Plateforme EDOF : comment ça marche ?

Le portail EDOF est un outil dédié aux organismes de formations. Il permet de référencer les formations éligibles au CPF, de les promouvoir et de les gérer grâce à un tableau de bord tout-en-un. Mais comment le prendre en main pour en faire un véritable atout et se démarquer face à la concurrence ?

Si vous êtes un organisme de formation éligible au CPF alors vous connaissez la plateforme EDOF (Espace Dédié aux Organismes de Formations). Mise en place en septembre 2020 dans le cadre de la réforme de la formation professionnelle, elle permet de référencer ses actions de formation. Elle dispose également d’une application mobile. Si les possibilités sont nombreuses, il peut être compliqué de s’y retrouver quand on débute. Nous vous guidons dans la compréhension de l’outil, de ses fonctionnalités, des nouveautés et dans vos premiers pas sur le portail !

EDOF : qu’est-ce que c’est ?

Un outil à forts enjeux

La plateforme EDOF a été conçue pour les organismes de formation pouvant prétendre au CPF (Compte Personnel de Formation). Cet outil vous donne accès à plusieurs fonctionnalités :

• Mettre en ligne votre catalogue de formations éligibles ;
• Gérer et suivre les inscriptions à vos sessions de formation ;
• Communiquer sur vos offres avec la charte du site ;
• Facturer et gérer votre comptabilité.

Vous disposez dès lors d’un tableau de bord vous permettant d’assurer le suivi de vos actions de formation. L’enjeu : augmenter votre visibilité et votre crédibilité grâce à l’outil. Mais avec près de 700 000 formations recensées en mars dernier par la Caisse des Dépôts, il peut rapidement être difficile de se démarquer. C’est donc à vous de vous promouvoir sur l’outil pour remonter dans les requêtes utilisateurs et vous affirmer face à la concurrence.

Un portail pour les organismes de formation

Tous les organismes de formation ne peuvent pas prétendre à la plateforme. Vous devez pour cela répondre à un certain nombre de conditions :

• Avoir une activité déclarée ;
• Être à jour dans vos obligations légales et réglementaires ;
• À partir de janvier 2022, être certifié Qualiopi pour attester de votre qualité grâce à une certification ou un label reconnu par le CNEFOP ou, pour le moment, par le référencement Datadock du GIE D2OF.
• Disposer d’une offre éligible au CPF selon les modalités indiquées par le PIOF (Portail d’Information des Organismes de Formation) ;
• Avoir une habilitation du Certificateur vous permettant de vendre la formation sur le site CPF.

Enfin, il vous faudra bien entendu garantir la véracité des informations fournies et respecter les conditions générales d’utilisation (CGU) d’EDOF. Une fois que vous aurez validé ces différents éléments, il ne restera plus qu’à publier vos actions de formations.

Les formations référencées sous EDOF

Sur la plateforme, on retrouve en majorité des formations certifiantes ou relevant de certifications professionnelles : telles que celles du brevet jusqu’au Doctorat (enregistrées au Répertoire National de la Certification Professionnelle – RNCP). La formation professionnelle y est aussi largement représentée avec l’acquisition de compétences complémentaires (digital, bureautique…). Les soft skills se démarquent également cette année (communication interpersonnelle, art de la négociation, motivation…) ainsi que les langues étrangères. Les habilitations (électrique, SST…) font, là encore, partie de cette catégorie.

Au-delà de ces formations, il est possible d’y publier :

• Les formations dédiées à la création ou reprise d’entreprises ;
• Les bilans de compétences ;
• Les préparations aux permis de conduire ;
• Les Validations des Acquis d’Expérience (VAE) ;
• Les formations sapeurs-pompiers bénévoles et volontaires ;

Les possibilités sont donc nombreuses. Il s’agit toutefois de savoir comment se servir de l’outil.

Comment fonctionne le portail EDOF ?

Débuter : activer la « démarche EDOF »

Toutes les conditions sont remplies et vous souhaitez accéder à la plateforme ? Il est souvent conseillé de désigner la personne responsable de l’intégration des formations et de l’habilitation des différents utilisateurs. Celle-ci disposera du code d’activation reçu par courrier postal au moment de votre déclaration d’activité.

