REPLAY Webinaire et résumé complet – Comment la V9 va-t-elle impacter les OF sur la sous-traitance ?

Article mis à jour le 31 mai 2024

Digiformag et Certifopac vous proposent un décryptage complet du nouveau guide de lecture Qualiopi le jeudi 1er février de 11H à 12h sur Livestorm !

🎙️Jimmy Martin, co-fondateur de Certifopac, organisme certificateur Qualiopi reviendra sur les nouvelles exigences qualité pour les organismes de formation pratiquant la sous-traitance, notamment dans le cadre du CPF.

A 2 mois de la mise en application de cette V9 et en prévision de vos audits de renouvellement, profitez de ce live pour mettre à jour vos process qualité !

✳️Au programme de cette heure de Live 👍

• Rappel de la définition de la sous-traitance
• Ce que précise le décret du 28 décembre 2023
• La version 9 du guide de lecture

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Poursuivez les échanges sur le thème de la V9 et de qualiopi avec les 3500 organismes de formation membres d’OF Connect 

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Si vous avez manqué ce décryptage complet de la V9 de Qualiopi, voici un condensé des remarques et constats les plus importants concernant ce nouveau guide de lecture Qualiopi.

Tout d’abord, l’aspect « sous-traitance »

Finalement la sous-traitance existe dans tous les pans de l’économie et ne constitue pas quelque chose de nouveau dans le monde de la formation. En revanche, ce qui est nouveau, c’est l’intérêt du pouvoir public sur le sujet et le lancement de ces discussions causées par toutes les fraudes au CPF qui ont clairement entachées le marché entre 2021 et 2022. 

Le sous-traitant et le prestataire de service : existe-t-il une différence ?

La loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance précise que « la sous-traitance est l’opération par laquelle un entrepreneur confie par un sous-traité, et sous sa responsabilité, à une autre personne appelée sous-traitant l’exécution de tout ou partie du contrat d’entreprise ou d’une partie du marché public conclu avec le maître d’ouvrage. »

Ainsi, dans le cas de la sous-traitance, il y a toujours un client final qui contractualise avec un commanditaire, soit, un organisme de formation. Ensuite, si cet OF souhaite à un moment à un autre déléguer tout ou partie des prestations, dans ce cas, il est question de sous-traitance ce qui sous-entend la création d’un contrat de sous-traitance. 

Afin d’éviter l’amalgame, du moment qu’une personne intervient pour former, cela ne constitue pas un contrat de prestation de service, mais un contrat de sous-traitance. Le prestataire de service s’engage à réaliser un service déterminé, en contrepartie d’une rémunération face à un donneur d’ordre. Il n’y a donc pas cette notion de délégation d’action de formation comme dans la sous-traitance.

Quant à l’organisme de formation, il peut choisir de déléguer tout ou partie d’une prestation de formation, comme l’analyse du besoin, la conception, l’exécution des formations et l’évaluation. Le sous-traitant, dans le cadre des textes CPF, est une personne physique ou morale à qui l’on confie l’exécution en tout ou partie d’une prestation, comme un action de formation, un bilan de compétences, une validation des acquis de l’expérience, etc.

Quelques rappels essentiels

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il paraît essentiel de rappeler quelques obligations incombant aux organismes de formation et aux formateurs.

La déclaration d’activité des organismes de formation et des formateurs

Les pouvoirs publics nous rappellent que « si vous réalisez des prestations de formation professionnelle, vous devez déposer une déclaration d’activité au service régional de contrôle de la Dreets (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités, ex-Direccte). Vous devez aussi transmettre tous les ans un bilan pédagogique et financier (BPF). La déclaration d’activité vous permet de bénéficier d’une exonération de TVA du fait de votre activité de formation professionnelle. »

Quant aux professionnels concernés ou non par la déclaration d’activité

Sont concernées, les personnes qui exercent l’une de ces actions de développement des compétences : 

• action de formation ;
• bilan de compétences ;
• actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience ;
• actions de formation par apprentissage.

Ne sont pas concernées, les personnes qui : 

• proposent des formations à des particuliers dans leurs activités de loisirs ;
• réalisent pour leur personnel, des formations professionnelles internes, par leurs propres moyens.

Ainsi, un sous-traitant qui réalise des prestations de formation professionnelle doit détenir un numéro de déclaration d’activité (NDA). 

