Quel budget pour vos formations e-learning en 2026 ?

À l’heure où le secteur de la formation est suspendu aux réglementations budgétaires de l’État, optimiser son budget 2026 pour la création des formations e-learning est devenu un réflexe nécessaire. Revenons sur 2025 et quelques chiffres pour contextualiser la nécessité d’optimiser son budget en 2026, d’après le baromètre ISTF 2025, “76 % des contenus digitaux sont produits en interne, contre seulement 24 % en externe”.

Quelles réflexions sont à mener pour capitaliser sur l’existant ? Comment investir de manière intelligente dans son budget ? Je vous partage mes réflexions pour cette année 2026.

L’analyse du besoin, une étape clé

L’analyse du besoin est la clé de la rentabilité du budget. Les principaux freins à la création de formation e-learning en 2025 d’après My Serious Game étaient liés à des questions budgétaires, de calendrier, l’absence de ressources internes et la difficulté pour des apprenants de s’approprier les dispositifs créés.

Il est essentiel de ne pas négliger cette étape en créant un questionnaire fin pour déterminer le besoin en profondeur avec toutes les parties prenantes, que cela soit votre commanditaire, des futurs apprenants et des formateurs associés. Ce questionnement n’est pas sans faire écho à Qualiopi et au fameux indicateur 4 sur l’analyse du besoin.

C’est lors de ce questionnement qu’il convient de définir non seulement vos objectifs pédagogiques, les prérequis nécessaires pour suivre la formation, la finalité du dispositif mais surtout de répondre à la question suivante : “À quel problème mon module ou ma formation va répondre à court terme et à long terme ?”.

L’objectif ici n’est pas uniquement la montée en compétences mais de produire des dispositifs qui répondent à un besoin, avec impact et durables. Cela permet également d’anticiper des besoins à venir, comme par exemple les thématiques susceptibles d’évoluer dans le temps et dont le format sera à mettre à jour. 

Sur la création d’une formation, lors de l’analyse du besoin, on a observé 2 types de contenus : des contenus théoriques qui n’évolueront pas et des contenus avec de la data. Cela nous a permis de faire le choix de créer des courtes vidéos pour le contenu théorique, et des infographies téléchargeables. Résultat : un gain de temps significatif lors de la mise à jour des ressources chiffrées.

Une fois ce problème posé et les solutions définies, vous allez ensuite discuter de la forme que prendra ce dispositif. La finalité du dispositif est essentielle mais la forme que celui-ci aura l’est tout autant. En le visualisant avec toutes les parties, vous allez gagner du temps et particulièrement sur les aller-retours pour corriger ou faire évoluer le dispositif. Il s’agit de la durée des modules, le placement des boutons, le choix des couleurs, le nombre de ressources : par exemple, combien de vidéos, de combien de minutes chacune environ, accessibles sur quel support…

Ces choix ne sont bien évidemment pas définitifs et peuvent évoluer avec le temps mais ils vous feront gagner du temps sur votre production. Vos commanditaires peuvent ne pas être habitués à la forme que peut prendre un module.

C’est aussi à cette étape-là que vous pouvez réfléchir à l’accessibilité de vos formations en réunissant les acteurs impliqués dans cette démarche (4) pour anticiper les transcriptions de vos supports audio, le choix des couleurs, ou de réfléchir aux options d’interaction pour répondre à un public en situation de handicap.

Étudier ses outils et en voir les opportunités

Je vous invite à prendre du temps pour étudier l’ensemble de vos outils que cela soit de votre LMS à vos outils auteurs. Essayez pour chacun de répondre aux questions suivantes :

• Combien d’outils disposons-nous ?
• Quelles fonctionnalités utilisons-nous le plus ?
• Quelles sont celles que nous n’avons jamais utilisées ?
• Quels outils répondent aux mêmes usages ?
• Quels sont les problèmes que cherche-t-on à résoudre ?
• Quels usages à venir pourrons-nous répondre avec ces outils ?
• Avons-nous besoin d’une bibliothèque d’images payante ou bien seulement de quelques illustrations ? etc. 

