Gestion formation, Logiciel

Comment choisir son logiciel de gestion de formation ? Nos conseils pour bien s’équiper en 2018

Alors que la formation professionnelle a le vent en poupe, les organismes de formation sont de plus en plus sollicités par les professionnels, désireux d’offrir des formations récentes et qualitatives à leurs salariés, et par les particuliers, de plus en plus nombreux à tenter l’aventure de la reconversion. Pour aider les organismes de formation à gérer leur croissance, respecter les dernières évolutions légales, et s’organiser au mieux entre ceux qui sont formés, ceux qui forment, et ceux qui coordonnent les journées de formation (lieux, intervenants, dates, etc) de nombreux logiciels de gestion spécialisés dans le domaine de la formation ont vu le jour.

Alors comment sélectionner un logiciel qui convient à son activité et à ses ambitions ? Tour d’horizon des éléments à prendre en compte au moment de choisir !

L’adaptation aux évolutions légales

La loi autour de la formation professionnelle est en perpétuelle évolution. Normal ! Un marché en pleine croissance aussi bien du côté de l’offre que de la demande nécessite un peu de régulation : les obligations des entreprises, mais aussi les modes de financement de la formation seront probablement amenés à changer dans les années qui viennent.

Pour avoir toujours d’une longueur d’avance vis-à-vis des derniers changements de la loi, il vaut donc mieux souscrire à un logiciel qui anticipe sur ces fameuses évolutions réglementaires ! Pour cela, pensez à bien vérifier la fréquence de mise à jour du logiciel… Ou souscrivez directement à une offre en ligne !

L’intégration à vos logiciels pré-existants

Vous utilisez un CRM, possédez déjà un logiciel de gestion de la facturation ou un système d’agendas synchronisés ? Evitez les doublons de fonctionnalités en choisissant un logiciel qui s’intègre correctement dans votre système informatique existant. Listez d’ores et déjà les logiciels et services en ligne que vous utilisez et vérifiez qu’ils sont compatibles avec le logiciel de gestion de vos rêves. Trop de fonctionnalités se superposent ? Et si c’était l’occasion de faire un grand ménage et concentrer une partie de la gestion de votre activité dans un seul logiciel ?

L’ergonomie et la facilité de prise en main

Vous êtes plutôt geek ou internaute du dimanche ? Votre choix de logiciel doit forcément refléter votre appétence pour l’informatique ! Attention donc, à choisir un système de gestion dont l’ergonomie vous convient.

Pour bien comprendre le fonctionnement d’un logiciel avant de passer à l’achat, n’hésitez pas à demander une démonstration. Un professionnel vous montrera alors le fonctionnement de la solution qu’il vous propose et pourra répondre à toutes vos questions les plus spécifiques ! Besoin d’un peu plus d’aide à la prise en main ? Certains éditeurs peuvent également se déplacer dans vos locaux pour vous proposer des formations à l’usage du logiciel : idéal pour former toute une équipe !

L’adaptation à votre structure et à vos ambitions !

Vous envisagez de diversifier votre activité et vous associer à de nouveaux formateurs, ou au contraire, vous préférez que votre entreprise reste à taille humaine ? Le logiciel de gestion que vous choisirez doit s’adapter à votre structure actuelle mais aussi vous permettre de vous développer dans la direction de votre choix ! La collaboration est importante ? Pensez à vérifier que le logiciel de votre choix vous permettra le partage d’informations entre formateurs. Au contraire, la sécurité est votre priorité ? Vérifier que votre logiciel garantit des échanges d’informations et de documents sécurisés !

La facilité d’utilisation pour ceux qui sont formés

Que ce soit sur le plan administratif, mais aussi sur le plan de l’échange d’informations, votre logiciel de gestion doit vous permettre d’interagir simplement et efficacement avec ceux que vous formez. Pensez donc à vérifier que l’interface d’utilisation du côté du client (si elle existe) est également ergonomique !

Vous souhaitez opter pour un logiciel qui prend également en charge la collaboration et le partage d’informations ? Certains logiciels ont des fonctionnalités pédagogiques qui permettent le partage de documents, la mise en ligne de questionnaires ou tout simplement, l’archivage des échanges entre formateurs et élèves.

 

Dans le choix d’un logiciel de gestion de la formation, le plus important reste tout d’abord de faire un état des lieux de vos capacités actuelles, de vos envies, de votre fonctionnement. Ce travail d’introspection doit vous permettre d’établir les lignes directrices de votre activité et les fonctionnalités nécessaires à votre fonctionnement et votre développement. Ces quelques conseils ont pour objectif de vous aider à ne rien oublier lors de la création de votre checklist !

Formateur en webmarketing et fondateur de l’agence web Staenk – Je forme aux métiers du digital et interviens en école de management pour transmettre mes connaissances acquises au cours des mes expériences.

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