Nous poursuivons l’exploration des 7 critères à respecter pour décrocher la certification Qualiopi. Le critère n°4 passe en revue les moyens matériels, humains et pédagogiques qu’un organisme de formation doit mettre en oeuvre pour respecter le Référentiel national de certification Qualité. Cette démarche sera exigée à partir du 1er janvier 2021 (désormais 1er janvier 2022) pour prétendre à des financements publics et paritaires.
Notre série d’articles sur la nouvelle donne posée par la Réforme de la formation en termes de qualité détaille chacun des 7 critères décrits dans le Référentiel national de certification Qualité du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019.
Au programme de cet article :
- Le texte du 4ème critère de la certification Qualiopi
- Le décryptage du critère n°4
- Quels éléments de preuves pour alimenter votre système documentaire ?
- Le lieu d’accueil.
- Les moyens matériels.
- Les moyens humains.
- Les ressources pédagogiques.
La date à laquelle la certification Qualiopi sera indispensable pour bénéficier des financements publics et paritaires a été reportée au 1er janvier 2022 par l’Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 (voir ci-dessous).
1 – Le texte du critère n°4 de la certification Qualiopi
Le 4 ème critère du Référentiel national de certification Qualité est rédigé ainsi :
« L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ». (Annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019).
Le critère n°4 s’applique à tous les organismes de formation, indépendamment de la nature des parcours proposés. Dans les autres critères, vous pouvez lire que certaines exigences ne concernent que les parcours menant à une certification, par exemple.
2 – Le décryptage du 4ème critère de Qualiopi
« Dans ce quatrième critère, les organismes de formation sont scrutés sur les moyens investis pour que le participant bénéficie pleinement de son parcours. C’est un critère très technique, insiste Valérie Gonzalez, dirigeante d’OK Solution. Au-delà du contenu, il s’agit de montrer que l’organisation logistique et humaine est maîtrisée. La mise en place d’un système documentaire dans votre organisme de formation est particulièrement pertinente pour ce quatrième critère afin que chaque document soit à sa place et puisse être mis à jour dès que c’est nécessaire. Pour ne pas s’y perdre, il faut d’abord que vous, vous vous y retrouviez. Une fois le grand classement organisé, le réactualiser sera comme une évidence ».
3 – Quels éléments de preuve fournir pour l’audit Qualité ?
Le Guide de lecture du Référentiel national Qualité (voir ci-dessous) dresse un panorama des éléments de preuve qui participent à l’atteinte de chaque critère. Nous zoomons sur ceux qui sont spécifiques aux organismes de formation.
Pour tous les organismes de formation
Le lieu d’accueil
- Les documents liés aux lieux d’accueil : bail ou contrat de location, précisant la conformité des locaux pour l’accueil du public. Pour une location ponctuelle notamment, vous devrez avoir vérifié qu’ils sont adaptés et conformes à la réglementation.
- Le document unique d’évaluation des risques professionnels et/ ou une attestation d’ établissement recevant du public (ERP) si vous possédez vos propres locaux.
Les moyens matériels
- Les équipements : video-projecteur, ordinateurs, paper-boards…
- Les espaces dédiés : salles de langues, chantiers pédagogiques, plateau technique, espace documentaire…
- Les outils numériques : plate-forme d’enseignement à distance (Learning Management System)…
- L’accompagnement à la prise en main des outils numériques.
- La convention de formation précisant pour les formations en entreprise le matériel mis à disposition sur place.
- Les contrats de prestations liés à l’entretien du matériel physique et des outils numériques.
Les moyens humains
- Organigramme de l’organisme de formation avec les fonctions pédagogiques, techniques, commerciales…
- Liste des intervenants et contributeurs, internes et externes, pour chaque formation
- Les CV des intervenants et contributeurs.
- Cadre juridique : contrats de travail, contrats de prestations de service, fiches de poste.
- Liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap. Plusieurs fonctions peuvent être exercées par la même personne.
- Temps d’échange formalisé pour la coordination de l’équipe au sens élargi
Les ressources pédagogiques
- Les supports de formation : documents, vidéos, fiches pratiques..
- Liste des ressources documentaires en lien avec le domaine de la formation et leurs emplacements (internet ou bibliothèque, consultation libre ou abonnement…).
- Aide à l’accès aux ressources, notamment numériques
- Système de veille et d’actualisation des ressources pédagogiques
Les Centres de formation par apprentissage (CFA) doivent apporter des éléments de preuve supplémentaires en matière d’appui à la mobilité nationale et internationale, d’accueil des publics en situation de handicap et de conseil en perfectionnement.
Pour aller plus loin :
- « Du DataDock au Cofrac : les obligations d’aujourd’hui et celles de demain »
- « Certification Qualité : comment se préparer ? »
- « Critère n°1 de la Certification Qualité : communiquer sur son offre »
- « Critère n°2 de Qualiopi : proposer des formations adaptées aux besoins »
(1) Sur le site du Ministère du Travail Le Guide de lecture du Référentiel national Qualité.
(2) L’ Ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 reportant la date d’exigence de la certification Qualiopi du 1er janvier 2021 au 1er janvier 2022.
