez fournir doivent être organisés de manière à ce que vous vous y retrouviez facilement, vous, tout comme l’organisme certificateur.

Ce n’est pas le document, mais la pratique qui compte. Il  existe beaucoup de recoupements entre les différents indicateurs d´appréciation. Il ne s’agit pas de produire un document spécifique pour chaque élément de preuve. La mécanique du RNCQ est différente du DataDock qui fonctionnait avec « un indicateur = une preuve ».

6 à 8 mois de préparation. Il faut prévoir une période longue pour tester votre organisation avant la certification. L’organisme certificateur en se déplaçant dans vos locaux viendra voir comment l´ensemble fonctionne « en vrai ». Le fait de décrire des procédures ne suffit pas. Elles doivent correspondre à vos pratiques. Il pourra notamment vous être demandé des éléments de preuve relatifs aux dernières sessions que vous avez réalisées sur la base de votre « organisation RNCQ ».

Faites simple et concret. Après l´obtention de la certification Qualité, l´activité de votre OF devra rester calée sur ces principes d´organisation. C’est ce que viendra vérifier l’audit de renouvellement. Soyez au plus près de vos réalités.

Un logiciel pour la partie indicateurs de résultats.  L’utilisation d’un logiciel (comme Digiforma) vous aidera dans votre processus d’inscription des stagiaires et la production de données chiffrées. Vous pourrez vous appuyer sur l´outil pour produire des éléments de preuve attendus, notamment les indicateurs de résultats dans l’acquisition des compétences par thématiques de formation et publics ou encore le taux d’obtention des certifications préparées. C´est plus facile à manier qu´un ensemble de tableaux Excel.

 

4 – Se préparer par vous-même

Si vous avez déjà mené seul la préparation au DataDock et/ou à une certification/un label référencé par le Cnefop comme satisfaisant au Décret du 30 juin 2015, vous êtes déjà outillé, en partie, pour préparer cette nouvelle démarche Qualité.

  • Par rapport au DataDock, ayez bien en tête que l´organisme certificateur se déplace nécessairement dans vos locaux pour l´audit de certification afin de vérifier que le système documentaire produit reflète vos pratiques.
  • Par rapport à une certification ou un label Cnefop, les organismes certificateurs accrédités par le Cofrac évaluent vos pratiques sur la base du même référentiel, le RNCQ.

 

5 – Faire appel à un cabinet de conseil et/ou se former

Si vous n’avez jamais engagé de démarche Qualité, ou si vous vous êtes senti perdu dans les démarches associées au DataDock et ou aux certifications et labels Cnefop, vous pouvez envisager de vous former ou d’être accompagné.

Se former. Des formations sont en train de se créer pour acquérir les compétences nécessaires à la préparation de la certification Qualité. Dans ce cadre, vous aurez la possibilité de réaliser des « audits blancs ». Ils servent à tester votre système documentaire et vérifier que vous êtes conforme aux exigences du RNCQ.

Se faire accompagné. Vous pouvez aussi être accompagné pas à pas par un cabinet de conseil. C’est plus cher, mais c’est aussi du temps gagné que vous pouvez consacrer au développement de votre organisme de formation. En effet, l’attention portée à l´obtention de la certification Qualité ne doit pas vous détourner de  l´impérieuse nécessité de maintenir une activité pérenne.

S´informer. Pour se plonger dans le sujet dans les prochaines semaines, de nombreux cabinets de conseil organisent des réunions d’information de quelques heures pour sensibiliser sur les impacts de la Réforme de la formation.

 

6 – Choisir un certificateur accrédité par le Cofrac

Vous choisissez librement l´organisme certificateur qui réalisera l´audit de certification dès lors qu´il est accrédité.

Un certificateur accrédité par le Cofrac. Le Ministère du Travail publie régulièrement la liste des organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (Cofrac).

Un seul et unique référentiel. Tous les certificateurs évaluent sur la base du même référentiel, le RNCQ. C’est un changement de paradigme par rapport à la liste des certifications et labels du Cnefop. Chaque organisme certificateur disposait de sa propre certification/label et de son propre référentiel (qui répondaient aux 6 critères du Décret du 30 juin 2015).

Les organismes certificateurs autorisés par le Cofrac à démarrer les activités de certification auront tous les mêmes méthodes d’évaluation. En étant accrédités par le Cofrac, ils rendent eux-mêmes des comptes sur leur façon de travailler.

