Gestion formation, Logiciel

#Excel : top 5 des catastrophes qui arrivent aux formateurs

Encore utilisé par la majorité des formateurs lorsqu’il s’agit de gérer son activité de formation, Excel a des allures de panacée : utilisé à la fois pour le suivi commercial et financier, il peut également permettre de générer des documents personnalisés via le publipostage. Rares sont ceux qui ne connaissent pas ce logiciel… Mais encore plus rares sont ceux qui savent vraiment l’utiliser ! Car Excel regorge de fonctionnalités qu’il est impossible de maîtriser totalement. Leur point commun : elles sont capables de frustrer n’importe quel formateur car elles n’admettent pas le moindre faux-pas.

Que vous soyez un pro de la génération de conventions de formation sous Excel ou que le logiciel vous serve surtout à stocker vos données clients, voici 5 situations qu’on a (presque) tous vécues !

Quand l’ordinateur plante avant la sauvegarde

Ô rage, ô désespoir ! A l’ère du cloud, on perd l’habitude de sauvegarder systématiquement toutes nos données, et Excel se fait un malin plaisir de nous le rappeler régulièrement. Qui n’a jamais perdu plusieurs heures de travail d’un coup parce qu’il avait oublié de sauvegarder sa feuille de calcul ?

Si les ordinateurs plantent souvent sous Excel, il y a une (et même plusieurs) bonnes raisons. Même si Excel est un outil très pratique pour la gestion de données client, il n’a pas été conçu pour ça : au-delà d’un millier de lignes, la puissance de calcul est considérablement ralentie et c’est ce qui plombe les performances de l’ordinateur. Ajoutez à cela une évolution des habitudes de travail (l’arrivée des logiciels Saas et la sauvegarde automatique dans le cloud) et on tombe dans un cercle vicieux qui ferait craquer le plus solide des formateurs.

Quand on s’essaye au publipostage pour générer les documents de formation

Générer ses documents de formation avec Excel, c’est comme demander à ses stagiaires de lire le règlement intérieur : on y croit beaucoup au début, mais on se résigne vite. Sur le principe, le publipostage est une fonctionnalité magique, particulièrement pour la gestion administrative : il suffit de paramétrer ses documents, remplir ses colonnes Excel, et observer ses devis, ses conventions ou ses attestations se générer en toute sérénité.

En réalité, le publipostage est bien souvent une fausse bonne idée, puisque son paramétrage demande beaucoup de temps, une logique de champion d’échecs, et une patience à toute épreuve. Et en plus, les joies du publipostage ne s’arrêtent pas là ! Une fois les documents créés, il suffit d’un champs mal renseigné pour éditer un document rempli de mentions #ref!. Face à une convocation mal remplie, il existe deux types de formateurs : les courageux, qui iront fouiller leurs feuilles de calcul à la recherche de la cellule défectueuse, dans l’espoir de corriger cette coquille pour la prochaine fois. Et puis les résignés, qui rempliront le document à la main en se promettant d’y revenir plus tard.

Quand la DIRECCTE s’en mêle

Qu’il s’agisse d’un contrôle fiscal, de la CNIL ou de la DIRECCTE, les tableaux Excel survivent souvent difficilement à une vérification approfondie des organes gouvernementaux. C’est rarement la faute du formateur, c’est plutôt lié à la structure du logiciel !

Tout d’abord, l’absence de traçabilité des données complexifie la lecture des tableaux Excel : on ne sait pas depuis combien de temps les données personnelles sont enregistrées, et on peut supposer qu’une fraude est vite arrivée. Ces tableaux ma ficelés sont souvent considérés comme non-conformes au RGPD, et on peut vite repartir avec un avertissement de la DIRECCTE.

Autre point de méfiance : la sécurité des données. Sans visibilité sur l’utilisation et l’ouverture du fichier, on ne sait pas qui a accès à un document. Et sans base de données qui permette des sauvegardes régulières, un acte de malveillance est vite arrivé .

Quand plusieurs personnes essayent de travailler sur un même fichier

Travailler sur Excel tout seul, ce n’est pas facile. Mais travailler à plusieurs, c’est carrément compliqué. Excel n’est pas un logiciel conçu pour la collaboration et on se retrouve vite avec plusieurs versions d’un même fichier qui traînent sur les différents ordinateurs de travail. Pire, il suffit qu’un collaborateur ait une version un peu antérieure, ou tente de modifier le fichier sous Open Office pour le corrompre et le rendre inutilisable.

En fait, plus l’organisme de formation est gros, plus travailler sous Excel devient compliqué. Entre l’équipe commerciale qui a besoin d’un fichier pour le suivi client, et l’équipe administrative, qui veut dédier une colonne au numéro de sécurité sociale de chaque stagiaire, le recoupement des informations s’avère rapidement difficile à réaliser. Dans ces cas-là, il vaut mieux faire la transition vers un logiciel professionnel rapidement, avant de construire une usine à gaz inexploitable !

Quand le responsable administratif est en vacances

Souvent, on croit que les soucis d’Excel n’arrivent qu’aux autres… Jusqu’à ce qu’on réalise que tout repose en fait sur les épaules d’une seule personne. Il suffit d’un départ temporaire ou définitif du responsable administratif pour comprendre que toute la logique du document Excel est dans sa tête. Où va quelle information ? Le remplissage des tableaux est-il automatisé ? Comment se génèrent les documents de formation ?

Quelle que soit son activité, il est très dangereux de confier autant de responsabilités à un seul individu. Dans le domaine de la formation, en particulier, où les exigences de suivi et de visibilité sont très fortes, il faut s’assurer à tout moment que les données sont accessibles et exploitables. Pour lutter contre la solitude du formateur face à un tableau Excel qu’il ne comprend pas, il n’y a qu’une seule solution : anticiper !

 

Passionnée d’innovation, j’accompagne les entreprise dans la définition de leur stratégie de contenus web et j’interviens en conférences sur des sujets comme l’agilité ou la communication.

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