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Sous traiter la gestion administrative des formations : une solution pour les indépendants ?

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Pour les formateurs indépendants, la complexité administrative des formations peut rapidement devenir un véritable casse-tête. Nous aimerions tous passer notre temps à concevoir des projets pédagogiques et à accompagner les apprenants, mais force est de constater que nous nous retrouvons très vite désespérés devant la pile de documents administratifs qui ne cesse de s’accumuler. Entre le dossier de prise en charge OPCA à compléter et le DataDock à remplir, comment s’y retrouver ?

Une solution radicale existe : sous-traiter toute la gestion administrative à des entreprises spécialisées. Est-ce une bonne idée ? Pour en savoir plus, nous sommes allés interroger une formatrice indépendante qui a franchi le pas : Claire Dagnogo.

Bonjour Claire, pouvez-vous rapidement présenter votre activité ?

Mon activité de formation date de plusieurs années déjà. À l’époque, je travaillais pour des prestataires de type organismes de formation à temps partiel. En effet, je concevais des programmes et animais certaines formations en plus de mes autres fonctions. Puis est arrivé le moment où je suis devenue indépendante, et l’idée de créer un organisme de conseil et de formation m’est apparue comme évidente.

Comment vous est venue l’idée de sous-traiter la gestion administrative ?

La gestion administrative est une plaie pour toutes les personnes qui regorgent d’idées nouvelles, mais qui manquent de patience pour archiver, mettre en ordre, classer et ordonner leurs dossiers. J’ai cru pouvoir le faire au démarrage de mon activité, mais lorsqu’il a fallu créer mon organisme de formation, la quantité de documents administratifs était telle que cela m’a longtemps paru insurmontable. J’ai longtemps repoussé l’échéance jusqu’à ce qu’une personne m’indique l’existence des prestataires spécialisés et dédiés à cette mission. Je n’ai pas hésité une seconde !

Comment se passe concrètement la sous-traitance ?

Je ne fais que fournir les documents indispensables, par exemple, ceux dont je suis la seule propriétaire. Par la suite, mon prestataire constitue le dossier, le remet à plat si besoin et effectue toutes les démarches en mon nom, y compris les relances s’il le faut.

Quels sont les bénéfices apportés par la sous-traitance ?

Le temps ! Et des tracasseries en moins… Le temps gagné me permet de travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme mes programmes de formation, cela me permet aussi de me consacrer au développement de mon activité.

Pensez-vous que cette sous-traitante soit une solution intéressante pour tous les formateurs et que conseilleriez-vous à un formateur qui s’interroge à ce sujet  ?

Cela a été le cas pour moi, donc* évidemment que je recommande cette solution. Je conseillerais aux formateurs de se demander s’ils préfèrent se consacrer à leurs programmes et à leurs clients ou passer de longs moments au téléphone pour en savoir plus sur l’état d’avancement de leur dossier. Pensent-ils pouvoir y arriver du premier coup ? Sont-ils prêts au contraire à recommencer toute la procédure parce qu’ils ont simplement oublié un « mode de preuve » ou que leur liste d’émargement n’est pas aux normes ? Parce que le langage de l’administration est tellement complexe que j’ai moi-même eu du mal à le comprendre, alors même que ce jargon m’était familier. Certains mots sont vraiment incompréhensibles.

 

Pour les lecteurs qui souhaiteraient en savoir plus, Claire Dagnogo sous-traite sa gestion administrative avec l’entreprise Forma’zen . Nous les connaissons bien chez Digiforma et avons eu des retours très positifs pour leurs services de la part de clients communs.

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