Devenir auditeurs Qualiopi après avoir passé plus de quinze années dans la formation, c’est le défi relevé par deux directeurs d’organismes de formation sur l’île de la Réunion : Chihab Abdelkrim et Steve Vanesse. Le premier a été formateur indépendant avant de devenir gérant de plusieurs organismes de formation et le second s’est d’abord formé en autodidacte avant de créer Enos formation, un centre de formation agrée Tosa.
Dans cette interview qu’ils nous ont accordée, ils dévoilent les processus de sélection des auditeurs Qualiopi, les modalités de déroulement des audits Qualiopi et nous livrent leurs précieux conseils pour les organismes de formation qui souhaitent obtenir le précieux sésame.
Au programme de cet article :
1- Du monde de la formation professionnelle à celui de la certification qualité
2- Recrutement d’auditeurs Qualiopi : un processus sélectif et rigoureux
3- Le choix de Label Qualité système : une philosophie basée sur l’accompagnement plutôt que sur la sanction
4- Les rôles et missions d’un auditeur Qualiopi
5-Norme ISO, Qualiopi & Datadock : quelles différences ?
6- Un marché réunionnais atomisé, en apparence du moins
7- Les conseils de Chihab et Steve pour obtenir la certification Qualiopi et choisir son organisme certificateur
8-Le déroulement d’un audit Qualiopi
Du monde de la formation professionnelle à celui de la certification qualité
Chihab Abdelkrim et Steve Vanesse sont tous deux issus du secteur de la formation professionnelle. Cet élément constitue une véritable valeur ajoutée puisque nos deux protagonistes ont occupé différents rôles dans ce marché : formateurs, consultants, gérants, animateur pédagogique, concepteur de modules de formation, etc.
Cela leur permet de ne pas intervenir en qualité d’« inspecteurs », mais bien d’accompagnateurs d’organismes de formations dans le processus d’obtention de la certification Qualiopi. De plus, connaissant les problématiques les plus courantes rencontrées par les organismes de formation, ils sont à même de les comprendre, faire preuve d’empathie et de les aider à surmonter les difficultés rencontrées par certains centres de formation.
Outre leurs missions d’auditeurs, Chihab et Steve interviennent d’ailleurs dans la formation et la préparation d’organismes de formation à la certification Qualiopi. À ce titre, le confinement leur a permis de proposer des conférences en ligne sur la compréhension du référentiel national Qualité.
Recrutement d’auditeurs Qualiopi : un processus sélectif et rigoureux
C’est dans le but de certifier leurs propres organismes de formation que Chihab Abdelkrim et Steve Vanesse ont contacté Label Qualité Système, l’organisme certificateur pour lequel ils travaillent en qualité d’auditeurs. « C’est durant le 3e trimestre 2019 que j’ai contacté plusieurs organismes certificateurs dans le cadre de l’obtention de Qualiopi. LQS s’est montré à la fois très réactif et très sérieux puisqu’il m’a très rapidement proposé un devis. C’est par la suite que j’ai appris qu’ils n’étaient pas représentés dans l’océan Indien, notamment sur l’île de la Réunion ou à Mayotte. » comme le souligne Chihab Abdelkrim.
Le processus de recrutement des auditeurs Qualiopi qui comprend plusieurs étapes :
- Une première sélection sur dossier a lieu où les candidats doivent fournir un CV et constituer un dossier complet comprenant leur expérience professionnelle dans les secteurs de la formation professionnelle et de l’audit.
- Un premier entretien a lieu et celui-ci permet de déterminer les objectifs du futur auditeur et de valider son parcours.
- Une première convention est signée entre les auditeurs et l’organisme certificateur.
- Une 1reformation théorique et généraliste a lieu sur l’audit qualité.
- Une 2eformation a lieu portant spécifiquement sur Qualiopi.
- Les candidats auditeurs doivent réaliser un premier audit et interviennent uniquement en tant qu’observateurs sous la supervision d’un auditeur de l’organisme certificateur LQS.
- La dernière étape consiste à auditer un centre sous la supervision d’un autre auditeur.
