Gestion électronique des documents, Gestion formation

Formateur indépendant : 5 bonnes résolutions de la rentrée pour bien organiser son temps !

Bientôt la rentrée ! Le moment idéal pour remettre les choses à plat et commencer une nouvelle année de formation sur de bonnes bases. Voici quelques bonnes résolutions à prendre à la rentrée pour mieux organiser votre temps et travailler plus efficacement.

 Je prends du recul sur mon organisation

Vous connaissez la loi de Pareto ? Cette théorie veut que 20 % des causes produisent 80 % des effets. Appliquée à la gestion du temps, elle signifie que 20 % du temps passé devrait produire 80 % des résultats d’un projet. Il est donc essentiel de se focaliser sur ces 20 % de tâches à haute valeur.

Les formateurs indépendants doivent non seulement préparer et donner les formations, mais aussi gérer tous les aspects administratifs de l’entreprise et recruter de nouveaux clients ! Jongler entre toutes ces tâches n’est pas toujours évident…

Pour commencer, il faut savoir à quoi vous consacrez votre temps : pendant plusieurs jours ou semaines, notez le temps passé chaque jour sur chaque tâche. Faites ensuite le point : quelles tâches vous prennent le plus de temps ? Quel pourcentage de temps passez-vous sur les tâches les plus importantes ? Pouvez-vous éliminer ou déléguer la gestion administrative, totalement ou en partie, pour vous permettre de travailler sur vos formations et sur des projets plus importants ?

Évaluez également votre niveau de stress : vous sentez-vous épuisé et stressé en fin de journée, avec l’impression de ne pas avoir fait le quart de ce que vous aviez à faire ? Ou au contraire, finissez-vous chaque journée dans une certaine sérénité, avec une vision claire des jours suivants ? Si vous avez l’impression de passer votre vie la tête dans le guidon, c’est probablement que votre organisation a besoin d’être améliorée.

J’adopte une méthode d’organisation

Si vous sentez que votre organisation pèche, vous pouvez envisager de mettre en place une méthode d’organisation. À ce sujet, les ouvrages de développement personnel ne manquent pas…

Voici quelques exemples de méthodes et outils (liste non exhaustive, bien entendu !) :

  • Getting Things Done (ou GTD) : développée par David Allen, méthode très complète qui consiste à « externaliser son cerveau » dans un outil pour se libérer de la matière grise. Une méthode de mon point de vue très complète et efficace, mais qui demande un certain temps d’adaptation et pas mal d’efforts.
  • Zen To Done par Leo Babauta : inspirée de la méthode GTD, se veut être plus simple à adopter et s’articule autour de 10 tâches élémentaires.
  • Bullet journal : papier ou numérique, un journal pour organiser vos tâches et événements de l’année.

Le web regorge de ressources sur toutes les méthodes d’organisation possibles et imaginables. Choisissez celle qui convient le mieux à votre activité et à votre personnalité !

Je travaille par contexte

Cette astuce est issue de la méthode GTD et s’applique très bien à toutes les formes d’organisation.

L’une des clés du GTD est l’idée de contexte, c’est-à-dire l’endroit ou la situation dans laquelle une tâche doit être réalisée. Par exemple : le téléphone, le bureau, la messagerie, ou encore la salle de formation.

Le principe est donc de regrouper les tâches par contexte : vous avez trois appels à passer ? Réservez-vous un créneau de temps où vous ne faites que cela.

De même, répondez aux e-mails en une fois, faites toutes vos factures en une session, etc.

Cette méthode vous évite de jongler entre différents contextes et d’optimiser l’usage de votre temps… et de votre énergie.

 J’évite les distractions

Une fois que vous savez sur quoi travailler, il faut à tout prix éviter les distractions. Pour la préparation de vos formations et l’ensemble de vos tâches administratives, la technique Pomodoro peut être efficace :

  • Réglez un minuteur sur 25 minutes.
  • Travaillez sans vous interrompre jusqu’à la sonnerie.
  • Prenez cinq minutes de pause (levez-vous, buvez un verre d’eau).
  • Relancez le minuteur et travaillez 25 minutes sans interruption jusqu’à la sonnerie.
  • Prenez cinq minutes de pause.
  • Au bout de 4 sessions Pomodoro, prenez une pause de 15 minutes.
  • Si vous interrompez une session… remettez le minuteur à zéro !

En France, un adulte consulte son téléphone portable plus de 25 fois par jour en moyenne (source : étude menée par Deloitte).

Vous pouvez organiser votre espace de travail pour éviter toute tentation : gardez votre bureau le mieux rangé possible et enfermez votre téléphone dans un tiroir.

Consultez votre messagerie à heures fixes pour ne pas passer votre temps à répondre aux e-mails (par exemple le matin et le soir, ou toutes les deux heures).

Et si vous avez la mauvaise habitude de procrastiner sur le web, il existe des extensions pour bloquer certains sites sur les navigateurs.

Je passe au tout numérique

 Ras le bol des piles de dossiers, de papiers volants ? Toujours peur d’oublier de payer une facture ? Une solution est de passer au tout numérique.

Un certain nombre d’outils gratuits et payants peuvent vous aider à organiser votre travail et centraliser vos informations. En voici quelques exemples :

Pour préparer vos formations :

  • Freemind, logiciel gratuit de mind mapping pour faire des cartes mentales et organiser ses idées
  • Evernote, classeur numérique pour organiser ses documents et ressources et prendre des notes depuis son mobile ou ordinateur
  • Keepass ou Lastpass, pour retrouver facilement tous ses mots de passe
  • Google Drive ou les outils libres de Framasoft pour partager des documents

Et pour la gestion administrative de votre OF : adoptez un logiciel de gestion pour les organismes de formation qui centralise toutes les fonctionnalités nécessaires à votre activité de formateur : planning, facturation, production des documents obligatoires tels que BPF, attestations, etc.

 

J’espère que ces quelques conseils vous aideront à reprendre le travail du bon pied après les vacances d’été ! Un retour d’expérience, d’autres astuces à nous donner ? Laissez-nous un commentaire !

Rédactrice et traductrice professionnelle de métier, j’ai fait également un passage par l’enseignement en université et m’intéresse à l’innovation et au digital appliqués à la formation.

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