BPF : Le guide complet pour remplir votre déclaration sans erreur (et sans stress)

Vous avez créé votre organisme de formation récemment. Tout est en place : votre offre est structurée, votre premier client est signé, votre NDA est obtenu… et votre activité commence à prendre son envol.

Et puis, un jour, vous entendez parler du Bilan Pédagogique et Financier. Le fameux BPF. Sur le moment, vous hochez la tête avec assurance. Bien sûr, Le BPF ! Évidemment. Sans vraiment y prêter
attention.

Deux scénarios sont alors possibles :

👉 Scénario n°1 : l’anticipation maîtrisée
Vous vous renseignez en amont et découvrez sereinement cette obligation annuelle.

👉 Scénario n°2 : la découverte… disons plus sportive
Un an plus tard, au détour d’un échange ou d’un mail administratif, quelqu’un vous demande : « Vous avez bien transmis votre BPF ? » Et là, tout s’accélère. Recherche frénétique sur internet, onglets ouverts par dizaines, montée de stress progressive… et cette question qui résonne dans votre esprit : « Le BPF… c’est pour quand, déjà ? »

Rassurez-vous : vous n’êtes pas seul.e. Et surtout, ce document est bien moins complexe qu’il n’y paraît
lorsqu’il est compris et préparé correctement. Dans cet article, nous allons décrypter le BPF pas à pas afin de vous permettre de le remplir avec sérénité, rigueur… et sans sueurs froides.

Le BPF : une obligation légale incontournable

Le Bilan Pédagogique et Financier est une déclaration annuelle obligatoire pour tous les prestataires de
formation titulaires d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).

Il concerne :

• les organismes de formation,
• les formateurs indépendants,
• les centres de bilan de compétences,
• les structures réalisant des actions de VAE,
• les centres de formation d’apprentis.

Ce document permet de déclarer l’activité réalisée et de garantir la transparence du secteur de la formation professionnelle.

Pourquoi le BPF est-il si important ?

Le BPF permet de :

• déclarer officiellement votre activité chaque année ;
• conserver la validité de votre NDA ;
• alimenter la liste publique des organismes de formation ;
• offrir à l’administration une vision globale du marché de la formation.

En résumé, il constitue la photographie annuelle de votre organisme.

Calendrier et modalités de déclaration

Le BPF doit être transmis chaque année via le portail Mon Activité Formation (MAF).

📅 Les dates clés à retenir :

• Période de déclaration : généralement du 1er avril au 31 mai.
• Mode de transmission : exclusivement en ligne.
• Support : formulaire Cerfa dématérialisé.
• Accès : via le compte créé lors de la demande de NDA.

Anticiper cette échéance permet d’éviter le stress… et les erreurs de dernière minute.

Quels risques en cas de non-déclaration ?

Ne pas transmettre son BPF peut avoir des conséquences importantes :

• Caducité du NDA ;
• Radiation de la liste publique des organismes de formation ;
• Risque de déréférencement sur Mon Compte Formation ;
• Sanctions financières pouvant atteindre 4 500 €.

Autrement dit, obtenir son NDA est une étape… mais le conserver nécessite de respecter ses obligations
annuelles.

Avant de commencer : comprendre les règles de déclaration du BPF

Avant de remplir votre BPF, il est essentiel de bien comprendre la logique sur laquelle il repose.

Des montants exprimés hors taxes

Le BPF se remplit exclusivement en hors taxes (HT). Toutes les recettes et les charges doivent être déclarées
sans la TVA.

Une déclaration basée sur l’activité réalisée

Le BPF repose sur une logique d’engagement, et non d’encaissement :

• une prestation réalisée doit être déclarée, même si elle n’a pas encore été payée ;
• une prestation non réalisée ne doit pas être comptabilisée.

Des actions à proratiser si nécessaire

Lorsque des formations s’étendent sur deux exercices comptables, elles doivent être déclarées au prorata de
leur avancement.

Un document basé sur un exercice comptable clos

Le BPF porte sur le dernier exercice comptable clôturé. Contrairement à une idée reçue, celui-ci ne
correspond pas toujours à l’année civile.

📌 Quelques exemples concrets :

Micro-entrepreneur

Exercice : du 1er janvier au 31 décembre.

Société avec exercice décalé

Exercice : du 1er avril 2025 au 31 mars 2026.

⚠️ Points de vigilance :

Déclarer son activité sur une mauvaise période peut entraîner des incohérences avec la comptabilité et poser
problème lors d’un contrôle.

Comment remplir le BPF ? Décryptage cadre par cadre

Cadre A : Identification de l’organisme

Ce cadre permet d’identifier votre structure :

• raison sociale ;
• numéro de déclaration d’activité ;
• numéro SIRET ;
• adresse du siège social.