Les sous-traitants et l’obtention de Qualiopi

L’article L. 6351-1 du Décret n°2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences indique que « les audits mis en oeuvre par les organismes certificateurs pour s’assurer du respect des indicateurs fixés par le référentiel national concernent les organismes disposant d’un numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou en cours d’enregistrement et souhaitant bénéficier des fonds des financeurs. Dans le cas d’un organisme implanté sur plusieurs sites, la certification porte sur l’ensemble des sites. L’organisme informe en amont le certificateur des catégories d’actions de développement des compétences pour lesquelles il souhaite être certifié. »

La certification Qualiopi concerne donc les organismes de formation souhaitant faire bénéficier des fonds publics et mutualisés à leurs bénéficiaires et cela implique une intervention directe avec le bénéficiaire, soit l’apprenant. 

En 2019, la certification était propre aux donneurs d’ordre et elle est désormais applicable aux sous-traitants. Si vous souhaitez obtenir Qualiopi, vous intervenez en direct avec les bénéficiaires. 

Version 9 du guide de lecture

Penchons-nous plus particulièrement sur l’indicateur 27, « l’indicateur commun d’appréciation » : « lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel. » 

Le niveau attendu : « démontrer les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant ou le salarié porté. » Vigilance car le non-respect, même partiel, de l’indicateur entraîne une non-conformité.

Voici des exemples de preuves pour cet indicateur : 

• des contrats de sous-traitance ;
• tout ce qui permet de démontrer les modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants ;
• les justificatifs des sous-traitants ou des salariés portés.

En dehors des cas prévus par ces dispositions, l’indicateur 27 n’impose pas l’obligation de certification Qualiopi aux sous-traitants. Le donneur d’ordre détient cette responsabilité de qualité et charge à lui de l’assurer, y compris avec les sous-traitants. 

L’indicateur 27 concerne ainsi le donneur d’ordre qui doit s’assurer que ses sous-traitants respectent le process certifié Qualiopi. 

Le sous-traitant doit : 

• détenir un NDA et déclarer son BPF chaque année ;
• justifier de ses titres et qualités en lien avec la prestation de formation confiée ;
• ne pas avoir « fait l’objet d’une condamnation pénale pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur » art. L. 6352-2 du Code du travail ;
• respecter les CGU d’EDOF ;
• se soumettre aux mêmes obligations que le donneur d’ordre.

Rien de réellement nouveau car ces obligations datent de fin 2022.

Le décret de sous-traitance : les différents points portant sur Qualiopi

Il existe une obligation de contrat de sous-traitance. Depuis le 1er avril 2024, les contrats de sous-traitance doivent mentionner les missions liées au titre de l’intervention confiée, les contenus, la sanction de la formation, les moyens mobilisés, les conditions de réalisation et du suivi d’action, la durée, la période et le montant de la prestation. 

En revanche, la sous-traitance en cascade est interdite et le sous-traitant ne peut se voir confier l’exécution d’une action s’il fait lui-même l’objet d’un déréférencement. 

Le décret n°2023-1350 du 28 décembre 2023 de l’article R6333-6-2 prévoit depuis le 1er avril 2024 : 

« Le contrat de sous-traitance prévu au premier alinéa de l’article L. 6323-9-2 est conclu par écrit entre le prestataire référencé mentionné à l’article L. 6323-9-1 et un sous-traitant.

Le contrat mentionné au premier alinéa précise les missions exercées au titre de l’intervention confiée, le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés ainsi que les conditions de réalisation et de suivi de l’action, sa durée, la période de réalisation ainsi que le montant de la prestation.

Le sous-traitant ne peut lui-même sous-traiter l’exécution de l’action qui lui a été confiée.

Le sous-traitant ne peut se voir confier l’exécution d’une action au titre du présent chapitre, s’il fait lui-même l’objet d’un déréférencement temporaire en application de l’article R. 6333-6.

Le prestataire mentionné au premier alinéa du présent article peut sous-traiter l’exécution d’actions mentionnées à l’article L. 6323-6, dans la limite d’un plafond exprimé en pourcentage de son chiffre d’affaires réalisé sur le service dématérialisé mentionné à l’article L. 6323-9. Ce plafond est fixé par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle à un niveau garantissant la capacité du prestataire à exercer une activité de formation.

Le prestataire mentionné au premier alinéa communique par tous moyens à la Caisse des dépôts et consignation tout contrat mentionné au présent article.

Conformément à l’article 5 du décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023, ces dispositions entrent en vigueur à compter du 1er avril 2024 pour les contrats de sous-traitance conclus à compter de cette date. »

Le plafond en pourcentage du chiffre d’affaires

« Le plafond mentionné à l’article R. 6333-6-2 du code du travail, vérifié au titre d’une année civile, est fixé à 80 % du chiffre d’affaires réalisé par le prestataire mentionné à l’article L. 6351-1 du même code sur le service dématérialisé mentionné à l’article L. 6323-9 du code précité au cours de la même année civile. 

