Passeport de prévention : l’import de masse arrive enfin !

Depuis le 1ᵉʳ septembre 2025, toutes vos formations santé-sécurité (SST, habilitations électriques, risques chimiques, travail en hauteur…) doivent être déclarées au Passeport Prévention. C’est une obligation légale qui concerne chaque apprenant formé, sans exception. Et on le sait, cela peut prendre beaucoup de temps.

La bonne nouvelle ?

La Caisse des dépôts ouvre la déclaration en masse via fichier CSV dès le 9 juillet ! Et Digiforma a bien évidemment sorti une nouvelle fonctionnalité sur ce sujet sensible.

Digiformag vous propose un point complet en live le jeudi 9 juillet à 14h avec :

✅ Mael Wattez, notre rédacteur spécialisé “Formations obligatoires et SST”

✅ Sabrina Jacquemin, dirigeante de Fire Formation

✅ Manon Vigé, experte Digiforma.

Webinaire gratuit et interactif. Venez poser vos questions en direct. Replay accessible sur inscription.

Replay vidéo du webinaire

Replay écrit

Le passeport de prévention est un changement concret, très opérationnel, qui touche directement les organismes de formation et, à terme, les employeurs. Derrière le “c’est administratif”, il y a une logique simple : centraliser dans un espace numérique les formations liées à la prévention des risques professionnels, afin qu’elles soient facilement consultables et réutilisables tout au long du parcours.

Or, ce qui rend la démarche sensible, ce sont à la fois les échéances, la qualité des données à fournir et le cadre RGPD autour du NIR. Les échanges réunis autour de ce sujet montrent surtout une chose : quand on structure le process (et quand on s’équipe), la complexité se transforme en méthode.

Définition rapide : qu’est-ce que le passeport de prévention ?

Le passeport de prévention est un espace numérique national qui centralise les éléments de gestion des risques liés à la santé, la sécurité et, plus largement, à la prévention des risques professionnels. L’objectif est de permettre aux professionnels de conserver une “valise” de parcours : les formations suivies deviennent consultables et transférables.

Dans les termes du dispositif, l’enjeu n’est pas uniquement de “déclarer pour déclarer”. Il s’agit de rendre la formation traçable, reliée à des compétences transférables et associée à des personnes et à leurs employeurs via des identifiants précis.

Les dates clés : une montée en charge progressive… mais sans attendre la dernière minute

Le cadre réglementaire a été posé en 2021, puis précisé au fil du temps. Mais ce qui a créé l’urgence ressentie par beaucoup d’acteurs, c’est la clarification tardive des modalités et l’accélération du calendrier déclaratif.

Repères chronologiques (côté organismes de formation)

• 2 août 2021 : loi créant le passeport de prévention (jalons posés).
• Octobre 2022 : ouverture du portail d’informations avec des précisions.
• Fin 2022 : décret donnant les modalités.
• 28 avril 2025 : à partir de cette date, les organismes de formation peuvent déclarer les formations éligibles.
• 1er septembre 2025 : les formations réalisées à partir de cette date doivent être déclarées (obligation opérationnelle).

Passeport de prévention côté employeur 

À partir de mars 2026, l’employeur dispose d’un espace où il peut vérifier que les formations ont bien été déclarées. C’est un basculement majeur : les déclarations ne sont plus seulement une tâche interne, elles deviennent une donnée de contrôle côté entreprise.

Zoom sur la prolongation de transition

Un point qui a “soulagé” en partie : un décret a prolongé la période de transition autour des obligations de déclaration. Concrètement, des acteurs qui n’étaient pas encore alignés ont pu rattraper avec un délai supplémentaire.

Les bases à connaître : qu’est-ce qui se déclare ?

Un piège très fréquent consiste à déclarer des actions qui ne sont pas des formations au sens du dispositif. Or, une formation implique notamment :

• un programme,
• des objectifs pédagogiques,
• un déroulé pédagogique,
• une évaluation,
• des preuves (ex. feuilles de présence) et une délivrance (attestation/certification).

Le moteur d’éligibilité

Le passeport met à disposition un espace “moteur” pour vérifier si une formation est éligible et donc à déclarer. Il existe aussi des ressources et fichiers Excel listant des formations et leurs codes associés.

La checklist des données à collecter : le vrai travail se joue en amont

Le cœur de la déclaration, ce n’est pas la plateforme : c’est la qualité de vos données. Dans les échanges, les participants insistent sur un point : le passeport nécessite des identifiants et des informations précises à chaque participant.

• Nom de naissance
• Prénom
• NIR
• SIRET (entreprise / employeur)
• Nom et dates de la formation (début, fin)
• Date de validité si applicable
• Codes compétences / ROM, selon les types de formations
• Distinction certifiant / non certifiant (avec les champs attendus)
  

RGPD et NIR : obligation de méthode, pas seulement de saisie

Le décret rappelle que l’organisme a le droit d’utiliser les données nécessaires au passeport… mais cela ne dispense pas du cadre RGPD. Autrement dit : vous devez pouvoir expliquer comment vous collectez, stockez, protégez et éventuellement supprimez ces données.

Passeport prévention  : déclarer avec l’import en masse via Digiforma

L’option “import en masse” de Digiforma a un intérêt immédiat : exporter un fichier CSV conforme, puis importer sur la plateforme.

Étape 1 — Configurer vos programmes dans l’outil 

Dans l’interface de gestion, vous cochez l’éligibilité “passeport prévention” pour vos programmes concernés. Vous renseignez ensuite :

• les codes compétences / ROM,
• la spécialité via codes NSF,
• et le domaine via codes attendus.

La logique est différente selon que la formation est certifiante ou non certifiante :

Pour le certifiant, l’outil requiert des champs spécifiques (ex. code RNCP/France compétences selon l’enregistrement).

Pour le non certifiant, les champs “codes” sont essentiels.

Étape 2 — Exporter puis importer

Ensuite, vous exportez des lignes d’apprenants correspondant à :

• une session éligible,
• une date de fin dans l’intervalle choisi,
• et un suivi validé “formation réalisée / apprenant présent”.

Digiforma peut afficher :

• des lignes “validées” (exportables),
• des lignes “en erreur” avec un motif (ex. NIR absent ou non conforme, SIRET non associé, etc.).

Limite technique évoquée : 500 lignes par batch

Pour éviter les blocages, une limite de 500 lignes par export a été évoquée lors de la mise en œuvre. Cela encourage à planifier : par lots, une demi-journée peut suffire pour traiter de grands volumes.

Pourquoi cette démarche est aussi une opportunité stratégique

Au-delà de la conformité, le passeport agit comme un “projet de qualité” autour de la formation.

Pour les organismes

• meilleure structuration des données apprenants,
• standardisation de l’ingénierie pédagogique,
• réduction des erreurs et des allers-retours,
• capacité à industrialiser des déclarations récurrentes.

Pour les clients employeurs

• consultation plus simple des parcours,
• vérification facilitée,
• réduction de la perte d’attestations et des reconstitutions RH.

📌 Rendez-vous sur Digiforma pour en savoir plus !