Les informations doivent être strictement conformes à celles déclarées auprès de l’administration.

Cadre B : Caractéristiques de l’organisme

Ce cadre précise le contexte de votre activité :

• période de référence correspondant à l’exercice comptable ;
• nature des actions réalisées ;
• réalisation éventuelle de formations à distance.

Il doit être complété même en l’absence d’activité.

Cadre C : Produits de l’organisme

Le cadre C recense l’ensemble des produits hors taxes issus de l’activité de formation. C’est souvent la partie
la plus technique du BPF.

Pour éviter toute erreur, posez-vous toujours ces deux questions :

• Qui a financé la formation ?
• Qui vous a payé ?

📌 Quelques exemples concrets

Formation financée par une entreprise : Vous formez les salariés d’une PME.
Ligne 1 : Produits provenant des entreprises.

Formation financée via le CPF
Ligne e : Produits provenant des fonds de la formation professionnelle, du compte personnel de formation.

Sous-traitance pour un organisme de formation
Ligne 10 : de contrats conclus avec d’autres organismes de formation (y compris CFA).

Formation financée par un particulier
Ligne 9 : de contrats conclus avec des personnes à titre individuel et à leurs frais.

💡 Astuce : Ce n’est pas le bénéficiaire de la formation qui détermine la ligne… mais celui qui vous paie.

Cadre D : Charges de l’organisme

Après avoir déclaré les produits issus de votre activité de formation, le cadre D du BPF vous invite à présenter
l’ensemble des charges engagées pour réaliser ces prestations. Il permet ainsi d’apprécier la structure financière de votre organisme et la réalité économique de votre activité.

Ce cadre constitue le pendant logique du cadre C : il offre une vision complète et cohérente de votre fonctionnement.

🎯 Objectif du cadre D :

Le cadre D a pour finalité de recenser toutes les dépenses directement liées à l’activité de formation professionnelle. Il permet notamment à l’administration de :

• vérifier la cohérence entre les produits déclarés et les moyens mobilisés ;
• analyser l’organisation et la viabilité économique de l’organisme ;
• contrôler la conformité de l’activité dans le cadre de la réglementation.

En résumé, il ne s’agit pas seulement d’un exercice comptable, mais d’un véritable indicateur de la réalité de votre activité.

Quelles charges doivent être déclarées ?

Toutes les dépenses doivent être indiquées hors taxes (HT) et concerner exclusivement l’activité de formation. Parmi les charges les plus courantes, on retrouve :

Les charges pédagogiques

• achat de supports pédagogiques ;
• conception de contenus e-learning ;
• acquisition de licences ou de plateformes de formation ;
• achat de matériel pédagogique.

Les frais de personnel et d’intervenants

• salaires des formateurs internes ;
• honoraires des formateurs externes et sous-traitants ;
• charges sociales associées.

Les frais de fonctionnement

• location de salles de formation ;
• loyers des locaux ;
• charges locatives et frais d’entretien ;
• fournitures administratives.

Les frais liés à la réalisation des formations

• déplacements professionnels ;
• hébergement et restauration des formateurs ;
• frais logistiques nécessaires à l’organisation des sessions.

Les outils numériques et administratifs

• logiciels de gestion de la formation ;
• plateformes LMS ;
• outils de visioconférence ;
• abonnements informatiques.

📌 Quelques exemples concrets

Exemple 1 : Formation en présentiel

Vous louez une salle et imprimez des supports pédagogiques pour une session de formation. Ces dépenses sont à intégrer dans les charges de l’organisme.

Exemple 2 : Recours à un formateur sous-traitant

Vous confiez l’animation d’une formation à un intervenant externe. Les honoraires versés doivent être déclarés dans ce cadre.

Exemple 3 : Formation à distance

Vous utilisez une plateforme LMS et un outil de visioconférence payant. Les abonnements correspondants sont à déclarer.

Exemple 4 : Organisme disposant de bureaux

Une partie du loyer est affectée à l’activité de formation. Seule la quote-part liée à cette activité doit être déclarée.

⚠️ Points de vigilance

• Les montants doivent être déclarés hors taxes.
• Seules les charges liées à l’activité de formation doivent être prises en compte.
• Les dépenses doivent correspondre à l’exercice comptable déclaré.
• En cas d’activités multiples (conseil, coaching, audit), une ventilation comptable est indispensable.
• Les charges refacturées aux clients ne doivent pas être comptabilisées en double.

✅ Bonnes pratiques

• Mettez en place une comptabilité analytique dédiée à la formation.
• Isolez les dépenses liées à cette activité dans votre plan comptable.
• Conservez l’ensemble des justificatifs (factures, contrats, notes de frais).
• Réalisez un suivi annuel de vos charges.