Par dérogation à l’alinéa précédent et pour l’année 2024, le plafond est vérifié en prenant en compte le chiffre d’affaires réalisé par le prestataire du 1er avril 2024 au 31 décembre 2024 inclus. »

Ainsi, le donneur d’ordre peut sous-traiter 80 % de chiffre d’affaires sur une année complète (CA calculé par rapport à un nombre d’heures) et doit réaliser en interne 20 % d’activité CPF à minima, donc contrats CDI, CDD ou CDD d’usage. 

Quant aux micro-entrepreneurs, donc sous le régime micro-fiscal, ils sont dispensés de la certification Qualiopi. 

Autre subtilité concernant les sous-traitants qui se doivent maintenant de détenir les certifications professionnelles en lien avec les formations qu’ils délivrent. Par exemple, les donneurs d’ordre ont le droit de proposer des titres RNCP ou RS si le propriétaire de la certification a donné une habilitation à former voire à certifier. De ce qui est écrit dans les textes, l’habilitation à former est également demandée aux sous-traitants. En prenant en exemple le secteur des langues avec les formateurs d’anglais qui forment pour le TOEIC et qui travaillent avec les organismes de formation qui préparent au TOEIC ; cela voudrait dire qu’il faudrait que le propriétaire du TOEIC habilite à former tous les sous-traitants, donc des milliers de sous-traitants, ce qui est très impactant.

Attention, il est bien question du cadre du financement CPF uniquement. 

Certifopac propose son auto-évaluation pour l’obligation d’obtention Qualiopi dans le cadre du CPF.

Retour sur l’historique des versions du guide lecture Qualiopi

Le guide de lecture vient ainsi compléter le RNQ qui quant à lui, n’a pas connu de modifications et il est probable qu’il n’en connaisse pas avant un certain temps compte tenu du circuit législatif. 

Jimmy a rappelé les grandes dates des différentes versions du guide de lecture, voici ses propos : 

• 8 juillet 2019 (V1) : publication du guide de lecture qui apporte des précisions sur les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité des organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences. 
• 19 juillet 2019 (V2) : le titre de l’indicateur 19 est modifié, ainsi que la section « éléments de preuves » de l’indicateur 22.
• 22 juillet 2019 (V3) : suppression du paragraphe sur la VAE dans l’indicateur 8.
• 28 octobre 2019 (V4.1) : une plus grande précision est apportée pour identifier les non-conformités majeures et mineures avec une modification dans le préambule et une indication précise du type de non-conformité pour chaque indicateur.
• 28 février 2020 (V5) : une plus grande précision est apportée à l’indicateur 2 pour les modalités de calcul du ratio (CFA).
• 5 octobre 2020 (V6) : des précisions sont apportées afin de faciliter l’accueil des publics en situation de handicap (PSH) et la gradation des non-conformités mineures. 
• 29 mars 2021 (V7) : diverses précisions sont apportées et portent sur le délai d’application du guide (préambule), les indicateurs de résultats des CFA (indicateur 2), les certifications professionnelles (indicateur 3), le conseil de perfectionnement (indicateur 20) et la période de formation en situation de travail (indicateur 28).
• 23 novembre 2023 (V8) : de nombreuses précisions sont apportées en matière de niveau attendu, éléments de preuve et obligations spécifiques. 

Jimmy nous précise qu’il subsistait une certaine stabilité concernant les exigences du RNQ dans le guide de lecture. « Avec une V7 solidement ancrée, une V8 est arrivée fin 2023 avec ses quelques modifications et, grande surprise, la version 9 publiée le 8 janvier 2024 et applicable au 8 mars maximum. C’est une version de la V8 avec une surcouche, donc une V9 qui décrit et encadre la pratique d’audit sous-traitance qui n’était jusque là par considérée dans le guide de lecture. » 

À qui s’adresse la V9 du guide de lecture Qualiopi ?

La V9 s’adresse uniquement aux sous-traitants qui réalisent des prestations CPF et qui vont candidater pour passer l’audit Qualiopi sous la V9 (car ils sont concernés). 

En revanche, qu’en est-il des sous-traitants réalisant des prestations CPF mais qui en réalisent aussi avec d’autres financements, est-ce que la V9 s’applique pour eux ? La réponse est oui, le guide de lecture s’applique quel que soit le type de financement et de sous-traitance. 

Cette situation commence à être complexe, car les certificateurs détiennent maintenant 3 conduites d’audit Qualiopi : 

• les audits 100 % donneurs d’ordre, donc les organismes de formation qui ont déclaré sur leur BPF uniquement des actions en direct ;
• les audits des sous-traitants qui réalisent uniquement de la sous-traitance ;
• les audits mixtes avec des prestations financées en direct et des prestations financées en sous-traitance. 

