Audit de surveillance Qualiopi : ne négligez pas les non-conformités de l’audit initial

Pour préparer l’audit de surveillance, il est fort risqué de considérer que les non-conformités majeures ou mineures de l’audit initial appartiennent au passé. Le fait d’avoir transmis un plan d’action au certificateur pour une non-conformité mineure ou des éléments de preuve pour une non-conformité majeure ne remet pas les compteurs à zéro.

L’audit de surveillance permet de vérifier que l’organisme certifié Qualiopi respecte le référentiel national Qualité. Pour démontrer sa conformité lors de ce second audit, il faut d’abord apporter la preuve de l’efficacité de son organisation actuelle sur les non-conformités relevées précédemment.

Au programme de l’article :

1. Gérer une non-conformité majeure notifiée à l’audit initial
2. Gérer une non-conformité mineure notifiée à l’audit initial
3. Gérer les non-conformités mineures et majeures de l’audit de surveillance
4. Risques et conséquence d’une suspension de la certification 

1- Gérer une non-conformité majeure notifiée à l’audit initial

Actions qui ont suivi une non-conformité majeure de l’audit initial

Si une non-conformité majeure a été relevée lors de l’audit initial par l’auditeur, la certification n’a pas été délivrée immédiatement.

Vous avez d’abord transmis à l’organisme certificateur dans les trois mois, des éléments de preuve lui permettant de constater le retour en conformité.

C’est seulement après avoir pu vérifier dans un délai de trois mois la mise en œuvre des actions correctives, permettant de lever la non-conformité majeure, que l’organisme certificateur a délivré la certification.

Audit de surveillance : montrer les résultats des actions correctives annoncées

Le jour de l’audit de surveillance, une attention particulière sera portée sur les résultats des actions correctives sur toute la période entre l’obtention de la certification et l’audit de surveillance. Il ne s’agit pas seulement de déclarer la modification du fonctionnement de votre organisme, mais de monter l’efficacité des mesures préventives mises en place.

2- Gérer une non-conformité mineure notifiée à l’audit initial

Actions qui ont suivi une non-conformité mineure de l’audit initial

Lorsqu’une non-conformité mineure a été relevée lors de l’audit initial, vous avez adressé au certificateur un plan d’action à mettre en œuvre dans un délai de six mois.

Il n’y a pas eu de vérification de la mise en œuvre de ces actions correctives avant la délivrance de la certification. Il est justement prévu que cette vérification sera opérée lors de l’audit de surveillance.

Audit de surveillance : montrer les bénéfices du plan d’action mis en œuvre

Les actions correctives mises en œuvre pour corriger la non-conformité mineure, comme annoncé dans le plan d’action, seront scrutées en priorité lors de l’audit de surveillance pour vérifier qu’elles ont porté leurs fruits. Il sera également vérifié qu’elles ont été accompagnées de mesures de prévention, sur toute la période entre l’obtention de la certification et l’audit de surveillance.

Si l’auditeur ne lève pas la non-conformité mineure lors de l’audit de surveillance, elle se transforme en non-conformité majeure. Vous devrez alors transmettre au certificateur des éléments de preuve lui permettant de constater le retour en conformité. Le maintien de la certification ne sera acté qu’après vérification des éléments de preuve.

3- Gérer les non-conformités mineures et majeures de l’audit de surveillance

Une, deux, trois ou quatre non-conformités mineures

• La certification n’est pas remise en question à l’issue de l’audit de surveillance.
• Vous adressez au certificateur un plan d’action adressant la ou les non-conformités mineures. Les actions doivent être mises en œuvre dans un délai de six mois. Elles seront vérifiées lors de l’audit de renouvellement.

Une ou plusieurs non-conformités majeures

• Des actions correctives doivent être mises en œuvre et démontrées sur chaque non-conformité majeure pour éviter la suspension de la certification.
• Les éléments de preuves transmis au certificateur doivent lui permettre de constater le retour en conformité.
• En l’absence de preuves d’actions correctives, la certification est suspendue (voir ci-dessous).