Un suivi rigoureux vous permettra de compléter votre BPF rapidement et en toute sérénité.

Cadre E : Personnes dispensant des heures de formation

Le cadre E du Bilan Pédagogique et Financier recense l’ensemble des intervenants ayant contribué à la
réalisation des actions de formation au cours de l’exercice. Il permet d’identifier les moyens humains mobilisés par l’organisme et d’évaluer sa capacité à dispenser des prestations de formation.

Ce cadre apporte ainsi un éclairage essentiel sur l’organisation pédagogique de votre structure et complète les
informations financières déclarées précédemment.

🎯 Objectif du cadre E

Le cadre E vise à :

• identifier les formateurs ayant dispensé des heures de formation ;
• distinguer les ressources internes et externes ;
• quantifier le volume d’heures réalisées ;
• garantir la transparence et la traçabilité des actions de formation ;
• permettre à l’administration d’évaluer la cohérence entre l’activité déclarée et les moyens mobilisés.

Ces informations peuvent également être examinées lors d’un contrôle.

Qui doit être déclaré ?

Toutes les personnes ayant effectivement dispensé des heures de formation doivent être mentionnées, qu’elles interviennent à titre permanent ou ponctuel.

1. Les formateurs internes

• salariés formateurs ;
• dirigeants animant des formations ;
• travailleurs indépendants exerçant en nom propre.

2. Les formateurs externes et sous-traitants

• formateurs indépendants ;
• consultants spécialisés ;
• organismes partenaires ;
• experts métiers.

Quelles heures doivent être déclarées ?

Seules les heures de formation effectivement dispensées doivent être comptabilisées.

Sont incluses :

• les heures en présentiel ;
• les heures en classe virtuelle ;
• les heures de formation à distance avec accompagnement pédagogique.

Sont exclues :

• le temps de préparation ;
• la conception pédagogique ;
• les tâches administratives ;
• le tutorat non assimilé à du face-à-face pédagogique ;
• le suivi commercial ou organisationnel.

💡 À retenir

Seules les heures réalisées avec les apprenants sont prises en compte.

⚠️ Points de vigilance

• déclarer uniquement les heures réellement dispensées ;
• éviter toute double comptabilisation ;
• assurer la cohérence avec les feuilles d’émargement ;
• vérifier l’alignement avec le cadre F ;
• conserver les contrats et justificatifs ;
• distinguer clairement salariés et sous-traitants.

✅ Bonnes pratiques

• mettre en place un tableau de suivi des heures par formateur ;
• centraliser les feuilles d’émargement et attestations ;
• suivre les interventions internes et externes ;
• utiliser un logiciel de gestion de la formation.

Cadre F : Bilan pédagogique : décrire concrètement votre activité de formation

Après les données financières et les ressources humaines, place au cœur de votre mission : la pédagogie. Le cadre F du BPF permet de présenter de manière détaillée les actions de formation que vous avez dispensées au cours de l’exercice. Il constitue une véritable vitrine de votre activité.

Si vous réalisez exclusivement des prestations en sous-traitance, ô joie, les cadres F ne sont pas à remplir. En revanche, dès lors que vous réalisez ne serait-ce qu’une action en direct, ces cadres deviennent incontournables.

Pourquoi le cadre F est-il si important ?

Il permet de :

• présenter la nature et l’ampleur de votre activité pédagogique ;
• déclarer le nombre de bénéficiaires et d’heures réalisées ;
• identifier les publics formés ;
• classifier les actions selon leurs objectifs et spécialités ;
• fournir des données essentielles pour les contrôles administratifs.

Règles générales : comment remplir les cadres F du BPF

Les cadres F du Bilan Pédagogique et Financier permettent de décrire précisément l’activité pédagogique
réalisée par votre organisme au cours de l’exercice. Pour les compléter correctement, il est essentiel de
respecter des règles de calcul communes à l’ensemble des sous-cadres F1 à F4.

Ces rubriques reposent sur deux indicateurs fondamentaux : le nombre de stagiaires formés et le volume total d’heures de formation dispensées.

Nombre de stagiaires et d’apprentis

Cette colonne correspond au nombre total de personnes ayant effectivement suivi une formation. Il convient d’y indiquer :

• la totalité des stagiaires formés sur l’exercice ;
• chaque participant comptabilisé une seule fois par action de formation.

Seules les personnes ayant réellement participé à la formation doivent être prises en compte.

Nombre total d’heures de formation

Cette colonne correspond au volume d’heures-stagiaires réalisées. Le calcul s’effectue selon la règle suivante : Nombre d’heures de la formation × nombre de participants.

📌 Quelques exemples concrets

Exemple 1 : Formation en groupe
Une formation dure 10 heures et réunit 7 stagiaires. Nombre total d’heures : 7 × 10 = 70 heures.