Si par exemple, vous avez déclaré dans votre BPF 90 % d’actions de formation en sous-traitance et 10 % en direct, l’auditeur vous orientera normalement vers un audit de sous-traitance. 

À retenir : le contrat de sous-traitance est primordial ! En l’absence de contrat permettant d’identifier les missions confiées au sous-traitant, l’auditeur procède à la vérification de l’ensemble des indicateurs applicables.

« Il existe des jurisprudences, soit des demandes de clarification avec les autorités dans les cas particuliers. L’auditeur demeure votre interlocuteur principal et ils auditent de façon pragmatique » souligne Jimmy. 

Enfin, Jimmy précise que certains éléments demeurent, il y a : 

• le même nombre d’indicateurs ;
• la même définition des indicateurs ;
• la même criticité des non-conformités ;
• les mêmes exigences de manière générale.

Cette version est ainsi orientée sous-traitance avec : 

• 3 indicateurs non applicables, les 1, 2 et 3 ;
• 3 indicateurs avec des exigences spécifiques pour les sous-traitants, les 5, 26 et 30 ;
• des indicateurs allégés en fonction de la mission ;
• une majorité d’indicateurs applicables au même niveau d’exigence que le commanditaire, soit le donneur d’ordre. 

Donc si vous êtes audité en tant que sous-traitant, vous ne serez pas évalué sur les indicateurs 1, 2 et 3 liés à la communication et qui relèvent ainsi du donneur d’ordre. En revanche, en cas d’audit mixte, ces 3 indicateurs sont applicables. 

En cas de prestations sous-traitées, les indicateurs 5, 26 et 30 sont essentiels : 

• indicateur 5 : le sous-traitant doit s’assurer que ses objectifs soient alignés avec ceux du donneur d’ordre ;
• indicateur 26 : le sous-traitant doit prouver qu’il dispose des ressources handicap ou que son donneur d’ordre lui a transmis les éléments ;
• indicateur 30 : le sous-traitant doit collecter des retours sur sa prestation auprès des apprenants mais aussi du donneur d’ordre. 

Finalement, cette V9 implique une relation plus forte et poussée entre le donneur d’ordre et son sous-traitant, ce qui est positif.

FAQ

Certaines questions ont été posées pendant le webinaire, les voici : 

Si le formateur intervient très occasionnellement, est-ce que l’obtention du NDA est aussi une obligation ?

Il y a eu pendant longtemps une tolérance de la part des Dreets sur le sujet. Aujourd’hui, ce n’est pas précisé si l’obtention du NDA est obligatoire s’il y a moins de 20 heures réalisées, par exemple. C’est à libre appréciation. En tout cas, si cela concerne une action CPF, le NDA est obligatoire, peu importe le nombre d’heures. Concernant les autres actions de formation sous d’autres financements, c’est à vous de voir comment vous définissez une formation. 

Pour un organisme de formation qui comprend que des formateurs sous-traitants mais qui proposent en plus un accès en ligne, qu’en est-il ? Car la sous-traitance ne représente pas 80 % du CA. 

Si sur 21 heures il y a 7 heures réalisées en e-learning qui ne sont pas réalisées en sous-traitance, cela ne rentre pas dans la partie interne. Cette notion de chiffre d’affaires doit être rattachée à ce qui est vendu sur EDOF et donc, des heures.

Est-ce que la partie certification est comprise dans ce ratio ou est-elle exclue ?

Il y a le temps de formation et le temps de certification. Quand vous créez des offres sur EDOF, il y a les montants de formation et une coche qui permet de préciser si le temps de certification est compris. 

La dispense de Qualiopi est-elle valable pour les autres statuts juridiques ?

C’est le statut de micro-entreprise qui fait la dispense. Tous les autres régimes sont concernés. 

Parlons-nous bien du chiffre d’affaires global de l’entreprise lorsqu’il est question de coaching, de prestations techniques, intellectuelles et de formation ?

Oui, il est bien question de chiffre d’affaires global. 

Est-ce que le passage de la certification Qualiopi permet de mettre en place son propre processus pour s’émanciper des donneurs d’ordre ?

Que vous réalisiez un audit en tant que donneur d’ordre ou sous-traitant, la finalité est la même : la certification Qualiopi. Vous êtes ainsi reconnu sur la liste publique des centres de formation et vos prestations deviennent finançables. 

Est-ce que les sous-traitants ne sont plus des nouveaux entrants ?

Du moment qu’un BPF est déclaré, le sous-traitant n’est plus considéré comme un nouvel entrant.

À lire également, l’article complet de Johann Vidalenc : un guide de lecture Qualiopi V9 (enfin !) adapté aux sous-traitants