Logiciel

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion pour son organisme de formation ?

 

Le métier de formateur est aujourd’hui extrêmement réglementé. Il ne s’agit pas seulement de transmettre des connaissances et d’accompagner ses stagiaires, il faut aussi savoir gérer son centre de formation avec rigueur. Entre les déclarations d’activités, les documents à produire à chaque action de formation et la démarche DataDock, il y a de quoi rendre fou le plus procédurier des formateurs !

Heureusement pour les organismes de formation, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels métier dédiés aux obligations administratives et comptables des OF. Que vous soyez un inconditionnel du papier ou un technophile aguerri, voici quelques bonnes raisons d’utiliser un logiciel pour la gestion de votre centre de formation.

 

Respecter la loi

La loi autour de la formation professionnelle évolue sans cesse, et il est facile de se sentir submergé par les nouvelles obligations qui émergent chaque année. Avec la réforme de la formation professionnelle qui arrivera à la rentrée 2018, le financement, mais aussi le suivi qualité des formations sera amené à évoluer… et les centres de formation vont bien être obligés de suivre la tendance !

Passer par un logiciel de gestion c’est s’assurer d’une veille réglementaire minimum puisque les éditeurs s’engagent généralement à proposer un logiciel en accord avec la loi. Il devient ainsi plus simple de penser à créer tous les documents réglementaires, à remplir son Bilan Pédagogique et Financier ou encore à avoir un accompagnement sur la démarche DataDock !

Gagner du temps

Évidemment, le premier intérêt d’un logiciel de gestion de formation, c’est bien de vous faire gagner du temps. En automatisant les tâches répétitives et sans valeur ajoutée, vous vous évitez des erreurs et vous pouvez vous concentrer sur le coeur de votre activité : former !

Souvent, la transition entre une activité gérée de façon traditionnelle et la gestion via un logiciel métier nécessite un petit temps d’apprentissage : il faut changer ses processus, remodeler la façon dont on travaille en équipe, et parfois accepter les limites du logiciel qu’on a choisi. Mais il ne faut pas s’y tromper : malgré la sensation d’avoir perdu du temps au moment de l’acquisition de la solution, faire le choix de digitaliser son activité est toujours payant sur le long terme ! Au contraire, il vaut mieux s’y mettre le plus tôt possible !

Faire un suivi qualité

Parce que le gouvernement veut garantir plus de visibilité sur les formations proposées, l’enjeu de la qualité va devenir crucial pour les organismes de formation. Être capable de mettre en place un suivi qualité des formations effectuées, de valoriser la progression de ses stagiaires et de garantir des processus de formation transparents, sont autant d’éléments qui assureront la pérennité d’un centre formation à l’avenir.

Pour commencer dès maintenant à penser “démarche qualité” de nombreux logiciels de formations ont mis en place des fonctionnalités liées au contenu de vos formations : de la création d’un programme complet à l’envoi d’évaluations personnalisées, il est possible de profiter de la puissance de calcul des logiciels pour suivre son activité sur un plan qualitatif.

Garder une trace

Que ce soit pour faire face à un contrôle de la Direccte ou pour avoir de la visibilité sur son activité, garder une trace de ses archives est un véritable challenge. Si le papier est encore une valeur sûre aujourd’hui, il pose souci à de nombreux centres de formation : anti-écologique, fragile, et difficile à retrouver,… Vivement le zéro papier !

Les logiciels de formation se saisissent aujourd’hui de cette problématique et proposent de nombreuses alternative au dossier papier : de la possibilité de scanner et de stocker ses archives dans le cloud, à la signature numérique, vous pouvez désormais retrouver vos documents plus rapidement et plus efficacement !

Améliorer sa communication et son suivi commercial

Recourir à un logiciel de gestion de formation, c’est gagner du temps et se libérer des tâches administratives… Mais c’est aussi acquérir des outils supplémentaires pour développer son activité. Selon la taille de votre centre de formation et vos ambitions, certains logiciels de gestion de formation ont également des fonctionnalités de CRM, d’envoi d’emails ou de gestion des devis et des factures. Bref, digitaliser son activité, ce n’est pas seulement numériser son activité actuelle, c’est aussi penser à son développement futur !

 

Alors investir dans un logiciel de gestion pour organisme de formation, pour ou contre ? Au-delà des différentes raisons listées ci-dessus, digitaliser son activité est avant tout un choix personnel qui dépend de votre appétence pour l’informatique, de la taille de votre activité et de l’orientation que vous souhaitez lui donner. Les éditeurs de logiciel ont bien compris qu’il s’agissait d’un choix stratégique et ils proposent chacun des fonctionnalités très différentes : e-learning, gestion des formations sur le long terme ou encore développement commercial poussé,… N’hésitez pas à tester plusieurs solutions afin de trouver celle qui vous convient !

Pour aller plus loin, retrouvez notre article “Comment choisir son logiciel de gestion de formation ? Nos conseils pour bien s’équiper

 

Passionnée d’innovation, j’accompagne les entreprise dans la définition de leur stratégie de contenus web et j’interviens en conférences sur des sujets comme l’agilité ou la communication.

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