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Durée et coût d’un audit Qualiopi : ce qui change (ou pas) au 1er septembre 2023

Sommaire

Le coût d’un audit Qualiopi dépend de sa durée. Et sa durée dépend d’une liste de critères, détaillés ci-dessous, qu’il est indispensable de s’approprier pour éviter les mauvaises surprises. Les règles de calcul de la durée de l’audit sont majoritairement stables depuis la publication de l’arrêté du 9 juin 2019 qui en a posé le cadre. Certains changements ciblés sont intervenus au 1er juin 2023 ou vont intervenir au 1er septembre 2023 pour des situations particulières. Notamment : les organismes multisites et les nouveaux entrants.

  1. Le chiffre d’affaires
  2. Les catégories d’actions
  3. Le nombre de sites
  4. Nouvel entrant
  5. « Surprises » lors de l’audit
  6. L’audit d’extension
  7. L’audit de renouvellement
  8. Coût moyen de durée d’audit
  9. Exemples de durée d’audit

1. Le chiffre d’affaires

La durée de l’audit initial et la durée de l’audit de surveillance varient en fonction du montant du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences.

1.1.Trois tranches de chiffre d’affaires

  • Moins de 150 000 euros de chiffre d’affaires.
  • Entre 150 000 et 750 000 euros.
  • Plus de 750 000 euros

Les chiffres d’affaires sont exprimés hors taxe. L’arrêté du 31 mai 2023 ne modifie pas ces éléments.

Source : article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 (article inchangé).

1.2. Sur la base du dernier BPF

Le chiffre d’affaires pris en compte pour le calcul de la durée de l’audit Qualiopi est celui du dernier bilan pédagogique et financier de l’organisme. Il s’agit du « total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle » indiqué en bas du cadre C de la page 1 du formulaire N° 10443*16 du BPF. Le dernier BPF transmis à l’administration est une pièce qui doit être fournie à l’organisme certificateur avant l’audit initial.

Ce chiffre correspond au chiffre d’affaires issu des prestations de développement des compétences (total lignes 1 à 11) et au chiffre d’affaires total de l’organisme, qui peut avoir des activités hors formation professionnelle.

Ce qui a changé au 1er juin 2023 : « Pour déterminer la durée de l’audit [d’extension], l’organisme certificateur collecte le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire ».

2. Les catégories d’actions

2.1. Ce qui ne change pas

La durée de l’audit initial et la durée de l’audit surveillance varient également en fonction des activités de l’organisme au titre de la formation professionnelle.. Un OPAC (organisme prestataire d’action concourant au développement des compétences) délivre un ou plusieurs types d’action classés en 4 catégories :

  • Action de formation (Article L.6313-1-1° du Code du travail).
  • Bilan de compétences (Article L.6313-1-2°).
  • Validation des acquis de l’expérience (Article L.6313-1-3°).
  • Action de formation par apprentissage  (Article L.6313-1-4°).

L’organisme transmet à l’organisme certificateur les catégories d’actions concernées par la certification avant l’audit initial.

2.2. Ce qui change à partir du 1er sept. 2023

Les informations que transmet le prestataire sur les catégories d’actions concernées par la certification à l’organisme certificateur sont désormais plus détaillées.

Arrêté du 31 mai 2023 : il doit être transmis au préalable de l’audit initial une description « précisant les catégories d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l’organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il intervient pour le compte d’un autre organisme de formation ».

3. Le nombre de sites

3.1. Durée d’audit : les règles qui ne changent pas

La durée de l’audit initial et la durée de l’audit de surveillance sont allongées si l’organisme dispose de plusieurs sites. La durée effective dépend du nombre de sites de l’organisme.

L’organisme transmet à l’organisme certificateur avant l’audit initial la liste exhaustive des sites qui sont rattachés au même NDA (numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité) et au même système qualité.

Source : article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 (article inchangé).

3.2. Les nouveautés à partir du 1er sept. 2023

Organisme multisite qui ajoute un site

  • Lorsqu’un organisme qui avait déjà plusieurs sites crée un ou plusieurs nouveaux sites : un nouvel audit initial doit être réalisé. Le périmètre de l’audit comprend la fonction centrale et le / les nouveaux sites.
  • La durée de ce nouvel audit initial est calculée selon les règles applicables aux organismes multisites en prenant en compte uniquement le ou les nouveaux sites.

Arrêté du 31 mai 2023 : « Si l’organisme multisites souhaite ajouter un nouveau site, ce site doit être audité avant d’être inclus dans le certificat, en plus de la surveillance prévue dans le plan d’audit. Si l’organisme multisites souhaite ajouter plusieurs nouveaux sites, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par l’organisme certificateur ».

