Vous êtes formatrice ou formateur et vous envisagez ou venez de créer un organisme de formation ? Voici quelques conseils et bonnes pratiques qui vous aideront à réussir votre première formation. Ils peuvent s’appliquer aussi bien aux formations en présentiel qu’aux formations à distance ou aux modes hybrides combinant numérique et présentiel.
Construire sa première formation professionnelle
Rappelons que pour créer votre activité de formateur et obtenir un numéro d’enregistrement, il faut que vous ayez signé votre premier contrat ou convention de formation. C’est cette convention qui formalise la vente de la formation à votre client. Et pour pouvoir établir un contrat de formation, il faut bien entendu que vous ayez déjà un concept de formation.
On peut décliner la construction d’une formation en plusieurs étapes : identifier les besoins et les enjeux, développer les objectifs de la formation, préparer le programme, développer le matériel, animer la formation et réaliser l’évaluation post-formation.
Identifier les enjeux pour le formateur
Nous ne vous apprenons rien : le marché de la formation est extrêmement concurrentiel. Un enjeu crucial pour le formateur débutant est donc de savoir se démarquer de la concurrence en proposant du contenu original. Votre objectif n’est pas seulement de transmettre vos connaissances, mais de le faire de manière à inspirer vos stagiaires et leur donner envie d’aller plus loin. Vous pouvez par exemple trouver un angle nouveau sous lequel traiter le sujet. Attention toutefois à ne pas tomber dans une recherche excessive de l’originalité : la formation doit toujours répondre très précisément aux besoins et aux spécificités de son public.
Une autre façon de se différencier est de mettre en œuvre des méthodes pédagogiques innovantes. Le numérique offre entre autres d’immenses possibilités pour alterner méthodes traditionnelles et apprentissage innovant (séquences de microlearning, utilisation de blogs ou de mini sites pour le suivi post-formation, etc.).
Pour vous faire gagner en efficacité, les modules se doivent d’être évolutifs, c’est-à-dire offrir suffisamment de souplesse pour intégrer de nouvelles méthodes pédagogiques et de nouveaux outils et exercices plus tard.
Enfin, dans l’idéal, la formation devrait être conçue de sorte qu’un autre formateur puisse prendre le relais sans difficulté majeure en cas d’empêchement de dernière minute.
Identifier les besoins du client et des stagiaires
Si vous travaillez avec des entreprises ou en interne, votre client aura probablement déjà identifié les écarts de compétences à combler par ses employés et les objectifs qu’il souhaite atteindre.
Si vous intervenez chez un organisme de formation, le périmètre de la mission aura peut-être été déjà défini par l’OF et son client.
En fonction de votre situation, posez les bonnes questions pour bien comprendre le contexte et l’objectif visé, et déterminer quels sont les meilleurs moyens pour y parvenir.
Pour cela, vous devez bien connaître le background des participants, ainsi que le domaine et le contexte dans lequel ils évoluent. Pour caricaturer, vous n’allez pas proposer des exercices sur ordinateur dans une entreprise dont les employés n’ont pas le bagage ou l’équipement informatique nécessaire pour réaliser la formation dans de bonnes conditions.
Cette étape d’analyse des besoins est également un enjeu important pour votre réputation. Votre rôle de formateur peut aussi être un rôle de conseil : rien de mieux pour se forger une excellente réputation que de proposer des solutions véritablement adaptées aux besoins, qui ne gaspillent pas le budget formation du client !
Définir l’objectif pédagogique
Une fois les besoins établis, il faut déterminer l’objectif pédagogique de la formation.
L’objectif pédagogique décrit les performances à atteindre par le stagiaire à l’issue de l’action de formation. Il doit répondre à certains critères et permettre de déduire les conditions de son évaluation.
L’objectif pédagogique se décline en trois composants : un verbe d’action exprimant un comportement observable, les conditions de la réalisation et les critères de réussite.
