Réforme Formation

Du DataDock au Cofrac : les obligations d’aujourd’hui et celles de demain.

DataDock, Cofrac, Qualiopi, sept critères, 32 indicateurs… Disons-le tout net, les organismes de formation sont bousculés par le nouveau Décret Qualité introduit par réforme de la formation professionnelle. On fait le point ensemble sur les obligations encore en vigueur aujourd’hui et celles qui prendront effet au 1er janvier 2021 (désormais 1er janvier 2022). Il faudra cependant être prêt avant fin 2020 (désormais fin 2021), car votre transformation intérieure, qui doit se voir de l’extérieur, ne pourra pas se faire en quelques semaines. Il faut donc anticiper.

Par Sarah Hafiz d’après une analyse croisée avec Valérie Gonzalez d’OK Solution.

Ce qu’il faut retenir en résumé :

  • Le numéro de déclaration d’activité auprès de la Direccte reste et restera obligatoire. Un bilan pédagogique et financier annuel doit toujours être transmis.
  • Le référencement au DataDock permet aujourd’hui de bénéficier de financements paritaires (Opco) et publics. Cela sera toujours le cas jusqu’au 31 décembre 2021.
  • À partir du 1er janvier 2022, il faudra avoir décroché la certification Qualiopi basée sur le Référentiel national de certification Qualité (RNCQ) pour continuer à bénéficier de financements paritaires et publics. Il faudra être prêt (bien) avant cette date, car il risque d’y avoir un engorgement en fin d’année.

La date à laquelle la certification Qualiopi sera indispensable pour bénéficier des financements publics et paritaires a été reportée au 1er janvier 2022 par l’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 (voir ci-dessous).

Toujours obligatoire : le numéro de déclaration d’activité à la Direccte

Jusqu’au 1er janvier 2017, seule une déclaration d’activité auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) était nécessaire pour exercer une activité de formation et prétendre à un financement des Opca (devenus Opco). Cette démarche administrative, et les obligations qui lui sont liées restent obligatoires.

Un enregistrement, pas un agrément. Le numéro de déclaration d’activité (NDA) obtenu est un numéro d’enregistrement. Il n’est pas un agrément ni une habilitation de l’État. Il n’y a pas de contrôle automatique de l’État après sa délivrance. Des contrôles ciblés peuvent cependant avoir lieu en cas de présomption de fraude.

Toujours nécessaire. Cette demande de déclaration reste la première démarche obligatoire à réaliser lors de la création d’un organisme de formation.

Pour ne pas perdre son numéro d’activité. Premièrement, chaque année, vous devez avoir exercé au moins une activité de formation. Deuxième obligation : vous devez envoyer à l’administration votre bilan pédagogique et financier retraçant votre activité d’organisme de formation. Sans quoi ce numéro sera déclaré caduc et il vous faudrait déposer une nouvelle demande de déclaration d’activité.

Exonération de TVA. Le numéro de déclaration d’activité ne suffit pas à lui seul pour bénéficier de l’exonération de TVA. Un document Cerfa complémentaire, le n° 3511, intitulé « Demande d’attestation au titre d’activités s’inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue » est à adresser au Service des Impôts des entreprises.

Depuis 2017 : le DataDock, non obligatoire, mais conseillé

À partir du 1er janvier 2017, une première pierre est posée en matière de contrôle de la qualité des organismes de formation. C’est un vrai changement issu de la loi du 5 mars 2014, détaillé dans le décret Qualité du 30 juin 2015 . L’ensemble des financeurs de la formation (paritaires et publics) ont l’obligation d’exercer un contrôle des organismes de formation avec lesquels ils travaillent.

 

6 critères. 6 critères sont définis pour juger de la qualité des prestations proposées. Ils concernent la fixation d’objectifs de la formation, adaptés au public formé ; les dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires ; les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation ; la qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ; les conditions d’information du public sur l’offre de formation, ses délais d’accès et les résultats obtenus ; la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires.

Certifications Qualité ou DataDock. Les Opca/Opco et autres financeurs publics se sont concertés en 2016 pour créer la même année un catalogue de référence commun. En répondant aux 21 indicateurs du DataDock, l’organisme de formation référencé démontre qu’il remplit les 6 critères exigés. Il s’agissait de détailler les éléments de preuves à fournir par l’organisme de formation. Les financeurs pouvaient piocher leurs organismes de formation dans ce catalogue tout en ajoutant des indicateurs qui leur étaient propres.

Le DataDock n’est pas la seule voie pour répondre à ces 6 critères. L’obtention de labels ou certifications Qualité répertoriés à l’origine par le Cnefop (Conseil national de l’emploi, de la formation et de l’orientation professionnels) permet également d’y répondre. Ces labels et certifications, désormais suivis par France Compétences, donnent lieu à un renouvellement après un audit documentaire à distance, ou éventuellement dans l’organisme de formation. C’est différent pour le DataDock : la démarche est réalisée une seule fois.

