Former tout en récoltant des deniers, tel est le souhait de chacun lorsqu’il s’agit de proposer une offre de formation. À ce titre, les formations blended learning et e-learning font de l’ombre au présentiel depuis 2022 puisqu’elles ont pour avantage de réduire les coûts.
Dans le monde de la formation en ligne, estimer et optimiser son budget peut paraître ardu. Pas de panique : en adoptant des stratégies efficaces et en tirant parti des ressources disponibles, vous pouvez atteindre un équilibre entre l’efficacité et la rentabilité de votre activité.
Profitez de quelques conseils pratiques pour y arriver !
Définir les coûts fixes
Pour estimer votre budget, commencez par identifier les coûts fixes qui vous seront prélevés chaque mois. Ils peuvent par exemple, concerner votre infrastructure de travail, tels que l’équipement informatique, la connexion internet et les frais de bureau, selon les modalités que vous avez choisies.
Viennent ensuite (et surtout) les dépenses récurrentes liées à votre activité en elle-même :
- vos frais d’abonnement à une plateforme de formation en ligne à partir de 70€ selon les fonctionnalités et le nombre d’apprenants ;
- vos frais d’hébergement si vous avez votre propre site web qui peuvent varier de 5€ à 30€ par mois en fonction du fournisseur et des options choisies ;
- vos frais d’abonnement à des outils logiciels : gestion administrative, gestion commerciale, etc.
Ces coûts pouvant rapidement s’accumuler, vous pouvez dès lors optimiser votre budget en choisissant une plateforme qui centralise plusieurs fonctionnalités. Sur ce point, Digiforma apporte une solution complète tout en étant copilote de votre certification Qualiopi. En effet, Digiforma intègre à la fois la formation à distance, la gestion administrative et commerciale, l’émargement numérique avec des forfaits oscillant entre 99€ et 699€ (HT) par mois. Petit bonus : la facturation annuelle vous permet d’économiser jusqu’à 15 %.
Vous pouvez également utiliser des plateformes gratuites comme Google Classroom ou Open edX pour les petites formations ou les projets pilotes.
Gardez cependant en tête que votre offre de formation doit proposer un suivi des apprenants et une création de contenu conviviale.
Évaluer les coûts variables
Là où les coûts fixes s’établissent selon vos besoins, les dépenses variables relèvent plutôt de vos objectifs, notamment en termes de développement de contenu et de stratégie promotionnelle.
Création et développement de contenu
Si vous créez vous-même du contenu, évaluez le temps et les ressources nécessaires pour la recherche, la rédaction, la création de supports visuels, l’enregistrement audio/vidéo, la post-production, etc. Si vous sous-traitez cette étape, demandez des devis à des professionnels et tenez compte de ces coûts dans votre budget.
Dans tous les cas, la création de contenu est une partie essentielle de la formation e-learning et internet l’a bien compris. En effet, de nombreux outils de création de contenu e-learning gratuits ou peu coûteux sont disponibles pour produire du matériel de formation attrayant et engageant :
- des logiciels d’enregistrement audio tels que Audacity pour alimenter vos cours de commentaires audios, voire de podcasts ;
- des banques d’images libres de droits comme Pixabay, si vous souhaitez éviter l’achat de licences d’images ou de graphismes ;
- des outils d’édition graphique gratuits comme Canva ou Pixlr pour créer des visuels attrayants sans avoir à investir dans des logiciels coûteux.
Économiser est aussi une affaire de temps. Au lieu de créer constamment de nouveaux contenus, envisagez de réutiliser et de mettre à jour le contenu existant. Par exemple, mettez à jour et adaptez vos présentations PowerPoint pour les convertir en modules de formation en ligne. Si vous avez écrit des articles de blog, n’hésitez pas à les transformer en leçons ou en vidéos instructives. Et pour aller encore plus loin, adaptez vos modules de formation déjà existants pour créer des cours plus avancés ou toucher de nouveaux publics.
Par exemple, vous pouvez proposer des cours de différents niveaux :
- un niveau débutant pour introduire un sujet ;
- un niveau intermédiaire pour développer une compétence ;
- un niveau avancé pour permettre à des professionnels d’approfondir certains sujets ou de leur apprendre une méthode complète.
Enfin, inspirez-vous de ressources complémentaires gratuites ou peu coûteuses afin d’alimenter le contenu de vos cours : vidéos, tutoriels, etc. Pour ce faire, les vidéos YouTube ou les MOOC (massive open online courses) peuvent être de véritables mines d’or.
Promotion et marketing
Votre offre de formation a beau être qualitative, c’est en la diffusant qu’elle recevra le succès qu’elle mérite.
À l’ère où les réseaux sociaux régissent nos sociétés, il est indispensable d’être actif sur ces canaux de communication. Choisissez des réseaux qui peuvent s’adapter à la promotion de votre activité. Instagram offre par exemple, différentes manières de véhiculer un message (publications, stories à la une, hashtags, etc.), en plus d’être une plateforme propice aux partenariats. Dans une autre perspective, LinkedIn permet de toucher une communauté de professionnels, utile pour se créer un réseau ou viser des sujets uniquement professionnels (on pense à LinkedIn Learning).
Les réseaux sociaux font aussi office de médiateurs publicitaires puisque la majeure partie d’entre eux proposent des campagnes payantes ciblées afin d’accroître votre visibilité. Là encore, votre budget doit être défini en fonction :
- Du type d’annonce : les annonces varient en termes de formats (images, vidéos, carrousels, etc.) et d’objectifs publicitaires (notoriété, engagement, conversions, etc.), ce qui peut influencer les coûts.
- Du ciblage des internautes : plus le ciblage est spécifique et précis, plus le coût peut être élevé. Le ciblage peut se faire en fonction des intérêts, de la démographie, des comportements en ligne, etc.
- De la concurrence : si votre audience cible est très concurrentielle, les enchères pour diffuser vos annonces peuvent être plus élevées.
Une bonne promotion vous aidera ainsi à attirer davantage d’apprenants et à rentabiliser votre investissement initial.
Faire la promotion de votre offre de formation est essentiel. Avoir un site internet qui représente la vitrine de cette offre l’est d’autant plus : suivez quelques conseils pour créer votre site web efficacement ou faites appel à un professionnel. En plus de vous démarquer de la concurrence, votre site est le lieu d’expression de vos valeurs et des enjeux de la formation que vous proposez. Petit conseil supplémentaire : bien que les conditions soient désormais plus complexes, tentez de rendre vos formations éligibles au CPF afin de toucher un large public.
Suivi et ajustement de votre budget
L’estimation budgétaire peut varier en fonction de votre situation spécifique, mais elle est essentielle pour gagner sur le long terme. Jour après jour, tenez des registres précis de vos dépenses réelles tout au long de l’année et comparez-les avec votre budget initial. Vous pourrez ainsi identifier les écarts et les ajuster en fonction de vos besoins et de votre expérience.
Plateforme, contenu, promotion : telle est la liste autour de laquelle gravitent l’estimation et l’optimisation de votre budget de formation. À vous d’en faire bon usage afin de maximiser l’efficacité et la rentabilité de vos activités. Attention toutefois à ne pas tomber dans l’avarice : une offre de qualité suppose un investissement, gage de son sérieux et de son attractivité.
