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Un guide de lecture Qualiopi V9 (enfin !) adapté aux sous-traitants

Sommaire

Le nouveau guide de lecture Qualiopi, la V9, vient tout juste d’être publié ce 8 janvier 2024 par la DGEFP.

S’il avait fallu attendre 2 ans pour passer de la version 7 à la 8 (cf. en novembre 2023), cela a donc été beaucoup plus vite pour passer à la version 9.
Toutefois, cela était inévitable au regard du contexte règlementaire, notamment la sortie d’un décret encadrant la sous-traitance dans le cadre du CPF.

Petit retour sur les principales nouveautés de cette 9ᵉ version du guide de lecture associé à Qualiopi (et non pas la 9ᵉ version du référentiel, précision importante).

Quand est-ce que ça s’applique ?

Le guide sera applicable à compter du 8 mars 2024, et ne s’appliquera donc pas aux audits de surveillance qui se dérouleront dans les semaines à venir.
À signaler que les nouveautés introduites par la 8ᵉ version du guide de lecture seront, elles, en vigueur à compter du 23 janvier 2024.

Quels sont les aspects les plus impactés ?

Comme on pouvait s’y attendre, les nouveautés concernent principalement les organismes pratiquant la sous-traitance.

Quand est-on considéré comme sous-traitant pour Qualiopi ?

Via son préambule, le guide de lecture spécifie que « pour les actions mises en œuvre pour le compte d’un autre organisme de formation, la vérification des indicateurs auprès de l’organisme sous-traitant audité sera effectuée en fonction des missions qui lui ont été confiées. ».

En clair, l’existence du lien de sous-traitance est formalisé par un contrat de sous-traitance conclu entre le donneur d’ordre et le prestataire audité. Ce contrat doit respecter des règles strictes (voir « Les mentions du contrat de sous-traitance » ci-dessous).

En l’absence de contrat, ou en cas de contrat incomplet ou imprécis, le prestataire sera considéré comme un donneur d’ordre classique, et sera audité en tant que tel.

Les mentions du contrat de sous-traitance

Pour être en écho avec le récent décret encadrant la sous-traitance, le contrat établi entre le prestataire référencé sur Mon Compte Formation et un sous-traitant doit formaliser clairement les missions et les zones d’intervention confiées à ce dernier.
Ce contrat doit également mentionner d’autres éléments essentiels :

  • le contenu et la sanction de la formation ;
  • les moyens mobilisés ;
  • les conditions de réalisation et de suivi de l’action ;
  • sa durée et la période de réalisation ;
  • le montant de la prestation.

Des indicateurs non applicables aux sous-traitants…

S’il n’existe pas de référentiel Qualiopi adapté pour les sous-traitants, certains indicateurs peuvent être inapplicables en fonction de la situation.

En effet, en cas d’intervention en tant que sous-traitant sur l’échantillon examiné, l’intégralité du critère 1 ne fera pas l’objet d’un audit. En effet, ce critère concerne l’information du public sur les prestations proposées et reposent de fait sur le donneur d’ordre. Ce sont donc ces 3 indicateurs pour lesquels l’organisme est exonéré :

  • Indicateur 1 : présentation détaillée de la prestation au grand public
  • Indicateur 2 : diffusion d’indicateurs de résultats adaptés
  • Indicateur 3 : diffusion d’informations spécifiques à la certification visée par la prestation

Voici d’ailleurs la mention appliquée sur la fiche récapitulative de chacun des indicateurs.

Indicateur non applicables

… même si la plupart des indicateurs resteront à auditer

Pour le reste du référentiel, il n’existe pas d’exonération automatique pour les sous-traitants.
En effet, si le nombre d’indicateurs audités variera bien sûr en fonction du type d’actions réalisées par le prestataire (formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage), les autres indicateurs s’appliquent pleinement. Ainsi, la prise en compte des objectifs définis par le donneur d’ordre (indicateur 5) s’applique sans équivoque.

Toutefois, rien n’est tout blanc ou tout noir.
En effet, comme on a pu le voir, les missions confiées par le donneur d’ordre peuvent être variables, avec plus ou moins d’implication du sous-traitant sur les aspects organisationnels ou logistiques.

Ainsi, le certificateur Qualiopi (ou instance de labellisation) peut apprécier au cas par cas l’application de certains indicateurs, en fonction du niveau d’intégration du sous-traitant dans le process du donneur d’ordre. Sont notamment concernés ces indicateurs :

  • Indicateur 7 : adéquation de la prestation au référentiel de certification (RNCP uniquement)
  • Indicateur 9 : information des apprenants des conditions de déroulement de la prestation
  • Indicateur 13 : coordination des apprentissages entre le centre de formation et l’entreprise d’accueil
  • Indicateur 16 : respect des conditions de présentation à la certification
  • Indicateur 28 : mobilisation d’un réseau de partenaires socio-économiques en cas d’AFEST
Indicateur à apprécier
Mention de l’appréciation de l’indicateur par l’auditeur sur le guide de lecture Qualiopi

Exemple 1 : on imagine facilement qu’un formateur indépendant réalisant une formation de 2 jours en présentiel sera davantage impliqué sur les aspects organisationnels qu’un intervenant ponctuel sur une journée dans le cadre d’un parcours long de 600 heures.

Exemple 2 : on peut également facilement faire la différence en termes d’intégration entre un formateur, expert-métier qui a coconstruit une formation avec le donneur d’ordre en vue d’obtenir une certification professionnelle et celui qui vient simplement animer une formation sur bibliothèque avec des supports déjà fournis.

Des exigences spécifiques aux sous-traitants pour 2 indicateurs

Enfin, deux indicateurs font l’objet d’une adaptation au statut de sous-traitance :

L’indicateur 26, lié au réseau d’acteurs spécialisés dans le handicap.

Le prestataire doit démontrer « qu’il dispose d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champ du handicap », ce qui est l’obligation générale pour tous les prestataires.

Le sous-traitant dispose toutefois d’un droit d’option, puisqu’il peut, à défaut, démontrer que « son donneur d’ordre lui a communiqué la liste de ses partenaires mobilisables pour orienter les PSH et mettre en place des mesures spécifiques. »

L’indicateur 30 qui est relatif au recueil des appréciations des parties prenantes.

Si le sous-traitant n’a pas d’obligation de recueillir celles des financeurs (il n’a pas de lien avec eux) et de l’équipe pédagogique (il en fait partie), il doit en revanche recueillir celles « des bénéficiaires et de son donneur d’ordre ».

En conclusion

Ces évolutions du guide de lecture étaient très attendues, et elles permettent d’être davantage en adéquation avec le quotidien des sous-traitants. Cet exercice de simplification semble plutôt aller dans le bon sens, en ne dénaturant pas le référentiel Qualiopi, tout en tenant compte des spécificités de ces prestataires.
Il reste bien sûr à voir comment ce référentiel sera appliqué par les certificateurs et auditeurs dans les mois à venir, notamment dans une période où de nombreux sous-traitants risquent d’amorcer la transition vers Qualiopi, contraints par la nouvelle règlementation encadrant la sous-traitance et le CPF. 

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