Digiforma animera un atelier sur la sous-traitance et ses bonnes pratiques pour le recrutement et l’animation de son réseau de formateurs sous-traitants lors du 3e jour au salon Innovative Learning à Paris.
Emmanuel Gaudin, co-fondateur de l’organisme de formation Mavierevee MVR Performance et Pascale Lagahe, Head of Community pour OF Connect, la 1re communauté en ligne d’OF français, partageront leur retour d’expérience quant à la sous-traitance et aux meilleures pratiques d’animation et de suivi de son réseau de formateurs.
Emmanuel Gaudin et Pascale Lagahe nous partagent ainsi leur retour d’expérience concernant la sous-traitance, leurs bonnes pratiques, des outils, des process respectueux de Qualiopi et ce qu’il faut éviter pour devenir un meilleur donneur d’ordre.
INFOS PRATIQUES
Innovative Learning by eLearning expo du 19 au 21 mars 2024
Paris Porte de Versailles à partir de 14h00
Atelier Digiformag / OF Connect
Sous-traitance : les bonnes pratiques pour animer votre réseau de formateurs sous-traitants !
Jeudi 21 mars de 16h à 16h45
Salle Modigliani
Intervenants :
- Pascale Lagahe, head of community OF Connect
- Emmanuel Gaudin, co-fondateur Mavierevee
L’art de la sous-traitance ou « l’ajustement de ses ressources aux besoins des projets de formation »
Veille de l’entrée en vigueur des mesures d’encadrement de la sous-traitance, avec notamment le plafonnement du chiffre d’affaires, la certification Qualiopi, l’habilitation à la préparation d’une certification, d’un bloc de compétences, les clauses obligatoires dans les contrats de sous-traitance et les obligations entre donneurs d’ordre et sous-traitants, la sous-traitance se verra bien encadrée au 1er avril 2024.
Emmanuel Gaudin, co-fondateur d’un organisme de formation dans le médico-social, nous rappelle avant tout les avantages de la sous-traitance que l’écosystème aurait tendance à oublier avec la publication du décret n° 2023-1350, « le recours à des sous-traitants permet d’ajuster plus facilement les ressources aux besoins des projets de formation, offrant ainsi une capacité d’adaptation rapide aux demandes variables. »
Les organismes donneurs d’ordre s’assurent ainsi d’une expertise pointue en fonction des sujets et d’une qualité de formation indéniable, « cela nous permet de bénéficier de compétences spécialisées et de connaissances pointues dans des domaines spécifiques, enrichissant la qualité de notre offre de formation. »
La question des coûts se pose, la sous-traitance demande-t-elle un budget plus conséquent ? Emmanuel nous précise que « la sous-traitance peut réduire les coûts liés à l’emploi de personnel permanent en évitant notamment les coûts fixes et en proposant des formations spécifiques une à deux fois par an sans rémunérer un salarié à temps plein, dans la même lignée que le fonctionnement de l’intérim. »
Face à ces bénéfices remportés par la sous-traitance, elle engendre tout de même une certaine perte de contrôle en réduisant la capacité de l’OF à superviser directement chaque aspect des formations avec un risque de dépendance envers les sous-traitants spécialisés. Ces points peuvent « impacter la qualité perçue par nos clients et poser des risques en termes de continuité et de qualité de service en cas de changement chez ces partenaires. »
Cette gestion des relations et la coordination avec les sous-traitants peuvent se révéler complexes, « nécessitant une communication efficace et des processus de gestion clairs. »
Top 5 des meilleures pratiques pour l’organisme de formation donneur d’ordre
- Choisir rigoureusement ses sous-traitants
Évaluer ainsi sur plusieurs critères, « le coût, leur fiabilité, leur expertise et sur des valeurs communes. Il faut garder à l’esprit que les sous-traitants nous représentent lors de leurs prestations. »
- Communiquer clairement avec ses sous-traitants
Emmanuel conseille « de créer des canaux de communication efficaces et d’établir un cahier des charges clair dès le début de la collaboration. » L’idée étant de s’assurer d’une compréhension mutuelle des objectifs et des processus.
