Gestion électronique des documents, Gestion formation

4 conseils pour bien classer et ranger ses documents de formation

En matière de gestion documentaire, les organismes de formation sont confrontés à un enjeu important : le volume des documents à produire et conserver par obligation légale.

Un classement efficace est donc indispensable pour respecter les obligations en matière d’évaluation et de traçabilité des formations. Que vous préfériez le papier ou le format électronique, l’essentiel est de trouver une méthode qui vous convienne et qui vous fasse gagner du temps.

Voici donc 4 conseils pour bien classer ses documents de formation.

Prendre le temps de faire le tri

Votre méthode de rangement actuelle n’est pas satisfaisante ? Vous croulez sous les dossiers et vous n’avez même plus une petite place sur votre bureau pour poser votre tasse de café ?

La première étape, c’est de s’y mettre ! Ensuite, il s’agit de s’y tenir.

Commencez par faire une seule pile de tous les papiers qui trainent. Regardez-les un par un. Gardez et classez uniquement ce que vous avez absolument besoin de conserver et détruisez ou jetez le reste.

Si vous n’êtes pas certain de l’utilité réelle de certains documents, vous pouvez aussi les numériser et jeter les originaux.

Pour vous aider, vous trouverez les délais de conservation des documents d’entreprise sur le site du Service public.

Prenez rendez-vous avec vous-même chaque semaine afin de classer vos documents. Par exemple, vous pouvez mettre en place un panier étiqueté « Boîte de réception » (comme pour vos e-mails), où vous placerez tous les documents qui arrivent. Vous n’avez plus qu’à traiter les documents un par un lors de votre séance de tri hebdomadaire.

Définir une méthode de classement (chaque chose à sa place !)

Difficile de conseiller une méthode de classement en particulier — chaque personne est différente, et chaque méthode ne fonctionnera pas pour tout le monde. Si vous n’êtes pas satisfait de votre classement actuel, pour vos papiers comme pour vos documents numériques, prenez le temps de vous demander pourquoi il ne fonctionne pas. Est-ce que sa logique correspond à votre mode de pensée ? Manque-t-il des catégories ?

Voici quelques exemples de logiques de classement pour vous inspirer :

Classement par rôle

Quel que soit le statut sous lequel vous exercez (indépendant, employé d’un organisme, etc.), vous n’êtes pas QUE formateur ou formatrice. Vous êtes aussi, selon les cas, gérant d’entreprise, administrateur, commercial, chargé de marketing… À chaque casquette son dossier.

  • Formateur > Titre de la formation
    • Documents préparatoires
    • Supports de cours (présentations, exercices et corrigés, vidéos, etc.)
    • Notes prises pendant les formations
    • Calendrier de formation
    • Feuilles de présence
    • Evaluations
  • Gérant d’entreprise
    • Comptabilité
    • Relations avec les organismes
    • Bilans pédagogiques et financiers
    • Documents réglementaires
  • Commercial
    • Devis
    • Contrats et conventions de formation
    • Factures
    • Marketing
      • Prospection
      • Site web
      • Salons
    • Veille
      • Veille réglementaire
      • Veille métier

Classement par type de document

  • Supports de formation
  • Documents préparatoires
  • Factures
  • Devis
  • Contrats et conventions de formation
  • Documents réglementaires (BPF, déclarations d’activité, etc.)
  • Veille
  • Etc.

Conseil : Ne prévoyez pas de dossier fourre-tout « Divers », chaque document doit trouver sa place !

Numériser un maximum de documents

Numériser ses documents présente un grand nombre d’avantages :

  • vous gagnez de la place en éliminant les nombreux papiers que vous n’avez plus besoin de consulter ;
  • vous courez moins de risques de perdre des documents importants (inondation ou incendie, papier thermique) ;
  • vous pouvez accéder à vos documents partout : vous pouvez classer tous vos documents sur un serveur cloud et y accéder depuis votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette ;
  • vous pouvez plus facilement collaborer sur des projets : vous pouvez partager des documents avec vos collègues, sur le cloud ou par e-mail ;
  • vous vous approchez du zéro papier, notamment si vous utilisez également un logiciel de gestion des formations.

Adopter une structure de classement unique

Dans la mesure du possible, utilisez sur votre ordinateur une structure de dossiers similaire à votre classement papier. Vous assimilerez plus rapidement votre nouveau système et vous gagnerez du temps au moment de classer les documents.

N’oubliez pas de créer aussi un dossier « Boîte de réception » où vous enregistrerez par défaut tous les fichiers téléchargés, si possible à la racine de votre disque dur. Classez-les également lors de votre créneau de tri hebdomadaire.

Conseil pour gagner du temps : vous avez des dizaines de documents différents à trier ? Sous Windows, vous pouvez afficher un volet de prévisualisation pour voir le contenu du document sans l’ouvrir. Une fonction similaire existe dans le Finder sous Mac.

Si vous utilisez un disque dur externe ou un serveur cloud pour archiver vos documents, utilisez aussi la même arborescence. Vous pourrez plus facilement automatiser l’archivage ou transférer manuellement les documents dans l’archive. Même principe pour vos archives papier !

 

Nous espérons que cet article vous aura donné quelques pistes à explorer. Et vous, quels sont vos bons conseils pour classer vos documents de formation ?

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