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Comment choisir son logiciel de gestion de formation ? Nos conseils pour bien s’équiper en 2021

Sommaire

Afin d’accompagner les organismes de formation dans leur fonctionnement, il existe des logiciels de gestion dédiés à ce secteur d’activité en particulier. De la gestion administrative ou commerciale à l’aide à la mise en œuvre de formations professionnelles à distance, leurs fonctionnalités sont assez larges pour répondre à des besoins multiples. Voici un tour d’horizon des critères à avoir en tête pour choisir la solution la plus adaptée à ses besoins.

Alors que la formation professionnelle a le vent en poupe, les organismes de formation sont de plus en plus sollicités par les entreprises, désireuses d’offrir des formations récentes et qualitatives à leurs salariés. Mais aussi par les particuliers, de plus en plus nombreux à vouloir développer leurs compétences pour tenter l’aventure de la reconversion. Pour aider les organismes de formation à gérer leur croissance, respecter les dernières évolutions légales, et s’organiser au mieux pour coordonner ceux qui sont formés, ceux qui forment, et ceux qui contribuent au bon déroulé des journées de formation (lieux, intervenants, dates, etc), de nombreux logiciels de gestion spécialisés dans le domaine de la formation ont vu le jour. Des outils précieux qui permettent une organisation optimisée grâce aux services qu’ils proposent. 

Alors comment sélectionner un logiciel qui convient à son activité et à ses ambitions ? Voici un tour d’horizon des éléments à prendre en compte au moment de choisir pour opter pour la solution la plus adaptée !

Choisir un logiciel de gestion de formation qui prend en compte les évolutions légales

La loi autour de la formation professionnelle est en perpétuelle évolution. Normal ! Un marché en pleine croissance aussi bien du côté de l’offre que de la demande nécessite un peu de régulation : les obligations des entreprises, mais aussi les modes de financement de la formation seront probablement amenés à changer dans les années qui viennent. Par exemple, depuis le 1er janvier 2019, le Compte Personnel de Formation (CPF), qui peut être utilisé pour financer la formation professionnelle, n’est plus comptabilisé en heures mais en euros. Auparavant, les salariés cotisaient entre 24 et 48 heures/an en fonction de leur statut alors que désormais, ils accumulent entre 500 et 800€/an sur leur CPF. Une évolution qui impacte grandement le secteur de la formation professionnelle.

Pour avoir toujours une longueur d’avance vis-à-vis des derniers changements de la loi, il vaut donc mieux souscrire à un logiciel qui anticipe ces fameuses évolutions réglementaires ! Pour cela, pensez à bien vérifier la fréquence de mise à jour du logiciel… Ou souscrivez directement à une offre en ligne !

Opter pour un logiciel de gestion de la formation professionnelle adapté aux besoins de son entreprise

Pour choisir le logiciel de gestion de formation adéquate, il faut tout d’abord s’interroger sur ses besoins. Et se tourner vers un logiciel qui en tient compte plutôt que de se décider pour une solution standardisée qui peut s’avérer être plus complexe à prendre en main. En effet, pour qu’un nouvel outil permette d’augmenter l’efficacité au sein d’une entreprise, il doit répondre aux besoins des salariés afin de garantir mise en œuvre facilitée. Dans la même logique, il est inutile de se tourner vers un logiciel de gestion de la formation professionnelle complexe si vos besoins sont relativement simples. Préférez des logiciels ou des plateformes modulables qui pourront s’adapter à l’évolution de votre offre de formation et jouer leur rôle de véritables supports qui permettent de monter en compétences.

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Veiller à l’intégration de cet outil à vos logiciels pré-existants

Vous utilisez un CRM, possédez déjà un logiciel de gestion de la facturation et de la comptabilité ou un système d’agendas synchronisés ?

Évitez les doublons de fonctionnalités en choisissant un logiciel qui s’intègre correctement dans votre système informatique existant. Listez d’ores et déjà les logiciels et services en ligne que vous utilisez et vérifiez qu’ils sont bien compatibles avec le logiciel de gestion de la formation de vos rêves. Trop de fonctionnalités se superposent ? Et si c’était l’occasion de faire un grand ménage et concentrer une partie de la gestion de votre activité dans un seul logiciel ? Ce nouvel outil peut alors devenir synonyme de gain de temps pour vos collaborateurs grâce à une organisation fluidifiée.