Organisme jusqu’ici mono-site qui crée un deuxième site

  • Lorsqu’un organisme, qui avait un site unique, crée un second site rattaché au même système qualité : un nouvel audit initial doit être réalisé. Le périmètre de l’audit comprend la fonction centrale et le / les nouveaux sites.
  • La durée de ce nouvel audit initial est calculée selon les règles applicables aux organismes multisites en prenant en compte uniquement le ou les nouveaux sites.

Arrêté du 31 mai 2023 : « Si un organisme certifié sur un site unique étend son activité sur un ou plusieurs sites, l’organisme satisfait à un nouvel audit initial conformément aux modalités d’audit d’un organisme multisites prévues au présent arrêté. À cet effet, un nouveau contrat est conclu avec l’organisme certificateur ».

Autres nouveautés pour tous les organismes multisites au 1er sept. 2023

  • Audit de surveillance : l’échantillon est la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche.
  • Liste d’échantillonnage : les sites retenus dans l’échantillonnage pour être audités ne sont pas communiqués à l’organisme avant la réunion d’ouverture de l’audit.
  • Périmètre du prochain audit : après l’audit initial du ou des nouveaux sites, ces derniers rejoignent le périmètre de la certification globale et sont rajoutés dans le plan d’audit de surveillance ou de renouvellement suivant.

4.  Nouvel entrant : audit de surveillance rallongé au 1er sept. 2023

La durée de l’audit de surveillance pour un organisme certifié Qualiopi en tant que nouvel entrant est rallongé d’une demi-journée par l’arrêté du 31 mai 2023. Cette demi-journée s’ajoutera à partir du 1er sept. 2023 à la durée résultant des règles de calcul applicables à tous les organismes.

Arrêté du 31 mai 2023 : « Dans le cas d’un organisme audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance prévue à l’article 4 est majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance ».

5. « Surprises » lors de l’audit : durée rallongée au 1er sept. 2023

Avant un audit (initial/surveillance/renouvellement), un plan d’audit est transmis par l’organisme certificateur à l’organisme prestataire (OPAC). Ce document indique « le périmètre de l’audit, les noms des personnes à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l’audit ».

À partir du 1er sept. 2023, si une différence est constatée entre les informations transmises par l’OPAC et les éléments observés lors de l’audit, sa durée est ajustée.

Arrêté du 31 mai 2023 : « Si, lors de l’audit, l’organisme certificateur constate des éléments nouveaux de nature à affecter la durée d’audit initialement prévue au contrat, il ajuste la durée de l’audit en conséquence ou, à défaut, réalise un audit complémentaire pour assurer la conformité de l’audit initial aux modalités de calcul de la durée d’audit prévues à l’article ».

6. L’audit d’extension : changements dès le 1er juin 2023

6.1. L’essentiel ne change pas

Une nouvelle catégorie d’actions à certifier = un nouvel audit initial

Pour intégrer une ou plusieurs nouvelles catégories d’actions dans la certification, un audit d’extension doit être réalisé. Cet audit est réalisé dans les mêmes conditions qu’un audit initial sur un périmètre restreint aux nouvelles catégories d’actions.

La durée d’un audit d’extension

Le document de questions-réponses du Ministère du Travail du 20 septembre 2020 avait apporté une précision sur la question n° 2.2 : « La durée est la même que pour l’audit initial, c’est-à-dire la durée de base à laquelle s’ajoute la durée de la catégorie d’actions faisant l’objet de l’extension et le cas échéant la durée d’audit prévue par site échantillonné ».

La durée de l’audit après la mise à jour de la certification

Si le résultat de l’audit de la ou des nouvelles catégories d’actions est positif, le certificat Qualiopi de l’organisme est mis à jour. Pour l’audit suivant (surveillance ou renouvellement), le plan d’audit intègre le nouveau périmètre complet de la certification.

6.2. Ce qui a changé au 1er juin 2023

L’audit d’extension pour un organisme multisite est réalisé sur les sites qui délivrent ces nouvelles catégories d’actions.

Arrêté du 31 mai 2023 (mesure en vigueur) : « Lorsqu’un organisme multisites demande l’extension de sa certification sur une nouvelle catégorie d’actions, l’échantillonnage est réalisé sur les sites concernés parla demande d’extension ».

L’organisme prestataire fournit des informations plus détaillées à l’organisme certificateur en vue d’un audit d’extension.