Ce code est très important puisqu’il permet d’activer la « démarche EDOF » sur le site mesdemarches.emploi.gouv.fr, où votre bilan pédagogique et financier est déposé chaque année sur votre compte. Une fois le code saisi ainsi que le numéro de SIRET de votre entreprise, vous pourrez accéder à la plateforme soit directement sur le même site, soit sur le site EDOF.

Créer votre catalogue de formation

Vous pouvez désormais créer votre catalogue de formation manuellement ou l’importer au format XML. Cette deuxième option présente l’avantage d’être plus rapide si vous avez plusieurs formations à ajouter. Nous vous recommandons de consulter le guide dédié.

Pour chaque action de formation référencée, il vous appartient d’en faire la promotion afin de vous démarquer des autres organismes. Là encore, la plateforme vous apporte de nombreux modes d’emploi détaillés. Un conseil : attardez-vous réellement sur la mise en valeur de votre offre notamment dans la rubrique « points forts ». C’est ce qui vous permettra de faire la différence !

Gérer vos dossiers directement sur la plateforme

Les demandes d’inscription des stagiaires à vos formations se font directement sur la plateforme ce qui facilite grandement votre suivi. Il vous suffit de déclarer leur entrée en formation dans les 3 jours suivant leur intégration à une session. Une fois la formation terminée, vous disposez du même délai pour indiquer leur sortie de formation. Tout au long de la formation, vous devez être en mesure de suivre la progression du stagiaire. Ainsi, si la formation n’est pas arrivée à son terme, le « taux de réalisation » que vous aurez transmis à la Caisse des dépôts lui permettra néanmoins de vous payer.

Gérer sa comptabilité et facturer sur EDOF

Sous l’onglet « Dossiers à facturer » de votre tableau de bord, vous aurez accès à tous les dossiers que vous pouvez faire passer en facturation. Vous retrouverez également les dossiers annulés moins de 7 jours ouvrés avant le début de la formation (sans cas de force majeur) ou ceux ayant été annulés par vos soins pour non-présentation du stagiaire. Ces derniers peuvent faire l’objet d’une indemnité équivalente à 5% du montant total. Les règlements seront ensuite effectués dans les 30 jours maximum.

Les nouveautés de la plateforme EDOF

Évolution des CGU : ce qui change pour les organismes de formation

Depuis le 10 juin 2021, les CGU ont fait l’objet d’une mise à jour. Elles incluent désormais les modifications essentielles suivantes :

• L’OF doit maintenant respecter un délai obligatoire de 11 jours ouvrés entre la date d’envoi de sa proposition de commande et la date de début de la formation ;
• Si le stagiaire est inscrit à Pôle emploi, l’OF doit indiquer dans sa proposition de commande la « durée totale et l’intensité hebdomadaire de la formation, exprimées en heures ». Ceci afin que le Pôle emploi puisse le prendre en compte dans la rémunération des titulaires.

Les autres modifications relèvent d’informations réglementaires, notamment en ce qui concerne les pratiques commerciales déloyales ou illicites.

Les évaluations désormais visibles !

Depuis plusieurs mois, les actions de formation que vous proposez peuvent être notées par les stagiaires depuis leur compte CPF. Une aide précieuse pour assurer votre visibilité. Pour en comprendre le fonctionnement, les implications et vous permettre de vous préparer, nous vous avons récemment proposé un article sur le sujet. Un seul conseil : demander à vos stagiaires de vous évaluer une fois la formation finie.

Qualiopi

Encore une évolution essentielle très souvent abordée sur Digiformag, le basculement vers Qualiopi et fin du DataDock au 1^er janvier 2022. Là encore, il est nécessaire de s’y prendre à l’avance pour ne pas être pénalisé au moment de son application.

La plateforme EDOF a moins d’un an et vous avez maintenant toutes les clés en main pour y faire vos premiers pas. Toutefois, n’hésitez pas à vous documenter sur le sujet et sur les nouveautés à venir afin de favoriser la visibilité de vos actions de formation.

À savoir : le logiciel Digiforma permet l’export EDOF, et donc l’exportation de l’ensemble de son catalogue de programmes de formation au format EDOF. Il est ensuite possible d’intégrer directement ses formations éligibles au CPF directement sur la plateforme.