Pas une certification ni label. Le DataDock est un référencement. Ce n’est ni un label ni une certification. Ces derniers prévoient des audits réguliers d’évaluation de maintien de la qualité.

Une démarche faite à distance. Pour le DataDock, les pièces administratives sont déposées sur une plate-forme en ligne. C’est également le cas actuellement pour certains labels et certifications listés par le Cnefop/France Compétences.

Autres obligations à respecter. Les organismes de formation sont également contrôlés par les financeurs en matière de respect des obligations légales des organismes de formation : un règlement intérieur, un programme de formation, remise d’un certain nombre d’informations et de documents avant l’inscription ; l’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation ; l’ingénierie pédagogique, l’innovation des moyens mobilisés, tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues.

Un OF sans référencement au DataDock. Un OF qui ne travaille pas avec des financeurs publics et paritaires de la formation peut continuer à exercer avec son seul numéro de déclaration d’activité (NDA). Les actions de formation achetées par les entreprises pour leurs collaborateurs entrent dans l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel à réaliser tous les 6 ans pour chaque salarié , dès lors que l’OF dispose de ce numéro et respecte le cadre de l’action de formation professionnelle continue.

 

2022 : la (quasi) incontournable certification Qualiopi

La certification unique a désormais un nom : Qualiopi. Il était courant d’utiliser le terme de certification « Cofrac », par abus de langage. Le Comité français d’accréditation (Cofrac) ne délivre pas de certification. Il accrédite les organismes certificateurs autorisés à le faire.

Les organismes de formation devront pour bénéficier des financements paritaires ou publics avoir obtenu une certification sur la base du Référentiel national de certification Qualité des actions concourant au développement des compétences (RNCQ)*. C’est une certification basée sur un référentiel unique. La certification Qualiopi permettra d’accéder à tous les financements paritaires sans autre procédure. Avec le DataDock, l’organisme financeur pouvait rajouter des critères qui lui étaient propres. 

Financements publics et paritaires. Disposer de la certification Qualiopi basée sur les critères du référentiel national de certification Qualité sera exigé aux organismes de formation pour qu’ils puissent bénéficier de financements des opérateurs de compétences (Opco, auparavant Opca), de l’État, des régions, de la Caisse des dépôts et consignations, de Pôle emploi ou de l’Agefiph.

7 critères et 32 indicateurs. Le Référentiel national de certification Qualité, détaillé dans l’annexe du Décret du 6 juin 2019 liste 7 critères qui sont détaillés en 32 indicateurs. 6 critères sont dans la lignée de ceux exigés pour obtenir le DataDock. Le critère n°6 intitulé “L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel” est relativement nouveau. Il consiste à détailler les obligations liées à la veille opérée par l’organisme de formation : veille juridique, veille sur l’évolution des compétences et veille sur l’innovation pédagogique. 

Audit préalable sur site. L’organisme certificateur contrôle les données transmises par l’OF et réalise un audit sur site pour s’assurer que ce qui est déclaré est bien mis en œuvre et correspond au RNCQ.

Audit de surveillance un an après. Entre 14 et 24 mois après, l’organisme certificateur s’assure du maintien des actions déclarées auparavant. Sauf cas particulier, il peut être réalisé à distance.

Audit de renouvellement tous les 3 ans. La certification Qualiopi est délivrée pour 3 ans. À son terme, un nouvel audit sur place est réalisé pour contrôler que tous les éléments de preuve sont bien conformes au Référentiel unique. L’organisme de formation peut à ce moment-là changer de certificateurs.

Le coût. Il faudra compter à partir de 1500 euros pour l’audit initial et un audit de suivi pour un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros HT annuel. Le tarif se base sur le nombre de journées d’intervention de l’organisme certificateur, qui dépend de la taille de l’entreprise. L’Arrêté du 6 juin 2019 fixe le cadre.

Perdre sa certification. La certification Qualiopi pourra être suspendue ou retirée, si l’organisme certificateur détecte lors de l’audit de surveillance des non-conformités aux 7 critères / 32 indicateurs de qualité.

Sans certification. Sans certification Qualiopi, l’organisme de formation ne peut pas bénéficier de financements paritaires ou publics. Il peut toujours travailler comme prestataire de formation pour les entreprises gérant leurs propres plan de développement de compétences. Cependant, cette certification sera très certainement exigé par les services formation.

Le ministère du Travail a publié une première liste des organismes certificateurs qui sont autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) à démarrer les activités de certification des prestataires d’actions de formation, de bilans de compétences, d’actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et de formations par apprentissage. Cette liste sera complétée au fur et à mesure. Nous aurons l’occasion d’en reparler dans nos prochains articles.