Le choix de Label Qualité système : une philosophie basée sur l’accompagnement plutôt que sur la sanction
C’est la philosophie d’aide et d’accompagnement que véhicule l’organisme certificateur Label Qualité Système et c’est ce qui a attiré Chihab Abdelkrim et qui lui a donné envie de représenter cet organisme certificateur sur l’île de la Réunion “plutôt que de fonder notre prestation sur une logique de sanction et de générer une source de stress assez importante auprès des organismes de formation, nous préférons accompagner les organismes de formation en les aidant à comprendre l’enjeu du référentiel national qualité et quelles actions mettre en place pour y répondre”.
Les deux auditeurs insistent également sur le fait qu’ils laissent aux organismes de formation le soin de diversifier les éléments de preuve à apporter comme le confirme Chihab Abdelkrim “nous laissons le soin aux organismes de formation d’apporter leurs propres pièces justificatives. Par exemple, lorsque les organismes de formation doivent justifier d’une communication sur leur catalogue de formation, nous ne leur imposons pas le fait d’avoir un site internet. Tout document attestant de cette communication est utile et cela peut tout à fait prendre la forme d’une communication graphique de type flyer, affiche, e-mailing etc.”
Norme ISO, Qualiopi & Datadock : quelles différences ?
Comme le rappelle Steve Vanesse “la certification Qualiopi ne peut être amalgamée à une norme de type ISO qui est une démarche volontaire. Cette dernière se définit par la production d’un document type comportant toutes les règles à suivre pour respecter cette norme. La norme est délivrée par un organisme de normalisation. Ce qui n’est guère le cas de Qualiopi qui est une marque déposée par France compétence qui s’appuie sur le référentiel national qualité, les décrets publiés par le gouvernement et les ordonnances publiées par la DGEFP. De plus, Qualiopi s’adresse exclusivement aux OPAC (Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences) afin de leur permettre de bénéficier de fonds publics et paritaires”.
Précisons également que la certification Qualiopi nécessite le respect de 7 critères et au maximum de 32 indicateurs. Les audits réalisés par les organismes certificateurs portent sur la mise en œuvre d’un système qualité global incluant la formation ouverte et à distance, la communication, la veille ou encore la partie pédagogique mise en œuvre par l’organisme de formation.
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Les rôles et missions d’un auditeur Qualiopi
Ce sont les organismes certificateurs qui missionnent les auditeurs. Ces derniers n’ont aucune démarche commerciale à mettre en place pour assurer la promotion de l’organisme certificateur. Les auditeurs peuvent toutefois proposer des formations ou des accompagnements spécifiques aux organismes avant le déroulement de l’audit initial. Rappelons néanmoins que les auditeurs ne peuvent proposer ce type de prestations aux organismes qu’ils vont auditer.
Si la force du référentiel national qualité est de s’adapter autant aux OF [1], aux CFA [2], aux CBC [3]et aux prestataires VAE [4], ce document reste encore relativement imprécis sur certains items, comme le rappelle Steve Vanesse “c’est sans doute cet élément-là qui inquiète les organismes de formation, car sa lecture peut donner lieu à des interprétations différentes d’un prestataire à l’autre”. Ce sera donc à l’organisme certificateur de préciser le cas échéant la bonne interprétation et le déroulement de l’audit.
Lors de chaque audit, les auditeurs doivent s’appuyer sur le référentiel national qualité et s’assurer que les éléments de preuve présentés par les OPAC permettent de satisfaire au niveau attendu de chaque indicateur du RNQ.
Steve Vanesse et Chihab Abdelkrim insistent tous deux sur l’importance de l’audit de surveillance, le second audit qui intervient entre le 14e et le 22e mois après le premier audit. L’auditeur peut faire preuve d’une plus grande sévérité et vérifiera que les indicateurs ont bien été mis en œuvre par les OPAC dans l’optique d’un processus d’amélioration continue.
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Un marché réunionnais atomisé, en apparence du moins
Le marché de la formation professionnelle sur l’île de la Réunion est différent de celui de la Métropole et se caractérise par la présence importante de très petits centres de formations de moins de 11 salariés. Par ailleurs, nombreux sont les formateurs indépendants qui travaillent dans ce département d’outre-mer comme le rapporte Chihab Abdelkrim “La Réunion comprend plus de 1200 centres de formation. Près d’un tiers de ces acteurs sont des formateurs indépendants et deux tiers sont des structures plus développées.”
Toutefois, tout comme c’est le cas dans l’Hexagone, ce marché est marqué par la domination de gros centres de formations telles que les chambres consulaires ainsi que de de structures parapubliques. Néanmoins, certains mastodontes de la formation professionnelle comme Demos ou Cegos sont absents de ce marché.