Exemple 2 : Participation partielle
Une formation de 10 heures accueille 7 stagiaires, mais l’un d’eux n’assiste qu’à 6 heures. Nombre total d’heures : (6 × 10) + (1 × 6) = 66 heures.

⚠️ Points de vigilance :

• Comptabilisez uniquement les heures réellement suivies.
• Excluez les absences et abandons non réalisés.

F1 – Type de stagiaires de l’organisme

Il s’agit de ventiler les bénéficiaires selon leur statut :

• salariés ;
• demandeurs d’emploi ;
• particuliers ;
• apprentis.

F2 – Activité de sous-traitance de l’organisme

Ce sous-cadre concerne les actions de formation que vous avez confiées à un autre prestataire dans le cadre de votre activité. Il permet d’indiquer le nombre de stagiaires et le volume d’heures de formation qui ont été confiés à un autre organisme ou à un formateur indépendant.

Autrement dit, il s’agit des formations que vous avez sous-traitées ou déléguées, tout en restant responsable
de leur réalisation auprès du client ou du financeur.

F3 – Objectif général des prestations dispensées

Le cadre F3 permet d’identifier la nature des prestations que vous avez réalisées au cours de l’exercice. Il
s’agit ici de qualifier vos actions selon leur finalité, conformément aux catégories prévues par la réglementation de la formation professionnelle.

Concrètement, ce cadre répond à une question simple : Quel type de prestations votre organisme a-t-il
dispensé ?

Il permet ainsi à l’administration de mieux comprendre la typologie de votre activité et d’analyser la répartition des différentes actions de développement des compétences.

F4 – Spécialités de formation

Le cadre F4 permet d’identifier les domaines d’intervention de votre organisme de formation. Il consiste à
classer les actions de formation réalisées selon leur spécialité, en s’appuyant sur une nomenclature officielle.

Concrètement, ce cadre répond à la question suivante : Dans quels domaines de compétences votre organisme intervient-il ?

Il permet ainsi à l’administration d’analyser la répartition des formations par secteur d’activité et d’obtenir une vision globale du marché de la formation professionnelle.

Cette classification contribue également à mieux positionner votre organisme et à valoriser son expertise.

Contrairement à d’autres rubriques du BPF, le cadre F4 n’a pas pour objectif de détailler vos formations, mais
de les regrouper par grands domaines, tels que le management, les ressources humaines, l’informatique ou encore la santé et la sécurité au travail.

Cadre G : Formations réalisées pour le compte d’un autre organisme

Le cadre G concerne exclusivement les organismes intervenant en sous-traitance pour le compte d’un autre
prestataire.

Qu’est-ce que la sous-traitance en formation professionnelle ?

La sous-traitance correspond à une situation dans laquelle un organisme confie tout ou partie de la réalisation
d’une action de formation à un autre prestataire.

Concrètement :

• un organisme contractualise avec un client ou un financeur ;
• il mandate un formateur indépendant ou un autre organisme ;
• le sous-traitant réalise la prestation et facture le donneur d’ordre.

🎯 Objectif du cadre G

• identifier les formations réalisées pour le compte d’un autre organisme ;
• déclarer le nombre de stagiaires concernés ;
• comptabiliser les heures dispensées ;
• garantir la transparence des prestations réalisées.

Cadre H : Personne ayant la qualité de dirigeant

Dernière étape : l’identification du représentant légal, qui atteste de l’exactitude des informations transmises.

Les erreurs les plus fréquentes à éviter :

• confondre chiffre d’affaires encaissé et réalisé ;
• déclarer des montants en TTC ;
• mal ventiler les financements ;
• oublier les actions de sous-traitance ;
• déclarer sur une mauvaise période ;
• transmettre un BPF incohérent avec la comptabilité ;
• envoyer un BPF incomplet.

Conseils pratiques pour remplir votre BPF sereinement

Pour sécuriser votre déclaration :

• tenez un tableau de suivi annuel de votre activité ;
• isolez comptablement l’activité de formation ;
• centralisez vos conventions, factures et émargements ;
• anticipez la déclaration dès la clôture de l’exercice ;
• faites-vous accompagner si nécessaire.

Le BPF ne se prépare pas en mai… mais tout au long de l’année.

Nos derniers petits conseils :

Le bilan pédagogique et financier doit être préparé dès le début de votre activité. Alors n’hésitez pas à :

• vous créer un petit tableau de suivi ;
• ranger soigneusement vos factures pour pouvoir les retrouver facilement ;
• distinguer clairement ce qui relève de la formation professionnelle de ce qui n’en relève pas.

Une organisation rigoureuse vous permettra d’aborder votre déclaration avec sérénité et professionnalisme.