 

* Le Référentiel national de certification qualité des actions concourant au développement des compétences (RNCQ) est détaillé en annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences.

** L’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 reportant la date d’exigence de la certification Qualiopi du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022.

Pour aller plus loin :

  1. « Du DataDock au Cofrac : les obligations d’aujourd’hui et celles de demain »
  2. « Critère n°1 de la Certification Qualité : communiquer sur son offre »
  3. « Critère n°2 de Qualiopi : proposer des formations adaptées aux besoins »

 

Titulaire d’un master 2 en communication digitale à l’INSEEC Paris, je me suis très vite spécialisée dans la rédaction de contenus optimisés et dans l’animation de communautés en ligne. Après avoir travaillé pour des acteurs IT et B2C, j’ai découvert le monde fascinant de la formation professionnelle et défini des stratégies marketing pour des organismes de formation. Sur Digiformag, je vous propose de décrypter et d’analyser les impacts de la réforme de la formation professionnelle sur les organismes de formation.

21 Comments

    1. Bonjour Barbara,

      Merci beaucoup pour votre retour ! Nous espérons que cet article vous a aidé à y voir plus clair.

      A très bientôt sur Digiformag 😉

  1. Article très instructif et pédagogue. Étant dans la démarche de création d’un centre de formation, cet articles m’est précieux.

    1. Bonjour Olivier,

      Merci beaucoup pour votre commentaire ! Nous sommes ravis que notre article vous aider dans votre démarche de certification. N’hésitez pas également à consulter notre dossier dédié aux 7 critères qualité Qualiopi ! Quelle certification souhaitez-vous obtenir ? Auprès de quel certificateur ?

      Belle fêtes de fin d’année 😉

  2. Bonjour,
    Question qui reste sans réponse… Mon petit organisme est fraîchement enregistré auprès de la DIRECCTE. J’ouvre un cursus long en septembre 2020 et les questions sur un éventuel financement public pleuvent de la part des intéressés… Je planche sur la certification Qualiopi. Dois-je faire le nécessaire pour m’enregistrer sur le DATADOCK ?
    Cela représente un travail qui ne va pas servir bien longtemps ? J’arrive en plein milieu d’un tsunami, pas facile de savoir comment faire 😉
    Merci en tout cas pour ces éléments !

    1. Bonjour,
      Je vous recommande de commencer votre démarche qualité par obtenir votre certification Qualiopi. Le Datadock ne sera plus valable au 1er janvier 2021. Toutefois, cela dépend également de la stratégie pour votre organisme de formation et de la manière dont vous travaillez. Certains organismes choisissent malgré tout d’être datadockés car c’est une phase préparatoire à la certification Qualiopi et que ça vous permet de « mettre le pied à l’étrier ».

      De plus, si vous utilisez des outils dans votre gestion formation, la certification Datadock peut s’obtenir en quelques heures seulement. A noter également que la certification Qualiopi sera au moins valable entre 3 et 5 ans.
      N’hésitez pas à lire notre dossier d’article consacré à chacun des 7 articles Qualiopi. Nous pouvons également vous conseiller en termes d’outils pour vous aider à répondre aux différents critères qualité ou à vous donner les coordonnées d’un partenaire spécialisé dans l’accompagnement des organismes de certification dans le cadre de l’obtention d’une certification qualité.

  3. Bonjour Sarah
    Mon organisme est référencé “DATADOCK” et certifié “Expert CNEFOP” dois je me faire auditer sur tous les critères pour obtenir la certification “QUALIOPI” ou y-a-t-il des passerelles avec mes certifications actuelles ?
    Merci

    1. Bonjour Régis,
      Il existe effectivement des passerelles entre les certifications du CNEFOP et la certification Qualiopi. Toutefois, n’étant pas une spécialiste du sujet, il nous serait nécessaire de creuser le sujet de notre côté et interroger des experts du domaine. Je vous conseille donc de vous rapprocher d’une instance compétence, par exemple de votre contact auprès du CNEFOP ou encore d’organismes qui sont spécialisés dans l’accompagnement à l’obtention de certifications.

      Merci par avance pour ces informations !

  4. Merci pour l’ensemble des informations transmises : claires et précises.

    1. Bonjour Yves,

      Merci beaucoup pour votre commentaire qui nous fait très plaisir 🙂 Telle est notre mission sur Digiformag : vous livrer l’information la plus claire, la plus précise et la plus fiable possible. Et vous, où en êtes-vous dans votre démarche de certification ?

      A très bientôt sur Digiformag !

  5. Bonjour,

    je travaille actuellement sur les critères QUALIOPI et la “codification” de mes différents documents….
    J’étudie également les différentes propositions des organismes certificateurs…
    Seul dans mon organisme de formation sans locaux affectés, je vois comment peut se faire l’audit : à distance ? Site loué ou prêté ? etc….