Exemple d’objectif pédagogique : À l’issue de la formation, le stagiaire devra être capable d’identifier et d’utiliser les outils et méthodes pour concevoir une application mobile iOS sur la base d’un cahier des charges.
Élaborer un programme de formation
La première étape de l’élaboration d’un programme de formation est de déterminer le contenu et les séquences. Vous devez également choisir les méthodes pédagogiques les mieux adaptées pour chaque séquence.
Ensuite vient l’étape de développement des activités et du matériel.
Une fois le périmètre et le contenu de la formation, il faut élaborer un programme écrit. Ce programme est obligatoire pour que la formation soit financée par un OPCA et doit donc répondre à certains critères. Il doit contenir :
- les objectifs d’acquisition des compétences et connaissances (par exemple : à l’issue de la formation, le stagiaire sera en mesure de…) ;
- le public visé, avec les prérequis et les modalités d’adaptation des objectifs de la formation aux publics formés (obligatoire depuis le 1er janvier 2017) ;
- le contenu précis : il doit être cohérent avec les objectifs pédagogiques définis et faire apparaître le découpage séquentiel des phases théoriques et pratiques ;
- les moyens pédagogiques mis en œuvre : matériel (locaux, supports informatiques, etc.) et compétences (formateurs). Pour les formations ouvertes à distance (FOAD), il faut préciser la nature des travaux demandés et le temps imparti pour les réaliser, ainsi que les modalités de suivi technique et pédagogique mis à disposition du stagiaire ;
- durée, dates de début et de fin, répartition dans le temps ;
- le dispositif de suivi et d’évaluation prévu.
Déterminer les moyens en œuvre pour l’évaluation
L’évaluation est une étape obligatoire de l’action de formation. Elle peut avoir lieu :
- en amont, pour évaluer le niveau de connaissances des stagiaires avant la formation et permettre au formateur de s’y adapter : questionnaires, quiz, etc.
- pendant la formation, pour déterminer si l’acquisition des connaissances et compétences suit la progression attendue : activation à l’oral, exercices pratiques, quiz,etc..
- et à l’issue de la formation : évaluation à chaud et à froid des performances des stagiaires à l’aide de questionnaires.
La qualité de l’enseignement dispensé est également évaluée en fin de formation au moyen d’un questionnaire de satisfaction.
Concevoir une session de formation
Structurer le contenu
Une fois vos objectifs et le contenu de la formation définis, il faut structurer le contenu de vos sessions ou modules. Vous pouvez utiliser comme points de référence :
- les objectifs pédagogiques déterminés à l’étape précédente ;
- les connaissances existantes des stagiaires : plutôt que de proposer uniquement des connaissances nouvelles, il s’agit d’ajouter de nouveaux acquis au bagage existant ;
- les problèmes et expériences pratiques des stagiaires : comment votre formation pourra les aider à résoudre un problème concret ;
- vos propres domaines de prédilection, qui vous permettront d’animer la formation avec passion et d’inspirer vos stagiaires.
Déterminez ensuite les thèmes de la session autour de ce que les stagiaires doivent savoir faire à l’issue.
Astuce : Élaborez un fil conducteur qui vous servira de guide tout au long de la session : détaillez chaque séquence avec la durée prévue, l’heure de début, l’heure de fin, le sujet à aborder et les techniques utilisées. Au fil de la formation, notez les horaires réels de chaque activité. Cela vous permettra d’ajuster le déroulement des prochaines sessions si vous constatez des écarts importants avec votre programme initial.