Alors, quel est le verdict ? Généralement, nous sous-exploitons nos outils. Prendre le temps de réfléchir aux fonctionnalités utilisées peut vous faire gagner sur votre budget. 

Sur un LMS déjà en place, on a observé que nous utilisons uniquement les fonctionnalités principales pour diffuser du contenu et la complétion de quiz. Après audit du coût du LMS et un comparatif d’autres LMS, on s’est rendu compte que nous pouvions réaliser des économies au niveau du budget outil. Résultat : un budget LMS divisé par trois.

Si jamais vous devez vous séparer d’un outil, prenez en compte vos deadlines de renouvellement mais également les conditions de fin de contrat. C’est aussi le moment de réfléchir à tout ce que vous avez pu créer via ces outils et de les transposer sur un autre. Cette étape peut paraître longue à court terme mais peut s’avérer être un gain financier sur du long terme en vous séparant d’un outil ou en envisageant un LMS avec des fonctionnalités davantage centrées sur votre besoin.

C’est aussi à cette occasion de cette étude qu’il est pertinent de réfléchir à l’apport de l’Intelligence Artificielle (IA) dans vos outils pour votre conception, notamment parce que vos formateurs et vos apprenants l’utilisent déjà. L’IA n’est pas qu’un gadget, elle peut être un véritable levier quand on s’interroge sur son apport : comment affiner mes prompts pour les réutiliser ? Est-ce que j’ai besoin de l’IA pour créer ?

Miser sur les bibliothèques de contenus et les gabarits

Avez-vous déjà vu les vidéos de Disney où on voit plusieurs scènes d’animation identiques mais dans des dessins-animés différents ? La réutilisation de contenus est essentielle en 2026 pour optimiser son budget. À l’instar de Disney, faites la même chose pour vos modules et réutilisez vos gabarits voire même certains de vos contenus (selon l’accord défini avec votre commanditaire).. 

En effet, misez sur la création de vos gabarits en ayant des templates de modules (intro, outro, animation, boutons de navigation, place du logo etc.), l’habillage des vidéos (bandeau défilant avec le nom et le prénom de l’intervenant), des infographies (section du titre, nombre de colonnes), des templates de quiz, etc., prêts à l’emploi. 

La création de gabarits vous fera gagner du temps lors de votre conception pédagogique, vous n’aurez plus qu’à les dupliquer et les adapter selon le besoin. 

N’hésitez pas à les recenser dans une bibliothèque de gabarits en les répertoriant et à construire de la même manière une bibliothèque de grains pédagogiques créés. Vous pouvez qualifier chaque grain : objectif pédagogique, format, durée, prérequis, mots-clés, le besoin auquel il a répondu sans oublier où est-il stocké, etc. Cela peut prendre la forme d’un tableau Excel partagé ou une base de données dans l’outil Notion ou directement depuis votre LMS si la fonctionnalité est proposée.

Cette base vous sera utile et économique pour vos futurs projets. Selon vos besoins de formation à venir, il est fort probable que vous ayez déjà œuvré sur le sujet, vous n’aurez plus qu’à réutiliser le grain et l’adapter. Je vous invite à la faire soit à la livraison, soit à la mise en ligne d’un dispositif. 

C’est également à cette étape-là que je vous invite à ne pas négliger le versioning de vos conceptions pédagogiques. Le versioning va permettre de statuer à l’instant T des objectifs, des compétences traitées, des modalités de vos ressources pédagogiques. Cela permet également de désacraliser le mythe de la version finale et parfaite mais surtout d’éviter des confusions au niveau des mises à jour ou modifications de contenus avant de livrer la ressource et le module. Vous gagnerez du temps lors de la réutilisation de vos contenus.