La certification Qualiopi risque donc d’épurer ce marché constitué majoritairement de petites structures très spécialisées et de formateurs indépendants. En effet, les coûts liés à la certification risquent d’être conséquents pour ces acteurs, il faut compter en effet en moyenne 2500€ [5] pour obtenir la certification.
Les conseils de Chihab et Steve pour obtenir la certification Qualiopi et choisir son organisme certificateur
Si des offres de “consulting” pullulent sur le marché et proposent aux organismes de formations des “kits” pour mettre en œuvre un système qualité, Steve Vanesse invite à la prudence face aux fausses promesses qui peuvent être nombreuses “Ce n’est pas du tout comme le Datadock qui était une démarche purement déclarative. En effet, il ne suffit pas d’indiquer à son auditeur qu’un outil a été utilisé à un instant T, il faut prouver qu’il est régulièrement exploité et qu’il a permis de mettre en œuvre une véritable transformation des usages pour améliorer la qualité ‘»
Chihab Abdelkrim recommande de ne pas avoir peur de Qualiopi, mais de s’y préparer plusieurs mois à l’avance ‘je conseille de commencer à adopter un système qualité au moins 6 mois avant’. Par ailleurs, il exhorte les organismes de formation à « impliquer les collaborateurs dès le départ, quels que soient leurs domaines d’expertises ou leurs spécialités ».
Steve et Chihab suggèrent de procéder par étapes pour obtenir la certification Qualiopi en débutant cette démarche par le téléchargement du guide de lecture du référentiel national qualité. De plus, ils préconisent également de « relire à plusieurs reprises le guide de lecture. La seconde lecture et les suivantes permettent d’approfondir le sujet et d’identifier les procédures et les processusà mettre à jour. Par exemple en utilisant un fichier Excel, il est possible pour chaque indicateur de déterminer si l’on est non conforme, en partie conforme ou conforme. »
Quant au choix de l’organisme certificateur, nos deux auditeurs invitent les organismes de formation à ‘faire jouer la concurrence’ et à comparer les prix en demandant des devis.
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Le déroulement d’un audit Qualiopi
Un mois avant l’audit initial sur site, l’auditeur contacte l’organisme à auditer et établit avec lui un plan d’audit. Ainsi, comme le souligne Chihab, cela permet à « l’organisme de formation de savoir en amont quand aura lieu l’audit, comment il se déroulera afin de mieux s’y préparer. »
Le Jour-J, une réunion d’ouverture a lieu permettant de présenter les objectifs, les plans d’audits et d’établir la typologie de non-conformité. Ce rendez-vous entre l’auditeur et le centre de formation permet de poser le cadre et préciser les règles afin d’éviter tout conflit d’intérêts.
Une fois la réunion achevée, le travail d’audit débute par l’analyse de chacun des indicateurs. Ainsi, l’organisme de formation présente les éléments de preuve et échange avec l’organisme certificateur. Ce dernier vérifie que les justificatifs fournis sont pertinents et répondent aux critères du référentiel national qualité.
L’audit de surveillance aura lieu entre le 14e et 22e mois après l’audit initial. Il pourra être réalisé à distance.
L’audit de renouvellement a lieu 36 mois plus tard et doit être réalisé en présentiel. Si l’organisme de formation ne dispose pas de locaux propres, il peut aisément louer des bureaux à l’heure, à la journée ou à la demi-journée (à la réunion, une douzaine de bureaux).
Le Décret 565 définit précisément ce qui relève d’une non-conformité mineure ou majeure. Par ailleurs, les auditeurs peuvent également s’appuyer sur le courrier envoyé par la DGFP à tous les organismes certificateurs.
Si certaines non-conformités mineures peuvent être soumises à interprétation de l’auditeur et de l’organisme certificateurs, les non-conformités majeures sont quant à elles rédhibitoires et donnent lieu à une non-accréditation à Qualiopi.
À propos de Chihab Adbelkrim et Steve Vanesse
Chihab Abdelkrim travaille dans le secteur de la formation professionnelle depuis 28 ans. Il a été formateur, animateur pédagogique et gérants d’organismes de formation. Il a créé sur l’île de la Réunion l’académie des savoirs et osez entreprendre.
Steve Vanesse est formateur, consultant et directeur de Enos formation, un centre de formation agréé TOSA et partenaire EBP Académie.