    1. Bonjour,

      Former est enrichissant mais pas prioritaire pour moi qui suis independante dans mon ptit local au fin fond de mon village. Je souhaiterai savoir, puis je rester uniquement enregistrée à la direccte ? Sans datadock ni qualiopi ? Serai je toujours en regle en janvier 2021 en ne souhaitant pas de certifications ? En etant consciente que les stagiaires avec des financements ne viendront pas se former chez moi…

      1. Bonjour Émilie,

        L’enregistrement à la Direccte n’est pas lié à votre démarche de certification. D’ailleurs, vous êtes obligée de continuer à être enregistrée à la Direccte [et par conséquent à envoyer votre BPF tous les ans] afin de bénéficier d’un numéro de déclaration d’activité, preuve indispensable pour vous déclarer en tant qu’organisme de formation.

        Si vous ne faites pas appel à des financements publics ou paritaires, vous ne serez pas contrainte d’être certifiée Qualiopi. Toutefois, en fonction de votre stratégie et de vos objectifs, s’engager dans une démarche de certification peut être pertinent même si vos actions de formations sont financées par des fonds privés. En effet, la certification peut tout à fait être exigée par un de vos clients puisqu’il s’agit d’un gage de qualité. Mais cette décision vous appartient et il est évident que la certification génère des coûts importants tant sur le plan humain que financier.

  6. Je tiens, à mon tour, vous remercier pour ces informations claires et bien présentées. Grâce à vous, je commence à voir plus clair.

    1. Bonjour Mortureux,

      Je vous en prie ! Nous sommes ravis de pouvoir vous aider à mieux comprendre cette réforme et à y voir plus clair 🙂

      N’hésitez pas à consulter notre dossier dédié aux 7 critères qualiopi.

      à très bientôt sur Digiformag !

  7. Bonjour Sarah,

    Notre OF est certifié datadock. Une phrase du guide de lecture du référentiel national Qualiopi laisse entendre que si cette certification est antérieure à fin décembre 2018, l’audit ne porterait que sur 9 indicateurs sur les 32 ? Pouvez-vous me le confirmer ou bien m’informer que j’ai mal compris cette indication (ce qui reste tout à fait possible :)). Merci à vous

    1. Bonjour Baccolu,

      Le fait de disposer du référencement DataDock pour un organisme de formation n’influe pas sur l’accès à la certification Qualiopi. Avec ou sans DataDock, l’organisme de formation sera audité sur l’ensemble des indicateurs du Référentiel national Qualité.

      Si vous n’avez pas de label/certification de la liste Cnefop, vous devrez engager une démarche Qualité basée sur le Référentiel national Qualité basée sur les 22 indicateurs communs et les indicateurs spécifiques relatifs à vos activités.De plus, vous devrez passer un audit auprès de l’un des organismes certificateurs autorisés à délivrer la certification Qualiopi.

      Je vous invite à consulter cet article afin d’en savoir plus sur cette question : https://www.digiformag.com/actualite-formation/reforme-formation-professionnelle/en-2021-pas-de-financements-opco-et-cpf-sans-certification-qualiopi/

      à très bientôt sur Digiformag !

  8. Bonjour,

    je vous remercie de cet article précis. Savez-vous s’il existera également pour Qualiopi un système de circuit court ? Datdock permet en effet à des organismes de formation certifiés ou labellisés par un organisme référencé par le CNEFOP de suivre une procédure simplifiée de référencement. Merci par avance de votre réponse.

    Bien à vous

    Frédérique

    1. Bonjour Frédérique,

      Il n’existe pas réellement de circuit “court” permettant d’obtenir de la certification Qualiopi. Toutefois, si vous êtes déjà détenteur d’une certification de type Cnefop, vous ne serez pas tenu de répondre à tous les indicateurs présents dans le référentiel qualité. Cependant, cette adaptation est relative et il faudra malgré tout passer un audit de certification. Nous avons publié un témoignage d’un organisme de formation qui était déjà détenteur d’une certification CNEFOP et qui a obtenu la certification Qualiopi : https://www.digiformag.com/actualite-formation/reforme-formation-professionnelle/comment-je-me-suis-prepare-a-laudit-qualiopi-le-temoignage-de-luc-grzesiak/

      Merci à vous et à bientôt !

  9. Bonjour, si je comprends bien, le coût de Qualiopi est de 1500€ par an. Quel est le coût de DATADOCK? Merci

    1. Bonjour Sophie,
      Le coût de la certification Qualiopi n’est pas forcément de 1500€. Ce prix peut considérablement varier en fonction de la durée de l’audit (je vous rappelle que les durées d’audit ont été aménagées en fonction du chiffe d’affaires réalisé par l’organisme de formation) et de l’organisme certificateur.

      Je vous recommanderai de contacter plusieurs organismes certificateurs (au minimum 3) afin de réaliser des devis.

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