Se préparer avant le choix du certificateur. Vous pouvez commencer à préparer le passage de la certification Qualité avant de choisir l´organisme certificateur. Ce dernier ne vous donne pas de consignes ou de conseils, car son analyse doit être impartiale.

 

7 – Transmettre des documents au certificateur choisi

Lorsque vous avez choisi votre organisme certificateur, vous devez le contacter pour lui transmettre certains documents. Les informations à communiquer sont précisées dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit :

  • La raison sociale de l’organisme,
  • Le numéro d’enregistrement de la déclaration de l’activité,
  • Les catégories d’actions concernées par la certification,
  • La liste exhaustive des sites liés au numéro d’enregistrement,
  • Les certifications déjà obtenues, leur validité et leur périmètre,
  • La période d’audit souhaitée,
  • Le dernier bilan pédagogique et financier disponible.

Sur cette base, l´organisme certificateur vous propose une convention d’audit indiquant le déroulé de l’audit (les sites, les interlocuteurs, les indicateurs concernés par votre activité…). La durée de l’audit de certification, et donc son tarif, est établie en fonction de votre chiffre d’affaires en respectant le cadre posé par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit.

À titre indicatif : comptez 1500 euros pour le pack « audit initial et audit de suivi » pour un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros HT annuel.

Vous n´êtes engagé avec l´organisme certificateur pour la mise en place de l´audit qu´après signature réciproque de la la convention d´audit.

 

8 – Programmer l’audit de certification

Plus vous initierez tôt votre préparation, plus vous aurez de marge de manoeuvre pour programmer l’audit de certification à la date de votre choix.

Délai après signature de la convention d´audit. La date de réalisation de l’audit de certification est proposée par l’organisme certificateur dans un délai maximal de 30 jours calendaires, après réception de la convention d´audit signée par l’OF et le certificateur.

Anticiper. Cependant, l´organisme certificateur peut laisser passer du temps avant de vous envoyer une proposition de convention d’audit s’il est débordé. À partir de la rentrée de septembre 2020, il risque d’y avoir un embouteillage face à une forte demande.

 

9 – Gérer les non-conformités éventuelles

Il est possible que vous ne décrochiez pas la certification Qualité du premier coup.

Si l´organisme certificateur relève des non-conformités aux indicateurs d´appréciation attendus, l’obtention de la certification est mise en suspens. Il faut produire de nouveaux éléments de preuve pour lever les non-conformités qui sont classées en deux catégories : non-conformités mineures et non-conformités majeures.

Le détail des non-conformités et des voies de résolution des situations est également détaillé dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit.

 

10 – Après l’audit : anticiper l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement

Prenons un peu d’avance, être certifié Qualité n’est pas un « one shot ». Vos pratiques devront après l´obtention de la certification Qualité continuer à s’aligner sur les éléments de preuve présentés.

Nouvel audit entre un à deux ans après. Un audit de surveillance aura lieu entre 14 et 24 mois après l´obtention de la certification Qualité par le même organisme certificateur. Il s’assurera que vous respectez le système d’organisation que vous avez présenté. Il reprendra d’éventuelles non-conformités mineures préalablement observées afin d’être sûr que vous avez amélioré votre fonctionnement. L´audit de surveillance pourra être réalisé sur place ou à distance, selon le contexte.

Renouvellement tous les 3 ans. Un audit de renouvellement aura ensuite lieu tous les 3 ans, à compter de la date de délivrance de la première certification.

Vous aurez la possibilité de changer de certificateur, si vous le souhaitez, mais le référentiel, le RNCQ, restera le même.

 

Nous préparons sept nouveaux articles pour détailler les éléments de preuve correspondant à chacun des sept critères du référentiel RNCQ. Les pratiques attendues dans cette nouvelle donne Qualité ne sont pas nouvelles. La majorité des OF mettent déjà en oeuvre leur quasi totalité. Le principe de la nouvelle certification Qualité est de les formaliser et de les systématiser.

 

À lire aussi sur notre site :

« Du DataDock au Cofrac : les obligations d’aujourd’hui et celles de demain »

« Le Cofrac publie le liste des certificateurs »

À consulter : le programme de formation proposé par OK Solution « Maîtriser le RNQ et préparez votre 1er audit ».

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Send this to a friend