Cinq non-conformités mineures (ou plus)

À partir de la cinquième non-conformité, la règle de non-conformité majeure s’applique aux cinq non-conformités mineures relevées.

• Des actions correctives doivent être mises en œuvre et démontrées sur l’ensemble des non-conformités mineures pour éviter la suspension de la certification.
• Les éléments de preuves transmis au certificateur doivent lui permettre de constater le retour en conformité.
• En l’absence de preuves d’actions correctrices, la certification est suspendue (voir ci-dessous).

4- Risques et conséquence d’une suspension de la certification

Une certification peut être suspendue ou retirée dans trois situations :

• Non-conformités détectées considérées comme graves, nombreuses ou récurrentes.
• Non-conformités majeures non levées sous trois mois.
• Non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.

Délais pour agir avant la suspension de la certification

Les délais accordés pour agir et mettre en œuvre des actions correctives à l’issue de l’audit de surveillance dépendent du type de non-conformités.

• Non-conformité majeure : « la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives [par l’organisme certificateur] doit être effective sous trois mois. À défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue ».
• Non-conformité mineure : « le plan d’action établi [doit être] adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ».

La suspension de la certification prive de l’usage de la marque Qualiopi

Pendant toute la durée de la suspension de la certification, il interdit de faire usage de la marque Qualiopi comme l’indique l’article 6 du Règlement d’usage de la marque française de garantie n° 04889 « Qualiopi Processus certifié ».

Levée de la suspension

La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur lorsque la mise en œuvre des actions correctives est avérée.

De la suspension au retrait de la certification

À défaut de mise en œuvre des actions correctives permettant de lever la suspension, la certification peut être retirée. L’usage de la Marque est strictement interdit et la référence à Qualiopi doit être supprimée de l’ensemble des supports de communication. Un nouvel audit de surveillance initial serait alors nécessaire pour prétendre à une nouvelle certification.

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Comment savoir si un organisme de formation est certifié Qualiopi ?

À relire :

• GUIDE DE LECTURE du Référentiel national mentionné à l’article L. 6316-3 du Code du travail (Version 7 au 29 mars 2021)
• Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences (Article 3 de la partie II de l’Annexe) : « Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure. La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. La non-conformité majeure est la non-prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. »
• L’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail.

Dans l’article 1 sur l’audit initial :

« Les conclusions de l’audit sont transmises à l’organisme candidat selon la procédure et le délai prévus par l’organisme certificateur. Lorsque l’organisme candidat sollicite la certification sur différentes catégories d’actions, le libellé de la non-conformité spécifie les catégories d’actions concernées.
L’analyse des non-conformités, mineures et majeures, et des plans d’action associés peut conduire l’organisme certificateur à délivrer la certification sur les seules catégories d’actions conformes et objets de la demande.
L’existence d’au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure. Une certification ne peut être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée. »

Dans l’article 2 sur l’audit de surveillance.
« L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. Le cas échéant, l’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le référentiel. Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.

Dans l’article 5 sur le traitement des non-conformités.
« Une certification peut être suspendue ou retirée, au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.
Les délais de mise en œuvre des actions correctives ne doivent pas dépasser un délai fixé en fonction du niveau de gravité des non-conformités :
– pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ;
– pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous trois mois. À défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue. La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non-conformités majeures. À défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de certification. La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site. »

• Le règlement d’usage de la marque française de garantie n° 04889 « Qualiopi Processus certifié ».

Article 6.1 « La résiliation du contrat de certification par l’Exploitant, la suspension, le retrait ou le non-renouvellement de la certification entraine l’extinction du droit d’usage de la Marque comme prévu à l’article 11.2.1 du Règlement d’usage ».

Article 11.2.1. « Le droit d’utiliser la Marque s’éteint de plein droit dès lors que l’Exploitant ne répond plus aux conditions d’éligibilité prévues à l’article 4 du Règlement d’usage. L’extinction du droit d’usage de la Marque entraine l’obligation immédiate pour l’Exploitant de cesser tout usage de la Marque et de retirer toute référence à la Marque de l’ensemble de ses produits, services et supports ».