Sélectionner les moyens pédagogiques
Une fois la structure définie, choisissez les moyens pédagogiques que vous allez mettre en œuvre au cours de la session. Ils doivent être le meilleur moyen d’amener les stagiaires à ce qu’ils doivent savoir faire. Prenez en considération vos propres préférences et expériences (choisissez plutôt des moyens pédagogiques avec lesquels vous êtes à l’aise) ainsi que l’expérience et le niveau des stagiaires. Tout le monde doit pouvoir suivre la formation dans les meilleures conditions. Gardez également en mémoire les contraintes de temps et d’espace imposées par le format et le lieu de la formation. Par exemple, si vous intervenez en intra et que vous voulez proposer des vidéos sur YouTube, renseignez-vous bien pour savoir si le réseau de l’entreprise ne bloque pas le site.
Prévoyez plusieurs types de supports à alterner au cours de la formation :
- les supports de contenu : présentation, cours magistral, etc.
- les supports de synthèse : fiches récapitulatives, etc.
- les exercices : à faire soi-même avant de les proposer aux stagiaires afin de vous les approprier et de vous assurer que le niveau de difficulté et les modalités sont réalistes.
- techniques participatives pour dynamiser le groupe et favoriser l’apprentissage : exercices en groupe, brainstorming, discussions, études de cas, jeux de rôles, etc.
Préparer le matériel et les activités
Pour préparer le matériel, essayez de repérer l’espace dans lequel la formation sera dispensée et de l’exploiter au mieux.
- Exercices d’introduction (ice breakers, exercices dynamisants à mettre en place en début de demi-journée) ;
- Matériel de présentation (paperboard, vidéoprojecteur, ordinateur) ;
- Supports de formation présentés en groupe (vidéos, support de présentation, audio, etc.) ;
- Supports des exercices (descriptifs de personnages pour les jeux de rôles, questionnaires, etc.) ;
- Matériel des exercices (post-its, feuilles, ciseaux, matériel professionnel) ;
- Matériel pour le suivi post-formation (forums, blogs, quiz, etc.) ;
- Documents à distribuer (supports de formation, bibliographies, clé USB).
Préparer les outils d’évaluation
Pour commencer, concevez les outils d’évaluation des connaissances. Il peut s’agir de tests pratiques sur papier ou sur l’outil de travail, d’interrogations orales en cours de formation, de quiz en ligne sur ordinateur ou tablette, de bilans, etc.
Enfin, prévoyez l’évaluation de la formation : vous pouvez opter pour des méthodes rapides en cours de formation (tours de table) ainsi qu’un questionnaire de satisfaction à faire remplir aux stagiaires à la fin de la formation.
Pour les réactions à chaud, définissez précisément ce que vous souhaitez évaluer et prévoyez assez de temps pour que le groupe ait le temps d’y répondre. Vous pouvez également solliciter de nouveau les stagiaires quelque temps après la formation pour obtenir leurs réactions à froid.
Outre le fait qu’il s’agisse d’une obligation légale, cette évaluation de fin de formation vous donne un feedback intéressant pour vous améliorer et affiner vos méthodes d’apprentissage.
Les outils à utiliser
- Cahier des charges du client
- Feuilles de déroulement, fil conducteur
- Guide d’utilisation des méthodes pédagogiques
- Checklists
- Applications en ligne (conception des présentations, des exercices, des questionnaires)
- Modèles de questionnaires de satisfaction
Les pièges à éviter
- Adaptez le programme et le déroulement des séquences aux véritables besoins des participants.
- Prenez en compte vos propres capacités : vous serez forcément plus à l’aise avec certaines méthodes d’animation qu’avec d’autres.
- Restez flexible : la formation doit pouvoir être adaptée au cours de la journée ou entre plusieurs sessions.
- Cherchez l’inspiration : sur YouTube, SlideShare, TedTalks…
- Ne négligez pas le papier : certains apprenants préfèrent toujours sortir de la formation avec des documents papier.
- Ne négligez pas toutes les possibilités offertes par le numérique : le numérique offre d’incroyables possibilités de dynamiser les formations en présentiel et de proposer des exercices et des simulations qu’il ne serait pas possible de proposer dans certaines situations. Profitez-en !
- Exploitez les questionnaires de satisfaction pour vous améliorer en permanence.