L’ergonomie et la facilité de prise en main, deux éléments essentiels

Vous êtes plutôt geek ou internaute du dimanche ? Votre choix de logiciel doit forcément refléter votre appétence pour l’informatique ! Attention donc, à choisir un système de gestion dont l’ergonomie vous convient. Et qui ne soit pas trop complexe à utiliser, au risque de vous décourager.

Pour bien comprendre le fonctionnement d’un logiciel avant de passer à l’achat, n’hésitez pas à demander une démonstration. Un professionnel vous montrera alors le fonctionnement de la solution qu’il vous propose et pourra répondre à toutes vos questions, même les plus spécifiques ! Besoin d’un peu plus d’aide à la prise en main ? Certains éditeurs peuvent également se déplacer dans vos locaux pour vous proposer des formations à l’usage du logiciel : idéal pour former toute une équipe !

Une solution qui s’adapte à votre structure et à vos ambitions

Vous envisagez de diversifier votre activité et vous associer à de nouveaux formateurs ? Ou au contraire, vous préférez que votre entreprise reste à taille humaine ? Le logiciel de gestion que vous choisirez doit s’adapter à votre structure actuelle mais aussi vous permettre de vous développer dans la direction de votre choix ! La collaboration est importante ? Pensez à vérifier que le logiciel de votre choix vous permettra le partage d’informations entre formateurs. Au contraire, la sécurité est votre priorité ? Vérifier que votre logiciel garantit des échanges d’informations et de documents sécurisés ! Ayez en tête tous ces éléments avant de vous lancer dans la quête du logiciel idéal pour vous aider à choisir celui dont les fonctionnalités seront les plus adaptées aux besoins de votre entreprise.

La facilité d’utilisation du logiciel : un critère important

Que ce soit sur le plan administratif, mais aussi sur le plan de l’échange d’informations, votre logiciel de gestion de formation doit vous permettre d’interagir simplement et efficacement avec ceux que vous formez. Pensez donc à vérifier que l’interface d’utilisation du côté du client (si elle existe) est également ergonomique !

Vous souhaitez opter pour un logiciel qui prend également en charge la collaboration et le partage d’informations ? Certains logiciels ont des fonctionnalités pédagogiques qui permettent le partage de documents, la mise en ligne de questionnaires ou tout simplement, l’archivage des échanges entre formateurs et élèves. 

Si vous souhaitez que vos collaborateurs aient accès au logiciel de formation en question, il peut être intéressant d’opter pour une offre SaaS. Adaptable en fonction des besoins, elle offre également la possibilité de s’y connecter où que l’on soit. 

Opter pour un logiciel de formation qui analyse les indicateurs de performance

Parmi les fonctionnalités que peuvent offrir les logiciels de gestion de formation, il y a la production de rapports chiffrés. Une option qui peut grandement faciliter le travail de suivi des indicateurs de performance. Ces documents permettent d’évaluer son activité en mettant en perspective différentes données déterminées. Ces indicateurs de performance peuvent être le nombre de formations dispensées, le nombre de personnes formées, le nombre de nouveaux clients ou projets, le taux de satisfaction de ces derniers ou encore l’évolution du chiffre d’affaires. En les comparant d’une période à une autre, ils permettent d’évaluer de manière précise l’évolution de son activité.

Choisir un logiciel de gestion de la formation professionnelle créé par une entreprise spécialisée

Dans la mesure où ils connaissent le secteur, ses rouages et ses subtilités, il est préférable de choisir les fournisseurs de logiciels spécialisés dans le domaine de la formation lorsqu’on souhaite acquérir un logiciel. Cette expertise leur permet de proposer des logiciels parfaitement adaptés aux subtilités de la gestion de formation.

Dans le choix d’un logiciel de gestion de la formation, le plus important reste tout d’abord de faire un état des lieux de vos capacités actuelles, de vos envies, de votre fonctionnement. Ce travail d’introspection doit vous permettre d’établir les lignes directrices de votre activité et les fonctionnalités nécessaires à votre fonctionnement et votre développement. Ces quelques conseils ont pour objectif de vous aider à avoir en tête les critères les plus importants pour ne rien oublier lors de la création de votre checklist !

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