Arrêté du 31 mai 2023 (mesure en vigueur) : « Pour déterminer la durée de l’audit [d’extension], l’organisme certificateur collecte le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire ».

7. L’audit de renouvellement

La durée de l’audit de renouvellement est identique à la durée de l’audit initial s’il n’y a pas de changement dans l’activité de l’organisme.

La durée de l’audit de renouvellement est rallongée ou raccourcie si l’activité de l’organisme évolue :

  • Le chiffre d’affaires.
  • Les catégories d’actions.
  • Le nombre de sites.

Source : article 4 de l’arrêté du Arrêté du 6 juin 2019 (article inchangé).

8. Coût moyen d’une journée d’audit : entre 700 à 900 euros

Le coût d’un audit Qualiopi correspond au nombre de journées nécessaires multiplié par le coût moyen d’une journée d’audit. Une journée d’audit est facturée dans une fourchette moyenne allant de 700 et 900 euros hors taxe.

Ce chiffre s’appuie sur le « benchmark des organismes certificateurs RNQ Qualiopi » réalisé par Steve Vanesse pour 35 organismes certificateurs habilités ou accrédités par le COFRAC à délivrer la certification RNQ Qualiopi. Ce tableau est accessible gratuitement en ligne. Les données compilées entre 2021 et 2022 sont désormais mises à jour à la demande des organismes certificateurs.

Les tarifs du benchmark correspondent à un audit pour une seule catégorie d’action (Actions de formation) pour un organisme avec un site unique et un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros hors taxe.

À consulter : Benchmark des Organismes Certificateurs RNQ Qualiopi

9. Exemples de durées d’audit

Exemples de durée d’audit pour des organismes mono-site. Autrement dit, c’est une manière différente d’entrer dans le tableau de l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 (ci-contre).

Moins de 150 000 euros de chiffre d’affaires en 2022

Entre une et 3 catégories (Formation / VAE / Bilan)

  • Audit initial : 1 jour
  • Audit de surveillance : 0,5 jour

Apprentissage (avec ou sans Formation / VAE / Bilan)

  • Audit initial : 1,5 jour
  • Audit de surveillance : 1

Entre 150 000 euros et 750 000 euros de CA en 2022

Une catégorie (Formation / VAE / Bilan)

  • Audit initial : 1,5 jour
  • Audit de surveillance : 0,5 jour

Deux catégories (Formation / VAE / Bilan)

  • Audit initial : 2 jours
  • Audit de surveillance : 0,5 jour

Trois catégories (Formation / VAE /Bilan)

  • Audit initial : 2,5 jours
  • Audit de surveillance : 0,5 jour

Apprentissage seul

  • Audit initial : 1,5 jour
  • Audit de surveillance : 1

Apprentissage + une catégorie (Formation / VAE /Bilan)

  • Audit initial : 2 jours
  • Audit de surveillance : 1

Apprentissage + 2 catégories (Formation / VAE /Bilan)

  • Audit initial : 2,5 jours
  • Audit de surveillance : 1

Apprentissage + 3 catégories (Formation / VAE /Bilan)

  • Audit initial : 3 jours
  • Audit de surveillance : 1

Plus 750 000 euros de chiffre d’affaires en 2022

Une catégorie (Formation / VAE /Bilan)

  • Audit initial : 2 jours
  • Audit de surveillance : 1,5 jour

Deux catégories (Formation / VAE / Bilan)

  • Audit initial : 2,5 jours
  • Audit de surveillance : 2 jours

Trois catégories (Formation / VAE / Bilan)

  • Audit initial : 3 jours
  • Audit de surveillance : 2,5 jours

Apprentissage seul

  • Audit initial : 2,5 jours
  • Audit de surveillance : 1,5 jour

Apprentissage + une catégorie (Formation / VAE /Bilan)

  • Audit initial : 3 jours
  • Audit de surveillance : 2 jours

Apprentissage + deux catégories (Formation / VAE /Bilan)

  • Audit initial : 3,5 jours
  • Audit de surveillance : 2,5 jours

Apprentissage + trois catégories (Formation / VAE /Bilan)

  • Audit initial : 4 jours
  • Audit de surveillance : 3 jours

 

Sources :

Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation. Certaines mesures sont applicables depuis le 1er juin 2023. D’autres le seront au 1er septembre 2023.

Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail. La version en ligne sur le site Legifrance.fr est à jour des mesures déjà applicables au 1er juin 2023. Il sera modifié au 1er septembre 2023 pour les autres mesures.

Document Questions – Réponses du Ministère du Travail (Septembre 2020) : « Certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences »

 

 

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