- Oser détailler les contrats de sous-traitance
Préférer aller davantage dans les détails pour éviter les écueils dans la suite de la collaboration. « Préciser les obligations, les attentes en matière de qualité, les délais et les modalités de résolution des éventuels différends. »
- Le suivi et l’évaluation
La mise en place de suivi des performances des sous-traitants peut se montrer particulièrement efficace pour le maintien des standards de qualité des formations et pour une collaboration saine entre donneur d’ordre et sous-traitant.
- Les partenariats long terme
La confiance demeure la clé d’une collaboration efficace ! « Favoriser le développement de relations long terme avec les sous-traitants permet de bâtir une confiance mutuelle et d’encourager un engagement réciproque en faveur de la qualité et de l’innovation. »
S’aider d’outils pour une sous-traitance optimale
Emmanuel conseille certains outils pour la gestion de projet :
- Trello, Asana ou Monday pour la coordination des tâches et la collaboration entre les équipes et les sous-traitants.
- Digiforma réunit de nombreuses fonctionnalités complètes, complémentaires et collaboratives pour une gestion parfaite de son activité.
- La suite Google et Zapier peuvent s’ajouter en complément du logiciel Digiforma.
En termes de communication :
- Slack, Microsoft Teams, Meet ou Zoom pour « le maintien d’une communication fluide et régulière entre les sous-traitants et les équipes internes. »
Les outils pour la veille réglementaire et documentaire :
- Formalerte, un outil de veille automatisé pour les OF regroupant les meilleures sources d’informations du secteur et parfait pour accompagner sur les indicateurs 23, 24, 25 et 26 de Qualiopi.
Organismes de formation donneur d’ordre, sur quels points devez-vous être vigilant lors des audits de sous-traitance ?
La conformité réglementaire constitue un aspect essentiel où le donneur d’ordre doit « s’assurer que les sous-traitants respectent les normes et les réglementations en vigueur dans le secteur en question. »
Concernant la qualité, il est nécessaire de toujours être vigilant quant à la qualité des formations qui constitue le nerf de la guerre : « vérifier que les formations dispensées par les sous-traitants répondent aux standards de qualité attendus, notamment en termes de contenu, de méthodologie pédagogique et de résultats. »
Ce point d’attention prend tout son sens si nous faisons référence aux dispositions qui entreront en vigueur le 1er avril 2024 pour les nouveaux contrats conclus à compter de cette date :
- Les organismes de formation donneurs d’ordre
Ils devront s’assurer de recourir à une sous-traitance maîtrisée et responsable. Les actions sous-traitées ne pourront pas faire l’objet d’une nouvelle sous-traitance et la réalisation des prestations devra être confiée à un organisme de formation ne faisant pas l’objet d’une mesure de sanction de déréférencement par la Caisse des dépôts et consignations.
- Les organismes de formation sous-traitants
A l’exception de certains indépendants, ils devront détenir les mêmes certifications et habilitations que l’organisme de formation référencé sur Mon Compte Formation et cela concerne entre autres, la certification Qualiopi et l’habilitation à former dans certaines conditions.
Emmanuel souligne également un autre point d’attention incontournable : la protection des données, « les sous-traitants doivent appliquer des mesures strictes de protection des données personnelles et sensibles, conformément à la réglementation en vigueur, comme le RGPD. »
Enfin, l’adaptabilité. « Les sous-traitants doivent s’adapter au public du jour de manière à fournir une formation correspondant à la typologie des apprenants. C’est pourquoi chez Mavierevee nous portons une grande attention à la souplesse de nos programmes et nous réalisons un travail avec les équipes en amont. »
Le mot de la fin
Pascale nous livre son témoignage en tant que Head of Community d’OF Connect concernant la sous-traitance.
« L’usage de la sous-traitance fait partie intégrante de notre écosystème. En revanche, comme dans n’importe quel autre secteur, elle doit être pratiquée dans le respect des parties prenantes et in fine, dans l’intérêt des apprenants.
Raison pour laquelle nous échangeons régulièrement entre organismes de formation sur OF Connect concernant nos pratiques. Car, au-delà de Qualiopi, des relations équilibrées, cadrées et pérennes entre organismes donneurs d’ordres et formateurs, quel que soit leur statut, font partie des grandes forces du secteur de la formation professionnelle. »
Retrouvez les précieux témoignages d’Emmanuel Gaudin et de Pascale Lagahe lors de leur atelier jeudi 21 mars au salon Innovative Learning à Porte de Versailles, de 16h00 à 16h45.
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